Yritysten kokemuksia työkykyjohtamisen sähköisistä järjestelmistä

Miksi sähköinen järjestelmä hankittiin?

Työkykyjohtamiseen liittyvän tiedon sirpaleisuus oli yksi keskeinen syy sähköisen järjestelmän hankintaan. Tieto oli hajallaan paitsi organisaation sisällä, myös eri toimijoiden (esim. työterveyshuolto, vakuutusyhtiöt) välillä. Systemaattinen työkykyjohtamista tukeva raportointi puuttui. Monella paikkakunnalla sijaitseva organisaatio ja valtakunnallisesti hajallaan sijaitseva työterveyshuolto aiheuttivat myös huolta palveluiden ja toimintamallien yhdenmukaisuudesta. Yhdessä yrityksessä havahduttiin siihen, että erityisesti pitkät sairauslomat lisääntyivät ja työkyvyttömyyseläketapauksia oli aiempaa enemmän. Työkykyongelmiin liittyvät prosessit myös puuttuivat, eikä yrityksellä oikeastaan ollut käsitystä siitä, kuinka paljon esimerkiksi pitkä 30 päivän tule-sairauspoissaolo maksoi.

Mitä järjestelmä sisältää?

Ohjelmien sisällöt, toiminnot ja käyttäjät vaihtelivat. Suurimmassa yrityksessä oli käytössä Sofor, jota luonnehdittiin työturvallisuuden ja työhyvinvoinnin tukemisen ja työurien pidentämisen johtamisjärjestelmäksi. Järjestelmä toimi monenlaisena tiedon varastona (mm. vähältä piti -tapaukset ja työpaikkaselvitykset) ja sinne kertyi kokonaisvaltaista tietoa työkyvystä. Ohjelma auttoi tukemaan muun muassa varhaista välittämistä, työkykyriskitapausten tunnistamista, toimenpiteitä ja seurantaa. Ohjelmassa oli (erilaiset) näkymät henkilöstöhallinnolle, esimiehille, työterveyshuollolle ja ainoana järjestelmänä myös eläkevakuutusyhtiölle. Ohjelma myös mahdollisti herätteiden lähettämisen esimerkiksi esimiehille.

AinoActiven järjestelmästä oli yritykselle tukea varhaisen tuen prosesseihin ja työkykyriskien tunnistamiseen. Ohjelma toimi myös lyhyiden sairauspoissaolojen omailmoitusmenettelyn järjestelmänä. Ohjelmassa oli näkymät esimiehille, henkilöstöhallinnolle (työhyvinvointiasiantuntija ja palkkahallinto), johdolle ja työterveyshuollolle. Esimiehille ohjelma toimi sairauspoissaolojen seurannassa, varhaisen välittämisen prosessin toteuttamisessa (mm. herätteet esimiehille) ja raportointityökaluna. Työhyvinvointiasiantuntijalle ohjelma toimi masterdatana varhaisen tuen prosessien seurannassa, työkyvyttömyysuhkien tunnistamisessa, esimiesten tukemisessa ja sairauspoissaolojen hallinnassa ja raportoinnissa. Ohjelma toimi myös yrityksen johdon raportointityökaluna.

Mehiläisen Työkykykompassia käyttänyt yritys totesi ohjelman toimivan työkykyriskitapausten tunnistamisessa, niihin liittyvissä toimenpiteissä ja seurannassa. Ohjelmassa oli näkymät ainakin työterveyshuollolle ja yrityksen työhyvinvointiyksikölle. Automaattiset hälytykset työntekijän poissaoloista lähtivät 30, 60 ja 90 päivän välein työterveyshuollolle. Yrityksen esittelyn perusteella Työkykykompassi ei näyttäytynyt varhaisen tuen prosessien tukivälineenä.

Siriusta käyttänyt yritys kuvasi välineen seuraavan työkykyä (tuntiseurannasta raportoitava työaika- ja poissaoloseuranta ja poissaoloille hälytysrajat). Ohjelmasta myös löytyi yhdestä paikasta ohjaukset työterveystarkastuksiin ja neuvotteluihin, neuvotteluiden muistiot, merkinnät työpaikan tukitoimista ja työhön paluun tukemisesta, työkyvyttömyystilanteet ja myös seuranta työsuhteen päättymisen jälkeen. Järjestelmä ei suoraan antanut herätteitä esimiehille, vaan yrityksen työkykykoordinaattori toimi järjestelmän seuraajana ja otti henkilökohtaisesti yhteyttä esimieheen ja tuki tätä tarvittavissa jatkotoimissa. Järjestelmästä saatiin kuukausittainen raportti johdolle (riskit, kustannukset ja laskelmat tyel-maksun työkyvyttömyysosan ja maksuluokan kehityksestä).

Mitkä ovat ohjelman hyödyt ja haasteet?

Soforin järjestelmän vahvuus on sen kokonaisvaltaisuus. Herätetoiminnot on koettu esimiestä helpottaviksi, ja järjestelmä on ollut toimiva yhteistyöväline eri toimijoiden kesken. Hyvää on ollut myös se, että työkykytieto säilyy esimiesmuutoksista huolimatta. Ohjelma on kuitenkin ehdottomasti ison yrityksen järjestelmä ja edellyttää riittäviä henkilöstöhallinnon resursseja ja tiivistä yhteistyötä työterveyshuollon ja eläkevakuutusyhtiön kanssa. Järjestelmän käyttöönotto on ollut iso projekti ja toiminta vaatii edelleen kehittämistä.

AinoActiven järjestelmän käyttöönoton myötä varhaisen välittämisen mallit on saatu aidosti osaksi esimiestyötä ja työkykyjohtaminen on ollut enemmän tiedolla johtamista ja tiedon pirstaleisuutta on saatu hallintaan. Sen lisäksi järjestelmä on antanut aiempaa käytäntöä parempaa raportointi- ja seurantatietoa.

Mehiläisen Työkykykompassia käyttäneelle yritykselle järjestelmä on tukenut systemaattista ja reaaliaikaista case manageerausta. Ohjelman käytön edellytys on molemminpuolinen (Mehiläinen ja yritys) sitoutuminen järjestelmän kehittämiseen. Järjestelmä vaatii vielä jatkokehittämistä raportoinnin ja tunnuslukujen suhteen. Yritys myös toivoo saavansa työtapaturmat omaksi prosessikseen järjestelmään.

Hoffmanco:n Sirius-järjestelmää käyttänyt yritys koki järjestelmän vahvuutena muun muassa kuukausittaisen raportoinnin johdolle. Raportoinnin seurauksena yrityksellä on jatkuva tieto työkyvyttömyysriskeistä, niihin liittyvistä kustannuksista ja luottamus siihen, että riskitapaukset ovat työterveyshuollon hallinnassa.

Yhteenvetoa ja pohdintaa

Yritykset kokevat systemaattisen työkykyjohtamisen ongelmalliseksi, koska työkykyyn liittyvä tieto on hajallaan ja pirstaleista. Kaupalliset työkykyjohtamisen sähköiset toiminnan ohjausjärjestelmät pyrkivät vastaamaan tähän tarpeeseen. Markkinoilla on tällä hetkellä useampia ohjelmia, joista osa on kokonaisvaltaisia (ennaltaehkäisy, varhainen tuki, sairauspoissaolojen hallinta ja työkyvyttömyysriskien tunnistaminen ja hallinta) ja osa keskittyy lähinnä työkyvyttömyysriskien tunnistamiseen. Osa järjestelmistä painottuu yhteistyöhön ja tiedonvälitykseen yrityksen sisällä ja osa myös ulkoiseen yhteistyöhön. Yhteistä kaikille on kuitenkin se, että ohjelmien käyttöönotto ja hyödyntäminen edellyttävät useamman toimijatahon yhteistä kehittämistä.

Vaikka kaikki seminaarissa esiintyneet asiakasyrityksemme arvioivat järjestelmästä olleen hyötyä (esim. sairauspoissaoloprosentin pieneneminen), kukaan ei esittänyt panos- hyöty-laskelmia. Yhden yrityksen edustaja esitti, että jos muutama työkyvyttömyyseläke säästetään, niin järjestelmän kustannukset on katettu.

Työkykyjohtamisen sähköiset toiminnan ohjausjärjestelmät ovat ennen kaikkea yrityksen välineitä, ja vasta toissijaisesti myös yhteistyövälineitä työterveyshuollon kanssa. Yksi asiakasyrityksistämme toi myös esille, että järjestelmä auttoi yritystä hahmottamaan paremmin sitä, minkälaisiin tarpeisiin se tarvitsee työterveyshuollon palveluita. Tämä näkemys helpotti työterveyshuoltopalveluiden ostamista.

Useampi asiakasyrityksemme edustaja korosti esityksensä lopuksi seuraavaa viestiä: "Tehokkaan työkykyjohtamisen edellytys ei ole järjestelmä vaan toimiva prosessi." Hyvä ja osuva järjestelmä voi kuitenkin tukea prosessien toimivuutta.