Internet-välitteinen työterveyspalvelu kehitetty

Kokemuksia kehittämisestä

Verkkopalvelujen kehittämistä on vedetty Oulun yliopistolta käsin ja siinä on ollut monia toimijoita, joista tärkeimpiä ovat olleet yliopiston lisäksi Oulun Työterveys ja Työterveyslaitos. Työsuojelurahaston taloudellinen tuki oli koko kehittämisvaiheen ajan ratkaisevan tärkeä. Lopuksi Työterveysverkko Oy työterveyden kehitysyhtiönä lähti tuotteistamaan verkkopalvelua työterveyshuoltoon.

Ensimmäinen vaihe alkoi vuonna 2000. Silloin testattiin ideaa, olisiko pk-yrityksissä halukkuutta ja kiinnostusta Internet-välitteisiin työterveyspalveluihin ja rakennettiin työterveyspalvelulle suppea konsepti ja yksinkertaisia sovelluksia, joita kokeiltiin pienyritysten ja työterveyshuollon välisenä interaktiivisena kanavana. Toisessa vaiheessa keskeistä oli verkkopalvelumallin kehittäminen niin, että työterveyshuollon toiminta ohjautuisi entistä asiakaslähtöisemmäksi. Silloin pyrittiin ajasta ja paikasta riippumattomien, joustavien työterveyspalvelujen tuottamiseen tietoverkkoja hyväksikäyttäen sekä yritysten tarpeen mukaisten palvelujen suunnitteluun. Kolmannessa vaiheessa selvitettiin kehitetyn verkkopalvelun hyötyjä sekä pk-yritykselle että työterveyshuollolle. Hankkeessa verkkopalvelinta rakennettiin pääasiassa työterveyslähtöisesti, vaikka materiaalien valinnassa pyrittiin löytämään yrityksien toimintaan liittyvää muutakin tukimateriaalia. Pienten yritysten johtajat pitivät sen aikaista verkkopalvelua pääsääntöisesti hyödyllisenä yritykselleen (talukko 1). Järjestelmä oli kuitenkin kankea ja vaikeakäyttöinen. Käyttäjät kuitenkin löysivät monenlaisia hyötyjä työhönsä: yritykset olivat aktivoituneet ja yhteistyön ja kontaktien määrä oli lisääntynyt. Myös palvelimella olleet kyselyt, asiakirjat ja tiedonvälitysmahdollisuudet saivat positiivista palautetta. Kolme työterveyshuoltoa ja yhteensä yli 50 pk-yritystä osallistui hankesarjan aikana selvityksiin tai kokeiluihin (taulukko «Aiheita ja asioita, joita yritysten johtajat käyttivät ja joista he arvioivat olleen hyötyä yritykselleen verkkopalvelukokeilussa.»1).

Tuotteistus

Kokemuksia hyväksikäyttäen työterveyshuollon palvelujärjestelmä lähdettiin rakentamaan uudelleen alusta alkaen. Järjestelmälle valittiin uusi, paremmin vaadittaville toiminnallisuuksille sopiva alusta. Toinen merkittävä muutos oli käytettävyyden voimakas korostaminen vaatimusmäärittelystä lähtien. Suunnittelun lähtökohdaksi otettiin nyt vuosien aikana kypsynyt työterveyshuollon ja yrityksen asiakaskeskeinen yhteistyömalli. Ohjelmiston perustaksi valittiin Moodle, joka on avoimeen lähdekoodiin pohjautuva, laajassa kansainvälisessä käytössä oleva sähköinen oppimisympäristö. Moodlen järjestelmätoimittaja Mediamaisteri Group Oy tuli yhteistyökumppaniksi kehitystyöhön. Viime vaiheen pilotoinnissa yhteistyökumppanina oli myös Satakunnan työterveyspalvelut liikelaitos. Palvelun myyntiä varten perustettiin T verkkopalvelut Oy (www.tverkkopalvelu.fi), joka ryhtyi valmistelemaan myyntiä ja markkinointia.

TASPA – asiakaslähtöinen työterveyshuollon palvelujärjestelmä

Hankkeessa kehitettiin tuote, jolle annettiin nimi TASPA. Se on luonteeltaan työpaikan palvelujärjestelmä ja lisäksi se toimii myös työterveyshuollon asiantuntijatoiminnan tukijärjestelmänä. Se on tarkoitettu työterveyshuoltojen ja heidän asiakastyöpaikkojensa käyttöön kahdenväliseen asiakassuhteen hoitoon ja ohjaukseen sekä terveys- ja hyvinvointiaiheisen informaation ajantasaiseksi tietolähteeksi.

Verkkopalvelujärjestelmän pääperiaatteet

Yrityksen asiakaslähtöinen tukeminen, jonka tavoitteena on lisäarvon tuottaminen asiakkaalle.

Palvelu perustuu yhteistoimintaan ja työterveyshuollon ja yrityksen väliseen vuorovaikutukseen.

Työterveyshuollon ja yrityksen välinen tiedonvaihto avoimeksi ja yrityksen tiedot yrityksen käyttöön.

Etäpalvelun käyttö lisää palvelujen saavutettavuutta.

Järjestelmä on ulkopuolisilta suljettu, henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla suojattu järjestelmä ja siinä käytetään SSL-salausta. Internet-välitteisen järjestelmän käyttöön tarvitaan vain selain, käyttäjätunnus ja salasana, joiden avulla jokainen palvelun käyttäjä etenee henkilökohtaiselle sivulleen. Täältä kukin pääsee etenemään oman yrityksensä sivuille. Järjestelmässä on yrityksen ja työterveyshuollon yhteisiä työalueita, yrityksen johtajan käytössä oleva oma työalue sekä työterveyshuollon toiminta-alue. Palvelussa toimitaan ja käsitellään työpaikan työterveyteen liittyviä tietoja ja suunnitelmia, joista järjestelmään koostuu dokumentaatiojärjestelmä. Käytännössä työterveyshuollon laatujärjestelmä voidaan rakentaa TASPA:an, sillä keskeisten prosessialueiden materiaalit ja toimintaohjeet tuodaan järjestelmään joka tapauksessa. Kehitettyä järjestelmää ei ole rakennettu sairaanhoitoa varten, eikä siihen kirjoiteta potilaskertomuksia. Taulukossa « Mitä TASPA tarjoaa työpaikalle ja työterveyshuollolle?»2 on esimerkkejä, mitä TASPA tarjoaa työpaikalle ja työterveyshuollolle.

Työterveyshuollossa käytössä olevista tietojärjestelmistä poiketen TASPA:a työpaikka ja työterveyshuolto käyttävät yhteistyössä. Työterveyshuollon nykyiset tietojärjestelmät ovat vain työterveyshuollon käytössä, eivätkä työpaikan henkilöt pääse näihin järjestelmiin (kuva « »1). Verkkopalvelussa toimiminen ohjautuu asiakaslähtöiseksi, ja monet työkalut toimivat silloin yhteistyövälineinä mappiin unohtuneen passiivisen paperin sijasta kuten esimerkiksi työterveyshuoltosopimus, toimintasuunnitelma ja raportit. Lisäksi järjestelmään on laadittu omia yhteistyövälineitä mm. suunnittelua, työpaikkaselvitystä ja sovittujen tehtävien seurantaa varten.

Kuva 1.

Kyseessä on uusi toimintatapa, joka helpottaa monien työterveyshuollon tehtävien tekemistä. Internet-välitteisessä toiminnassa asiakirjojen käsittely yksinkertaistuu ja helpottuu, kun raportteja ei enää printata ja postiteta. Asiat kirjoitetaan järjestelmään editorilla normaalin tekstinkäsittelyn tavoin. Raportin tai muistion kirjoittaminen järjestelmään tehdään vain kerran tai erillinen asiakirja tuodaan järjestelmään, jonka jälkeen se on kaikkien asianosaisten käytettävissä. Yhteydenpito ja viestintä on helppoa, nopeaa ja monipuolista. Henkilökohtaiseen tietojen välittämiseen järjestelmä tarjoaa tietoturvallisen ratkaisun samoin kuin työpaikkatason ja koko asiakaskunnan tiedottamiseen.

Työterveystoiminnan suunnittelua helpottaa se, että työpaikan ja työterveystoiminnan tiedot, tapahtumat ja asiakirjat näkyvät ajantasaisesti ja keskitetysti yhdessä paikassa. Erilaisten täsmätietojen välittämiseen mahdollisuudet ovat laajat. Yhteistyötä muodostuu väkisinkin, kun toimitaan yhteisellä toiminta-alustalla. Tällöin työpaikan eräänä tehtävänä on pitää järjestelmässä ajan tasalla yrityksen yleistietojen lisäksi esimerkiksi työntekijärekisterinsä. Kuvassa « »2 on esitetty työpaikan pääsivu ja kuvassa « »3 palvelumallin toimintaperiaatteita. Palvelutuotantoyhtiö vastaa verkkopalvelualustasta ja sen toimivuudesta sekä myös tietopankkien sisällöntuotannosta. Työterveyshuolto vastaa puolestaan varsinaisesta asiakaskohtaisen informaation tuotosta, dokumentoinnista ja sopivan materiaalin tarjoamisesta työpaikan verkkopalveluun – sekä tietysti vuorovaikutuksesta ja asiakassuhteen hoidosta työpaikkaan päin. Työpaikka tuo järjestelmään omia asiakirjojaan ja hyödyntää omassa toiminnassaan sekä palvelunylläpitäjän että työterveyshuollon tuomia materiaaleja ja välineitä.

Kuva 2.

Kuva 3.

Järjestelmän rakenne pohjautuu viiteen valittuun työterveyshuollon pääprosessiin: asiakkuus, työolot, terveys ja työkyky, työyhteisö ja työhyvinvointi. Kunkin prosessin etenemistä työterveyshuolto hoitaa mukana olevilla työkaluilla. Sovitut tehtävät sekä toteutuma kirjautuvat työpaikan sivulle sekä työpaikan henkilöiden että työterveyshenkilöstön suoraan nähtäväksi. Palveluun voi myös perustaa työpaikkakohtaisia tai usean työpaikan yhteisiä ryhmiä ja ohjata ryhmien toimintaa mm. kalenterin, keskustelupalstan ja materiaalipankin avulla. Hankkeen aikaiset kokeilut osoittivat, että monet työntekijät pystyvät käyttämään järjestelmää saatuaan tunnukset ja käyttöohjekortin. Työpaikoilla järjestelmän käyttöönotto voidaan sen suhteen aloittaa kevyellä ohjauksella tai ohjausmahdollisuudella.

Lopuksi

Kehitetty järjestelmä sisältää työpaikoille ekstranetin, työterveyshuollolle laatujärjestelmän ja intranetin ja siinä on myös sosiaalisen median piirteitä. Kehitystyössä toteutui projektin aikaisemmissa vaiheissa yritysten johtajien esittämä toivomus, että työpaikan työterveystoiminta tulee olla helposti ja nopeasti nähtävissä. Informatiivinen ja selkeä työpaikan sivu palvelee hyvin myös työterveyshuoltoa. Yksi keskeisistä asioista kehitystyössä on ollut pyrkimys rakentaa helppokäyttöinen väline. Lopputuloksena työterveyshenkilöstön ei tarvitse osata erikoistemppuja, sillä TASPA tukee työterveyshuollon vallitsevien ajattelu- ja toimintatapojen kehittämistä ja siirtymistä vuorovaikutteiseen yhteistoimintaan sekä työterveysprosessien uudistamista ja selkeyttämistä siten, että yhteistoiminnalle syntyy ymmärrettävä ja yhteinen pohja.

Asiakasyrityksen näkökulmasta järjestelmä tukee kumppanuutta ja liiketoimintapohjaista suhdetta sekä arvon tuottamista: Tietojen ajantasaisuus, avoimuus työpaikan ja työterveyshuollon välisessä suhteessa sekä yrityksen henkilöstön hyvinvointia tukevat sisällöt yhdessä henkilöiden välisen fyysisen vuorovaikutuksen kanssa parantavat yritysten tuottavuutta ja kilpailukykyä.