Riskinarviointi onnistuu pienyrityksissä

Hankekuvaus

Vaikuttavuustutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, parantaako PIRAn kaltaisen työkalun käyttöönotto pienyritysten työterveys- ja turvallisuusriskien hallintaa ja syventääkö se yritysten ja työterveyshuoltojen yhteistyötä. Käytettävyys- selvitys auttoi pohtimaan mahdollisia muutoksia, toimintatapojen kehittämiseen ja PIRA-kansion sisältöön seuraavissa painoksissa.

Tämä kehityshanke oli yksi osa Vaikuttavuuden lisääminen työterveystoiminnassa -tutkimus ja kehittämisohjelmaa. Ohjelman kokonaistavoitteena on tutkia ja kehittää uusia terveyden ja työkyvyn kannalta vaikuttavampia monitieteisiä työterveyshuollon ja työpaikan sekä työterveyshuollon ja muun terveydenhuollon sektorien yhteisiä toimintakäytäntöjä, jotka ovat myös kustannusvaikuttavia. (Uitti J. ym. 2012). Tutkimuksen rahoittivat sosiaali- ja terveysministeriö sekä Työterveyslaitos.

Yhden koulutuspäivän jälkeen 10 tutkimukseen osallistuvaa vapaaehtoista työterveyshuoltoyksikköä rekrytoivat omia asiakasyrityksiään PIRA-käyntejä (yhdistetty riskinarviointi ja työpaikkaselvitys) varten sekä vertailuyrityksiä, joissa työpaikkaselvitys oli toteutettu tavallisella tavalla enintään vuosi sitten. Työterveyshuollot täyttivät käytettävyyskyselyn joka käynnistä. Yritysten tilanne ja yritysten edustajien mielipiteet kartoitettiin puhelinhaastatteluin ja työterveysyksiköissä tehtiin ryhmähaastattelut. Työterveyslaitoksen riskinarvioinnin asiantuntijat olivat mukana osassa PIRA-käyntejä.

Tulokset

Lähes kaikki mukana olleet yritykset suhtautuivat PIRA-käyntiin positiivisesti ja olivat tyytyväisiä. Eräs yritys näki asian myös osana omaa laatujärjestelmää. Osa yrityksistä ei ollut kuitenkaan tutustunut ja perehtynyt kansioon etukäteen, mikä työterveyshuollon näkökulmasta aiheutti lisää töitä (esim. apua lomakkeiden täyttämiseen, muuta ohjeistusta) ja siten pidensi työpaikkakäyntiin käytettyä aikaa.

Työterveyshuollon edustajien mielestä PIRA-toimintatapa oli helppo, mikäli yritys oli valmistautunut käyntiin. PIRA myös selkeytti työterveyshoitajan työtapaa ja jäsensi asioita riskien arvioinnissa ja työpaikkaselvityksessä. Lisäksi työterveyshuollon edustajat kokivat, että riskien arviointi nopeutuu ja että se helpottaa pienten yritysten raskasta työpaikkaselvitysprosessia.

PIRA-toimintatavan koettiin olevan työpaikkalähtöisempi kuin ns. perinteinen työpaikkaselvitys. Sen koettiin antavan selkeän rakenteen käynnille ja tekevän käynnistä entistä johdonmukaisemman. Kansio antaa asialistan, jonka mukaan toimia. Osa työterveyshoitajista ja -lääkäreistä koki myös, että käyntiä suunniteltiin ja siihen varustauduttiin paremmin kuin perinteiseen työpaikkaselvityskäyntiin. Itse käynnillä koettiin, että kansion avulla saa aikaan enemmän keskustelua ja että käynnillä keskitytään paremmin itse asiaan, kun asioita käydään läpi lomakkeiden avulla.

Työterveyshuolto käytti oman ar-vionsa mukaan ennen työpaikkaselvityskäyntiä valmisteluun (esim. esitietoihin tutustuminen, toimialakohtaiset vertailutiedot) aikaa keskimäärin 42 minuuttia. Varsinaisella työpaikkakäynnillä aikaa meni 1 h ja 53 minuuttia, ja sama aika meni työpaikkakäynnin jälkeiseen työhön (esim. raportin viimeistely ja asioiden selvittäminen). Matka-aika näissä työpaikkaselvityskohteissa oli keskimäärin 35 minuuttia. Osa vastaajista totesi myös, että kansion käyttö ei välttämättä vaikuta itse käynnillä kuluvaan aikaan verrattuna ns. perinteiseen työpaikkaselvitykseen, mutta se lyhentää raportointiin kuluvaa aikaa.

Raportoinnin osalta työterveystoimijat kokivat, että PIRA-toimintatapa ohjaa heitä pois hienon raportin kirjoittamisen tarpeesta enemmän asiakaslähtöiseen ja asiakasta palvelevaan suuntaan.

Työpaikkaselvitys hyödyttää yritystä

Yrityksen edustajat kokivat työpaikkakäynnin hyödyllisenä, vaikkei aina tullutkaan uusia asioita esille. Osalle yrityksen edustajista työterveyshuolto oli uusi asia, joten käynnin aikana he saivat paljon perustietoa työterveyshuollosta ja sen toiminnasta. Työterveyshuollon ammattilaisten käynnit pitivät terveyteen ja turvallisuuteen liittyviä asioita mielessä. Yritykset saivat yhden uuden tahon, johon voi ottaa yhteyttä ja kysyä neuvoja tarvittaessa. Työpaikkakäynnin kustannus-hyötysuhdetta pohtiessa suurin osa yrittäjistä koki saaneensa työpaikkaselvityksestä rahoilleen vastinetta.

Riskienhallintalomake koettiin yksinkertaiseksi, ja sen avulla työpaikalla voidaan suunnitella tarvittavia toimenpiteitä. Toisaalta taas työterveyshuollon mukanaoloa kaivattiin sen vuoksi, et-teivät toimitusjohtajan merkinnät korostuisi liikaa vaan joku ulkopuolinen johdattelisi keskustelua ja kysyisi jokaisen mielipidettä. Yritys koki, että ulkopuolinen ihminen on tärkeä pienyrityksissä tällaisissa asioissa.

Yritysten edustajien mukaan työpaikkakäyntiin käytettiin keskimäärin aikaa noin kaksi tuntia. Käyntien kestot vaihtelivat 0,5 h:n ja 3,5 h:n välillä. Käynneillä käytiin usein läpi myös muita työterveyshuoltoon liittyviä asioita, kuten toimintasuunnitelmaa ja sopimusasioita.

Lähes kaikki, niin PIRA- kuin vertailuyritysten, edustajat kokivat, että riskinarvioinnin ja työpaikkaselvityksen tekeminen samalla kertaa on hyvä asia. Yleisin kommentti oli, että tällä tavoin tulisi tehtyä kerralla molemmat asiat kuntoon, se säästää työaikaa eikä sitä ehkä muuten tulisi tehtyä.

On tärkeää, että PIRA-kansio ymmärretään aidosti yrityksen omaksi työturvallisuus- ja työterveysriskien hallinnan työkaluksi ja yhteistyön välineeksi eikä pelkästään työterveyshuollon menetelmäksi työpaikkaselvityksen toteuttamiseen. Monille työpaikoille oli tärkeää saada kansio, jonne tallettaa kaikki työterveyteen ja työturvallisuuteen liittyvät dokumentit.

Koko henkilöstön mukanaolo tärkeää

Yrityksen puolelta käyntiin osallistui suurimmassa osassa työpaikkakäynneistä vain toimitusjohtaja, ja lisäksi työntekijöitä saatettiin haastatella työpaikkakierroksella. Joillakin käynneillä mukana oli lähes kaikki yrityksen työntekijät, jolloin asioita tuli käsiteltyä monesta eri näkökulmasta ja käynnillä syntyi antoisaa keskustelua. PIRA-toimintatavan käyttöönotossa pitää korostaa työntekijöiden mukaanottoa ja haastattelua, tarvittaessa jopa erikseen. Tärkeätä on saada selville poikkeus-/häiriötilanteet, yksilölliset työtavat ja mahdolliset altistumiset.

Riskinarviointi onnistuu luotettavasti

Yleisesti riskien tunnistaminen yhteistyössä työterveyshuollon ja työpaikan välillä sujui hyvin. Työterveyshuollot toivat omaa näkemystä ja tarvittavan ulkopuolisen silmäparin riskien tunnistamista varten. Mukana olleiden turvallisuusasiantuntijoiden mukaan merkittäviä riskejä ei jäänyt tunnistamatta. Kuitenkin turvallisuusasiantuntijat olivat yleisesti hieman kriittisempiä riskien tulkinnassa kuin työterveyshoitaja ja yrityksen edustajat. Lisäksi työpaikkakäynneillä oli joitakin yksittäisiä kohtia, joissa turvallisuusasiantuntija ajatteli riskientunnistuslomakkeen arviointikohtaa työterveyshoitajaa/yrityksen edustajia laajemmin ja puuttui puheeseen tuoden keskusteluun uuden näkökulman riskiin liittyen. Esimerkiksi asiantuntijatyötä tekevien toimistotyöntekijöiden työympäristössä melu aiottiin sivuuttaa aluksi kokonaan, koska melutaso ei vaaranna kuuloa, vaikka työntekijät kokivat avotoimiston melun häiritseväksi. Kyseisen kohdan yksipuolinen tarkastelu voi selittyä sillä, että riskien tunnistamisen apukysymyksissä ohjataan selvittämään juuri kuulolle haitallista melua. Onkin tärkeää, että kansiossa olevaa apukysymyslistaan muistetaan suhtautua vain ohjaavana työkaluna eikä tukeuduta ainoastaan siihen.

Kehittämisehdotuksia

PIRA-toimintatavan kehittämisen näkökulmasta keskusteltiin siitä, mitä yrittäjälle tulisi lähettää etukäteen ennen käyntiä. Tässä hankkeessa työterveyshuollon edustajat käyttivät erilaisia tapoja ja pohdittiin, mikä on sopivasti ja mikä taas liikaa ja säikäyttää yrittäjän. Onko parempi lähettää osa lomakkeista vai koko kansio etukäteen? Lisäksi pohdittiin sitä, miten kansiosta kerrotaan yrittäjälle ja miten saadaan tuotua hyödyt esiin (esim. lakisääteinen riskinarviointi tehty, kustannusvaikutukset).

Kolmella työterveysyksiköllä oli käytössä pieni kannettava tietokone. Sen käytöstä ei kuitenkaan saatu riittävästi kokemuksia, joten sähköisen toimintatavan arviointia ei tehty. PIRA -toimintatavan käytön vaikutus työterveysyhteistyöhön ei näin lyhyen seuranta-ajan (1 vuosi) aikana selvinnyt.

Osa vastaajista oli sitä mieltä, että kansio ei kaipaa enempää lomakkeita vaan rakenne olisi hyvä pitää mahdollisimman kevyenä. Toiset työterveyshuollon edustajat taas kaipasivat yhtenäistä, pienyrityksille sopivaa esitietolomaketta ja työterveyshuollon toimintasuunnitelmapohjaa. Hankkeen päätöskeskusteluissa oppaan kirjoittajien, tutkijoiden ja Työterveyslaitoksen kustannustoimittajan kanssa päädyttiin lopulta vain pieniin muutoksiin. Uudistettu 5. painos PIRA-kansiosta ilmestyy syksyllä 2015.

Lopuksi

Juridisen lisäyllykkeen PIRAn(kin) käyttöön antaa EU:n riskinarviointia koskevan puitedirektiivi, (391/89/ETY), johon lainsäädäntömme nojaa. Siinä vaaditaan, että niillä työnantajilla, joilla on enintään 10 työntekijää, on kaikissa olosuhteissa oltava riskinarviointidokumentti, jossa kuvataan työpaikalla terveyttä ja turvallisuutta uhkaavat riskit. Työpaikkaselvitys tai suullinen riskinarvio ei siten ole riittävä pienessäkään yrityksessä.