Hyvästä lääkäristä vakuuttavaksi esiintyjäksi - käytännön työkaluja lääkärinä vaikuttamiseen

On helpompi päästä perille

kun tietää mihin on pyrkimässä.

Esityksen suunnittelu

Olen huomannut työssäni, että useimmissa esityksissä esityksen sisältö ei ole tasapainossa esitysajan ja tavoitteen kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sisältöä on liikaa ja varmuuden vuoksi sanotaan kaikki mitä asiasta tiedetään. Viestistä puuttuu siis ydinviesti.

Miksi ja kenelle

Aloita siis valmistautumisesi kysymällä keitä kuulijasi ovat ja mikä heitä kiinnostaa. Mieti sitten oma tavoitteesi: minkä muutoksen haluat saada aikaan kuulijoiden ajattelussa, asennoitumisessa tai toiminnassa tai niissä kaikissa? Riittääkö, että kuulija vakuuttuu näkökannastasi vai tulisiko hänen oppia jotain uutta, vai haluatko hänen ajattelevan uudella tavalla tai peräti tekevän myös käytännössä jotain toisin kuin ennen? Ota selvää keitä kuulijasi ovat ja mitä he ovat tulleet hakemaan.

Mitä

Tavallisin virhe esityksissä näyttää olevan, että niihin on käytettävissä olevaan aikaan nähden sullottu aivan liikaa asiaa. Hankaluuden selittää tavallisesti liian myöhäinen valmistelu; on ollut pakko etsiä lähes paniikissa vastausta kysymykseen: "Mitä minä sanon?". Taustalla on myös pelko seisomisesta ihmisten edessä tilanteessa, jossa kaikki on jo sanottu heti alussa. Luennoitsija kerää varmuuden vuoksi niin paljon asiaa, että se ei varmasti lopu kesken!

Osuvaa sisältöä ei löydy, ellei tiedä kenelle puhuu ja mikä on tavoitteena. Tärkein saattaa jäädä pois tai ei nouse esille ja mikä pahinta, esitys saattaa olla kuormitettu epäoleellisella. Ensin on pidettävä silmänsä auki ja kerättävä materiaalia ja sitten on ymmärrettävä luopua suurimmasta osasta. Sisällön rajaus on kohtuullisen helppoa, kun on ensin tehnyt järjellä ja sydämellä tavoite- ja kuulija-analyysin.

Koska kielen sanat ovat kirjoittettuna ja puhuttuna peräkkäin, sisältökin on suunniteltava johonkin järjestykseen, vaikka sen itse näkisikin yhdellä silmäyksellä selkeänä kokonaisuutena. Jotta sen pystyisi välittämään toiselle, asioiden esittämiselle on luotava mielenkiintoa ja uteliaisuutta herättävä sekä muistia ja oivallusta auttava järjestys. Hyväksi havaittuja periaatteita ovat yleisestä yksityiseen tai päinvastoin, ongelma–ratkaisu, syys–seuraus, aika- tai aihejärjestys, yleensäkin loogisuus.

Järjestyksen on oltava selkeä, mutta kuljettavan tien samanaikaisesti mielenkiintoinen. Äkkiä ajatellen paras tie Oulusta Helsinkiin olisi viivasuora, mutta kuka sellaisen tien jaksaa ajaa! Esityksessäkin on matkalla oltava vaihtelua: mäkiä, mutkia, keitaita, älyllisiä yllätyksiä, pysähdyksiä, vauhtia, tunteisiin vetoavia hiljentymisen hetkiä, iloa, naurua.

Erityisen tärkeitä kohtia ovat aloitus ja lopetus: miten saan kuulijat mukaani ja minkä ajatuksen jätän tärkeimpään kohtaan esityksen loppuun, jossa lause jää kaikumaan kuulijoiden mieleen.

Miten

Tavallista on, että sisällön suunnittelussa painottuu ns. itse asia: mitä sanon. Kuulijoiden kannalta yhtä tärkeää on se miten sanot sanottavasi. Kun valmistaudut johonkin tilanteeseen, paljonko valmisteluajasta käytät sanottavan miettimiseen ja paljonko viestimistavan miettimiseen? Pitäisikö suhdetta muuttaa? Viestinnän mitä on tärkeä, mutta tärkeää siitä tulee vasta kun miten on kunnossa. Usein olen ollut mukana seuraamassa huippuasiantuntijan esitystä, jossa ei oltu ollenkaan mietitty aloitusta ja lopetusta. Esityksen "miten" pukee huippusisällön arvoiseensa ulkoasuun. Esityksen sisältöön liittyy se minkälaisen "tien" esityksesi antaa kuuljoille kuljettavaksi. Esityksen rakennetta voit rytmittää ja muokata esimerkiksi havainnollistuksilla, kysymyksillä, yleisön keskusteluhetkillä, esimerkeillä tai tauoilla.

Rakennetta ja sisältöä ratkaisevampi merkitys viestisi perille menon kannalta on sillä, kuinka sanallinen ja sanaton viestintäsi toisiaan tukevat. Viestinnän eri osa-alueiden on oltava harmoniassa keskenään, toisin sanoen sanattoman viestinnän on puhuttava samaa kieltä suun kanssa. Jos ristiriitaa on, silloin kuulija ei usko puheisiin.

Sanatonta viestintää on vaikea tietoisesti kontrolloida. Asenteesi, tunteesi ja tavoitteesi tulevat näkyviin eleissä ja kuuluvat rivien välistä äänessä. Sananssa voi asettaa sopivasti, mutta sanaton viestintä kertoo aitoa tunteiden kieltä.

Me kannamme mukanamme ihmiskunnan alkuhämäristä taitoa tulkita sanatonta viestintää. Olemme siinä itse asiassa erittäin taitavia ilman sen kummempia opetuksiakin.

Ymmärrettävä kieli, eläytyvä ääni sekä viestiä tukeva elekieli on silta toisen luo. Kun uskoo itseensä, on varaa olla yksinkertainen. Itse asiassa kielen, esityksen rakenteen ja havainnollistamisen yksinkertaisuus on vaikuttamisen salaisuus.

Miten meni

Luontevaa esiintymistä ja puhumisen taitoa oppii tekemällä. Kokemuksesta oppii. Kokemuksia kannattaa myös hyödyntää siten, että kerää kuulijoilta palautetta: sanallista tai kirjallista. Jos kuulija kysyttäessä vastaa "Se meni ihan hyvin", pyydä tarkennusta: "Mistä erityisesti pidit?" tai "Oliko jotain mitä olisin voinut tehdä toisin?" Kaikki palaute kannattaa ottaa kiitollisena vastaan ja punnita sitä rauhassa. Tee muutoksia kunnellen itseäsi. Joitakin muutoksia voi tehdä heti seuraavalla kerralla, jotkut vaativat pidemmän kypsymisajan.

Valmistaudu ja harjoittele

Missä ja milloin -kysymyksiin kannattaa myös etsiä mahdollisimman tarkkaa tietoa. Minkälainen on tila, jossa puhut? Valmistautumista auttaa, jos pääset katsomaan paikan etukäteen. Silloin on helppo harjoitella esitystä mielessään etukäteen. Pienet mutta tärkeät varmistamiset helpottavat oloa. Esimerkiksi mitä apuvälineitä voit käyttää havainnollistamisessa? On hyvä tietää, että käytettävissä on taulu tai fläppitaulu tai että piirtoheitin, diaprojektori tai videotykki toimii ja osaat sitä käyttää.

Jos jokin ei toimi, tee toisin.