Viisas viestintä auttaa sisäilmasto-ongelmissa

Riskiviestinnällä rakennetaan luottamusta

Sisäilmasto-ongelmiin liittyvässä viestinnässä ei ole kysymys pelkästä tiedon välittämisestä, vaan siinä tarvitaan riskiviestinnän osaamista. Riskiviestintä on vastavuoroista riskiin liittyvien tietojen, näkemysten ja kokemusten vaihtamista. Se on dialogia, jossa kaikki osapuolet voivat saada äänensä kuuluviin ja myös tuntea tulevansa kuulluiksi. Tavoitteena on auttaa tilan käyttäjiä ymmärtämään ongelmatilannetta, siihen mahdollisesti liittyvää terveysriskiä sekä toimenpiteitä riskien hallitsemiseksi.

Riskiviestinnän yksi keskeinen tavoite on luottamuksen rakentaminen ja ylläpitäminen tilan käyttäjien ja ongelmatilannetta hoitavien välillä. Tutkimusten mukaan luottamus ongelmaa hoitaviin tahoihin on yhteydessä pienempään koettuun riskiin ja vähäisempään huoleen. Mitä heikompi luottamus, sitä suuremmaksi riski koetaan ja vastaavasti mitä vakaampi luottamus, sitä pienempi on koettu riski. Vaikka viestinnällä on suuri merkitys luottamuksen syntymisessä, on hyvä muistaa, että ilmapiiriä ovat ensisijaisesti luomassa hyvä prosessin hoito ja hallinta kokonaisuudessaan. Jos teot kertovat toista, sanoihin ei luoteta.

Onnistuminen vaatii taitoa

Riskiviestintä ei ole helppoa, monet asiat mutkistavat sitä. Sisäilmastoon liittyvät ongelmat herättävät tilan käyttäjien keskuudessa huolta terveydestä, ahdistuneisuutta ja vihamielisyyttäkin. Voimakkaasti tunnevaltaisessa tilanteessa viestit menevät huonosti perille. Myös tieteelliseen ja tekniseen tietoon liittyvät epävarmuustekijät vaikeuttavat riskiviestintää. Sisäilmasto-ongelmissa joudutaan usein turvautumaan epäsuoriin mittausmenetelmiin, eikä terveysperusteisia raja-arvoja sisäilman altisteille ole riittävästi. Koettujen haittojen ja oireilun syyt eivät aina ole selviä, ja asiantuntijatkin voivat olla keskenään erimielisiä riskin suuruudesta. Ihmisten on usein vaikea hahmottaa lausuntoja, joissa puhutaan todennäköisyyksistä ja niiden sijaan toivotaan selviä "tosiasioita". Myös viestivän ihmisen tai organisaation aiemmat todelliset tai kuvitteelliset laiminlyönnit tai epäonnistumiset sisäilmasto-ongelmien hoidossa saattavat nakertaa uskottavuutta ja vaikeuttaa viestintää.

Yksi keskeisimmistä viestintää hankaloittavista asioista on se, että maallikot ja asiantuntijat arvioivat riskiä eri tavoin. Tilan käyttäjien kokema riski on laajempi käsite kuin asiantuntijan arvioima riski. Asiantuntija arvioi riskiä asiantuntemukseensa ja tieteelliseen tietoon perustuen. Koettu riski, eli tilan käyttäjien näkemys riskistä, on puolestaan subjektiivinen arvio, jonka suuruuteen vaikuttavat hänen saamansa informaation lisäksi muun muassa hänen taustansa ja henkinen tilansa sekä erityisesti riskin herättämä huolestuneisuus ja uhkan kokeminen. Sen vuoksi sisäilmasto-ongelmissa saattaa käydä niin, että se mitä asiantuntijat pitävät pienenä riskinä onkin tilan käyttäjien mielestä pelottava riski.

Vältä vähättelyä – hoida huolta

Näissä tilanteissa tilan käyttäjien kokemuksen kunnioittaminen on tärkeää. Kysymys ei ole pohjimmiltaan oikeasta ja väärästä riskin tulkinnasta, koska koettu riski on kokijalleen aina todellinen. Vähättelemällä tai sivuuttamalla tilan käyttäjien kokemus ajaudutaan yhä vaikeampaan tilanteeseen, jossa huolestuneisuus ja epäluottamus lisääntyvät ja sisäilmasto-ongelman hoitaminen vaikeutuu. Pahimmillaan joudutaan syvenevään ja laajenevaan sisäilmaston ongelmakierteeseen, jonka seurauksena asiaa hoitavien käsissä on kolme yhteen kietoutuvaa ongelmaa:

• rakennuksen ongelma ja siihen liittyvät terveyshaitat
• luottamuksen rapautuminen ja tilanteen konfliktoituminen eri osapuolten välillä ja
• työyhteisön uupuminen vaikeassa tilanteessa.

Bonuksena tilanteesta saattaa kehittyä tilan omistaja- ja käyttäjäorganisaatioille myös julkisuuskriisi jonkun osapuolen lähtiessä hakemaan oikeutta median avulla.

Kaikkien näiden ongelmien hoitaminen on tärkeää. Muuten on vaarana, että onnistuneista teknisistä korjausratkaisuista huolimatta valitukset ja oireilu jatkuvat työyhteisössä. Sisäilmasto-ongelmissa tarvitaankin aktiivista moniammatillista yhteistyötä kiinteistönhoidon ja -hallinnan, työterveyshuollon, työsuojelun, sisäilmaston asiantuntijoiden ja tilan käyttäjien kesken. Tämän yhteistyön organisoimiseksi monissa julkisen ja myös yksityisen sektorin organisaatioissa on perustettu ns. sisäilmaryhmä.

Viestinnän kriittiset ajankohdat

Samalla kun suunnitellaan, miten sisäilmasto-ongelman hoitamisessa edetään, tulee laatia myös viestintäsuunnitelma. Viestinnän huolellinen suunnittelu säästää varmimmin turhilta peloilta, huhumyllyltä ja työyhteisön kuohunnalta. Viestinnässä tarvitaan koko sisäilmaryhmän moniammatillista osaamista. Tärkeä periaate on, että ryhmä sopii viestinnän sisällöt ja pelisäännöt yhteisesti. Ristiriitaiset viestit eri tahoilta romahduttavat luottamuksen. Työterveyslääkärillä on tärkeä rooli viestinnässä terveyteen liittyvissä asioissa.

Viestinnän kannalta kriittisiä vaiheita sisäilmasto-ongelman käsittelyprosessissa ovat

• prosessin käynnistysvaihe
• ongelman määrittely- ja terveydellisen merkityksen arviointivaihe sekä
• seuranta-arviointivaihe.

Prosessin käynnistysvaiheessa tilan käyttäjien huoli on usein suuri. Tässä vaiheessa luodaan pohja luottamuksen ilmapiirille. Keskeistä on, että viestinnässä heijastuu tilan käyttäjien kokemusta arvostava asenne. Heille tulee syntyä kokemus, että he tulevat kuulluiksi ja että heidän huolensa "otetaan tosissaan". Ydinviesti tässä vaiheessa on: tilojen käyttäjien terveydestä ja turvallisuudesta huolehtiminen on etusijalla ja tilanteen vaatimiin toimiin ryhdytään. Aina kannattaa myös kertoa, miten tiedotusta ja viestintää on jatkossa ajateltu hoitaa.

Keskeisimpiä vaiheita niin sisäilmasto-ongelman ratkaisussa kuin siihen liittyvässä viestinnässäkin on ongelman määrittelyvaihe. Sillä tarkoitetaan yritystä muodostaa kuvaa siitä, mistä kaikesta käsillä olevassa ongelmatilanteessa on kysymys, mitkä ovat mahdollisia koettujen oireiden aiheuttajia tai syitä ja mikä on niiden terveydellinen merkitys. Tämä vaihe on altis konflikteille. Koska sisäilmasto-ongelmat ovat usein moniulotteisia, samasta tilanteesta saattaa syntyä keskenään ristiriitaisia tulkintoja ja johtopäätöksiä. Jotta riittävä yhteisymmärrys saavutetaan, tarvitaan vuorovaikutteista viestintää niin sisäilmaryhmän jäsenten kesken kuin sisäilmaryhmän ja tilan käyttäjienkin välillä. Mikäli yhteisymmärrystä ongelmasta ja sen terveydellisestä merkityksestä ei synny, ei ongelman ratkaisukeinoistakaan päästä yksimielisyyteen. Tämä johtaa siihen, että korjaustoimenpiteiden jälkeenkin tilanne jää kiistanalaiseksi. Aina jää ihmisiä, joiden mielestä tehtiin vääriä asioita.

Seurannan tavoitteena on saavutetun lopputuloksen arviointi. Viestinnän avulla voidaan myönteiset tulokset tehdä näkyviksi tilan käyttäjille. Aina kaikki osapuolet eivät kuitenkaan ole yhtä mieltä tuloksista. Viestintätilanne on erityisen haasteellinen silloin kun onnistuneista korjausratkaisuista huolimatta osa voimakkaasti oireilleista tilan käyttäjistä ei voi palata korjattuihin tiloihin. Näissä tilanteissa työterveyshuollon rooli niin viestinnässä kuin jatkoseurannassakin on äärimmäisen tärkeä.