KivaQ-työhyvinvointikysely – aikaansa edellä?
KivaQ-kysely poikkeaa useimmista muista työhyvinvointikyselyistä paitsi lyhyytensä, nopeutensa, helppoutensa ja edullisuutensa ansiosta myös periaatteeltaan. KivaQ:n visio on, että tulevaisuudessa lähiesimiehillä on päävastuu tiiminsä työhyvinvoinnista. Lähiesimies itse toteuttaa kyselyn ja analysoi sen tiiminsä kanssa.
KivaQ-kyselyn kysymykset on kehitetty käytännön tarpeeseen jo 20 vuotta sitten (1). Silloin harva johtaja piti tärkeänä, että "olisi kivaa tulla töihin" (KivaQ:n vakiokysymys 1). Nykyään on toisin. Töissä saa ja pitääkin olla hauskaa ainakin ajoittain. Kun tänään tiedämme, että työhyvinvointi korreloi kokonaistuottavuuden ja kannattavuuden kanssa, on työhyvinvoinnin kehittäminen eräs tapa huolehtia Suomen kilpailukyvystä globaalissa taloudessa. Kehittämisen seurannan tueksi tarvitaan yksinkertainen ja helppo mittari, KivaQ-kysely. Siinä on vain 7 vakiokysymystä, minkä ansiosta kyselyn teettäjä ei huku irrelevanttiin infotulvaan ja resurssit voidaan suunnata tarpeellisiin työhyvinvoinnin kehittämistoimenpiteisiin (2).
KivaQ-kyselyn ansiosta kukaan ei voi enää sanoa, että työhyvinvoinnin mittaaminen ja seuranta ovat liian monimutkaisia tai kalliita.
Suurissa organisaatioissa toteutetaan useimmiten työhyvinvointikysely kerran vuodessa tai joka toinen vuosi. Organisaatiotason kyselyjen rinnalle tarvitaan kysely tiimitasolle työhyvinvoinnin kehittämistoimenpiteiden vaikuttavuuden seurantaan. KivaQ-kysely on kehitetty juuri tähän tarpeeseen. Se sopii mainiosti pienille yrityksille sekä suurten yritysten, kuntien ja organisaatioiden tiimitason työhyvinvoinnin mittaamiseen ja seurantaan. Suuressa organisaatiossa tiimit voivat olla hyvinkin erilaisia. Ne hyötyvät työhyvinvointikyselyn aikataulun ja sisällön räätälöitävyydestä. Jotkut työnantajat ovat luopuneet kokonaan pitkistä kyselyistä ja käyttävät pelkästään KivaQ-kyselyä myös organisaatiotasolla.
KivaQ-kyselyn vastausprosentti on yleensä erittäin korkea, tiimitasolla keskimäärin 90. Sen takia kyselylle annetaankin vastausprosenttitakuu.
KivaQ-kyselyn kaikki tiedot löytyvät verkosta. Kuka tahansa voi helposti ja nopeasti tilata kyselyn ilman välikäsiä.
KivaQ-kysely toteutetaan räätälöidyllä PHP/MySQL-pohjaisella ohjelmistolla, jota on kehitetty kaksi vuotta.
Kivaq-kyselyn kysymykset
KivaQ-kyselyyn kuuluu 7 validoitua ja globaalia eli kokonaisuuksia mittaavaa vakiokysymystä (kuva «KivaQ-kyselyn seitsemän vakiokysymystä. »1). Kysymykset ovat tällä hetkellä (lokakuu 2015) käytettävissä jo 12 eri kielellä. Tilaaja voi halutessaan lisätä kyselyynsä 1-20 oman työpaikan tarpeisiin räätälöityä lisäkysymystä. Tilaaja voi myös jakaa henkilöstön ryhmiin iän, sukupuolen, osaston, toimipaikan sijainnin tai muun kriteerin mukaan.
Vakiokysymysten vastausten keskiarvo muodostaa KivaQ-indeksin, jonka avulla voi helposti yhdellä numerolla verrata eri työyhteisöjen työhyvinvointia myös kansainvälisesti.
Kivaq-kyselyn tilaaminen ja kyselyyn vastaaminen
Kysely tilataan verkosta muutamassa minuutissa ja se on heti käytettävissä. Halutessaan tilaaja voi laatia räätälöityjä lisäkysymyksiä, jolloin tilaaminen kestää hieman pidempään. Tilaus vahvistetaan sähköpostilla, jossa on vastauslinkki kyselyyn sekä kyselykoodi ja salasana tulosten analysointia varten.
Vastauslinkki lähetetään saatekirjeen kera kaikille vastaajille, jotka vastaavat kyselyyn nimettömästi tietokoneella, tabletilla tai älypuhelimella. Vastaaminen on helppoa ja se kestää vain pari minuuttia. Vastaukset tallentuvat KivaQ-sivustolle reaaliajassa. Vahvistussähköpostin liitteenä on tilatun kyselyn paperiversio, jos on tarvetta kerätä vas-tauksia paperilomakkeella.
Kivaq-kyselyn tulosten analysointi ja esittäminen kohderyhmälle
Tilaaja pääsee analyysimoduuliin kyselykoodin ja salasanan avulla. Kyselyä voi verrata laajaan vertailuaineistoon tai aikaisempiin omiin kyselyihin numeerisesti ja graafisesti. Analyysimoduuli mahdollistaa nopean, kaikki muuttujat huomioivan ja interaktiivisen online-ristiintaulukoinnin.
KivaQ-kyselyn vakiokysymykset ovat globaaleja eli ne vastaavat esimerkiksi koetun työn mielekkyyteen kokonaisuutena (vakiokysymys 2). Analysointi perustuu kyselyn tulosten läpikäyntiin vastaajien kanssa eli vuorovaikutukselliseen analyysiin ja keskusteluun kehittämiskohteista. Ilman suullista vuorovaikutusta on tuskin mahdollista saada esille esimerkiksi eri tiimien työn mielekkyyteen vaikuttavia tekijöitä kattavasti, vaikka kysymyksiä olisi runsaastikin. KivaQ-kyselystä ei laadita pitkää kirjallista raporttia, vaan tulokset esitetään vuorovaikutteisesti tilaisuudessa, johon kaikki vastaajat kutsutaan. Tuloksia esitetään kohderyhmälle verkon välityksellä käyttäen KivaQ-ohjelman analyysimoduulia. PPT-slideja ei tarvitse tehdä.
Ristiintaulukointi on mainio tapa esittää vastaajille esimerkiksi työkaveruuden tai johtamisen vaikutuksia työhyvinvointiin ja näin innoittaa henkilöstö työhyvinvoinnin kehittämiseen.
Kivaq-menetelmän hyödyntäminen
KivaQ-menetelmään kuuluu KivaQ-työhyvinvointikyselyn lisäksi KivaQ-kehittämisworkshop, jota aikaisemmin kutsuttiin Metal Age -kehittämismenetelmäksi. Kehittämisworkshopissa kehitetään kokonaistuottavuutta, tehokkutta, sisäistä asiakkuutta ja kannattavuutta. Tässä artikkelissa ei käsitellä workshopeja sen enempää. KivaQ-kyselyn tilaaminen ja teettäminen on suunniteltu mahdollisimman helpoksi ja nopeaksi, koska työhyvinvointikyselyyn ei pidä käyttää liian paljon resursseja vaan pääpainon pitää olla työhyvinvoinnin kehittämisessä. Silloin saavutetaan parhaat tulokset kuten esimerkiksi Raaseporin kaupungin FEELIT-hankkeessa (kuva «Raaseporin kaupungin FEELIT-hankkeen tuloksia. »2).
Kivaq ja yhteistyö suomessa ja kansainvälisesti
KivaQ OyAb tekee mielellään yhteistyötä kaikkien työhyvinvoinnin kehittämisestä kiinnostuneiden tahojen kanssa. Joka toinen vuosi on pidetty käyttäjien seminaari, jossa yhdessä pohdimme menetelmän kehittämiskohteita. Varsinkin KivaQ-kyselyn kohdalla on johtotähtenä koko ajan, että peruskyselyn tilaaminen, siihen vastaaminen ja sen analysointi pitää olla nopeaa, helppoa ja edullista. Moni työpaikka haluaa tilata ensimmäisen KivaQ-kyselynsä konsulttipalveluna, koska ulkopuolinen asiantuntija koetaan objektiiviseksi ja hänen avullaan rakennetaan hyvä pohja luotettavalle työhyvinvoinnin monitoroinnille. Seuraavat kyselyt työpaikat tekevät usein jo itse. Työterveysasemat voivat halutessaan tilata asiakkailleen KivaQ-kyselyn verkosta ja myydä kyselyn konsulttipalveluna.
KivaQ-kyselyn kansainvälinen yhteistyö on vielä alkutekijöissään. KivaQ-menetelmän koulutuksia on ollut Ruotsissa, Virossa ja Latviassa. KivaQ-menetelmän presentaatioita on ollut lähes 20 maassa.
Visio ja strategia
Pk-sektorin merkitys kasvaa koko ajan. On tärkeää, että näille työpaikoille löytyy sopivat työkalut työhyvinvoinnin kehittämiseksi. KivaQ vastaa tämän päivän tarpeeseen voida nopeasti, helposti ja edullisesti tilata työhyvinvointikysely verkosta.
Isoimmilla työpaikoilla henkilöstöhallinto on yleensä vastuussa henkilöstö- ja työhyvinvointikyselyistä ja määrää niiden aikataulun. Näin ei välttämättä ole enää jatkossa, vaan lähiesimiehen vastuu tulee laajenemaan. Tulevaisuudessa lähiesimies aitona "työnteon mahdollistajana" vastaa myös työhyvinvoinnin kehittämisestä ja pystyy paremman työhyvinvoinnin kautta yhdessä tiiminsä kanssa parantamaan kokonaistuottavuutta, tehokkuutta ja kannattavuutta. Esimies teettää tulevaisuudessa itse työhyvinvointikyselyt tarpeen mukaan ja sopivaan aikaan. Tämä voi tapahtua jopa useamman kerran vuodessa, mikäli työhyvinvoinnin kehittämiseen on panostettu.
Ulkopuolinen fasilitaattori tarpeen
Työhyvinvoinnin strukturoidussa kehittämisessä on yleensä ulkopuolinen fasilitaattori tarpeen. Ulkopuolinen pystyy paremmin innostamaan tiimejä uusiin ajatuksiin. Kun tavoitteena on yhteisen työhyvinvoinnin kehittäminen, sitoutuu jokainen tiimin yksilö helposti kehittämiseen. Konkreettiset kehittämistoimenpiteet liittyvät suurimmaksi osaksi työn sujuvuutta edistäviin toimenpiteisiin. Menestyksekäs ja yhdessä tehty tiimin työhyvinvoinnin kehittäminen inspiroi tiimiä kehittämään muutakin, ja näin innovaatioiden määrä kasvaa ja yrityksen kilpailukyky paranee. Työterveyshuollon ammattilainen sopii mainiosti KivaQ-kehittämisworkshopin fasilitaattoriksi. Tätä tehtävää ei kannata luovuttaa kokonaan muille konsulteille.
Allekirjoittanut on jo saavuttanut eläkeiän, mutta työn mielekkyyden ja palkitsevuuden takia jatkan työelämässä. Kuinka pitkään, on vielä arvoitus. Kuten on KivaQ-kyselyn tulevaisuuskin. Kaksikymppisenä KivaQ-kysely on todennäköisesti parhaassa iässään. Toteutuuko visioni KivaQ-kyselyn kohdalla vuoden vai viiden kuluttua vai vasta myöhemmin, on jo toinen asia, mutta visioita pitää olla!
MD, Specialist in Occupational Health
CEO, Mediona Oy Ab
www.mediona.fi
Kirjallisuutta
- Näsman O. Metal Age ja Kiva-kysely. Mediona/Saariston Työ-hyvinvointiakatemia. 2011.
- Mäkiniemi J-P, Heikkilä-Tammi K, Manka M-L. Miten kuntaesimies voi parantaa työhyvinvointia? Kunnallisalan kehittämissäätiö. 2015