Onko työpaikan kehittämiselle ja työsuojelu- toiminnalle aikaa?

Työtahti kiristyy

Viime vuosikymmeninä työtahti on kiihtynyt ja työn tekemisen tahti tiivistynyt. Tehokkuutta on pyritty lisäämään tuottamalla aikaisempaa enemmän samassa ajassa kuin aikaisemmin. Kiihtyminen koskettaa laajalti eri aloja ja ammatteja. Työpaikoilla työskennellään usein monenlaisten ajallisten haasteiden sekä laajenevien ja eri suuntiin leviävien vaatimusten paineessa. Tiukat aikataulut ja aikatauluttamisen haasteet ovatkin monen työpaikan arkea. Yli 70 prosenttia työsuojelupaneelin vastaajista raportoi, että omalla työpaikalla työt sisältävät tiukkoja aikatauluja ja yli 50 % katsoi, että eri osapuolten aikataulujen yhteensovittaminen on usein ongelmallista. Työaikojen venyminen, liian kova työskentelytahti ja muiden töihin heijastuvat viivästymiset olivat haasteena harvemmilla työpaikoilla. Kuvio «»1.

Kuva 1. Ajalliset haasteet omalla työpaikalla, työsuojelupäälliköt ja -valtuutetut (%). Lähde: Työsuojelupaneeli VI 2015, Työterveyslaitos & Työturvallisuuskeskus.

Useimmin ajallisten haasteiden taustalla nähtiin olevan töiden heikko suunnittelu ja organisointi. Töitä ei suunnitella pidemmällä aikaperspektiivillä, ennakointi on vähäistä, aikataulut saatetaan suunnitella jo lähtökohtaisesti liian tiukoiksi eikä tieto kulje. Toisena keskeisenä ajallisten haasteiden lähteenä nähtiin asiakkaat, yhteistyötahot ja muut sidosryhmät. Ulkopuolelta tuli nopeaa reagointia edellyttäviä pyyntöjä, asiakkailla saattoi olla epärealistisia aikataulutoiveita tai yhteistyökumppanit eivät toimittaneet tarvittavaa materiaalia sovittuun aikaan. Lisäksi henkilöstön liian pieni määrä työtehtäviin nähden, yllätykset, töiden epätasainen jakautuminen ja päällekkäiset työtehtävät nähtiin ajallisten haasteiden aiheuttajina. Työpaikan työaikakulttuuri nähtiin useimmiten joustavana, mutta myös poukkoilevana ja hektisenä. Kuvio «»2.

Kuva 2. Työsuojelupäälliköiden ja -valtuutettujen arvio oman työpaikan työaikakulttuurista (esitetty lista, josta valittu kolme oman työpaikan työaikakulttuuria parhaiten kuvaavaa sanaa). Lähde: Työsuojelupaneeli VI 2015, Työterveyslaitos & Työturvallisuuskeskus.

Kiire ja aikapaineet vaikeuttavat kehittämistyötä

Jos työtä kehystävät tiukat aikataulut ja joustava mutta poukkoileva ja hektinen työaikakulttuuri, voi ennaltaehkäisevän, pitkäjänteisen kehittämistyön mahduttaminen työn arkeen olla haastavaa. Työsuojeluhenkilöstö arvioi kiireen ja aikapaineiden vaikuttavan kielteisesti erityisesti työpaikan kehittämistoimintaan, työntekijöiden hyvinvointiin sekä esimiestyöhön ja johtamiseen. Kuvio «»3.

Kuva 3. Kiireen ja aikapaineiden vaikutus työpaikan toimintaan, työsuojelupäälliköt ja -valtuutetut (%). Lähde: Työsuojelupaneeli VI 2015, Työterveyslaitos & Työturvallisuuskeskus.

Ennaltaehkäisevään työsuojeluun ei ehditä paneutua

Työyhteisön kiireen ja aikapaineiden vuoksi myöskään työsuojelutehtäviin ei välttämättä ehditä kunnolla paneutua, tehdään vain minimi, reagoidaan ongelmiin ja esimerkiksi ennaltaehkäisyyn ei jää aina lainkaan aikaa. Toisinaan työsuojelutehtävät jäävät kokonaan tekemättä tai tehtävien tekeminen viivästyy omien työkiireiden vuoksi. Monen kohdalla työsuojelutehtäviä jää hoidettavaksi myös omalla ajalla. Osa työsuojeluhenkilöstöstä toi lisäksi esiin, että kiire ja aikapaineet näkyvät henkilöstön kuormittumisena ja ilmapiirin heikentymisenä, esimerkiksi työsuojeluhenkilöstölle saattoi tulla enemmän sovittelutapauksia.

Työsuojeluhenkilöstöstä lähes neljännes (23 %) arvioi, että työsuojelutehtävien hoitamiseen on vain melko harvoin tai ei koskaan riittävästi aikaa. Kuitenkin useampi kuin kaksi viidestä katsoi ajan riittävän varsin hyvin työsuojelutehtävien hoitamiseen. Kuvio «»4.

Vuoden 2015 keväällä toteutetussa työterveysyhteistyötä luotaavassa työsuojelupaneelissa havaittiin, että ajan puute ja henkilöstövaihdokset tuovat haasteita varsinaisen työsuojelutoiminnan lisäksi myös työterveysyhteistyölle. Yhteiset tapaamiset ja palaverit sekä aktiivinen ja avoin keskusteluyhteys eri toimijoiden välillä ovat kuitenkin edellytyksiä työterveysyhteistyön toteutumiselle. Sujuva yhteistyö edellyttää yhteistä aikaa: aikaa tutustua ja muodostaa yhteinen näkemys toiminnan tavoitteista, toimijoiden vastuista ja rooleista.

Kuva 4. Ajan riittävyys työsuojelutehtävien hoitamiseen, työsuojelupäälliköt ja -valtuutetut (%). Lähde: Työsuojelupaneeli VI 2015, Työterveyslaitos & Työturvallisuuskeskus.

Digitalisaatio ajan hallinnan apuna ja uhkana

Useimmin työpaikoilla ajan hallintaan käytettiin joustoja ja liukumia, yhteistä sähköistä kalenteria, työajan seurantaa sekä aikatauluttamista ja suunnittelua. Ajanhallinnan keinot ovat kuitenkin aina tehtävä- ja tilannesidonnaisia. Varsin moni vastaaja arvioi, että digitalisaatio sinänsä on helpottanut työtä ja ajan hallintaa monin tavoin, esimerkiksi tuonut helpottavia joustomahdollisuuksia ja vähentänyt matkustamistarvetta. Lisäksi työajan seuranta, suunnittelu ja aikataulutus ovat osin helpottuneet digitalisaation myötä, samoin esimerkiksi sähköinen kalenteri mahdollistaa yhteisen aika-avaruuden luomisen.

Kehitys on tuonut kuitenkin työpaikoille jatkuvasti uusia ohjelmistoja ja toimintatapoja, jotka aiheuttavat lyhyellä tähtäimellä kuormitusta. Digitalisaation arvioitiin lisäävän muun muassa teknisiä ongelmia, kiireen tuntua ja työmäärää. Paradoksaalisesti uudet työntekoa helpottavat välineet myös tuovat uusia ajan hallinnan haasteita työhön. Yhtenä työelämän tahtia ja tiivistymistä kiihdyttävänä tekijänä onkin esitetty olevan juuri digitalisaatio ja tietotekniikan yhä laajempi käyttö.

Lopuksi

Usein aikaa ja sen hallintaa tarkastellaan yksilölähtöisesti, samoin ajan hallinnan haasteiden ratkaisuissa painottuvat usein yksilölliset ajan hallinnan tekniikat. Kuitenkin työtä tehdään yhä useammin yhdessä muiden kanssa, samoin työpaikan kehittäminen ja työsuojelu ovat yhdessä tehtävää työtä, joka vaatii usein myös yhteistä aikaa ja yhteistä aikasuunnittelua.

Yhteiset aikarakenteet synkronoivat toimintaa, luovat yhteistä rytmiä ja sitovat ihmiset yhteen. Vahvat, yhteiset aikarakenteet voivat näin osaltaan tukea työpaikan kehittämistoimintaa ja yhteistyötä laajemminkin. Organisaatiotason yhteiset aikarakenteet muodostavat työntekijöille yhteiset ajalliset kehykset, joiden mukaan toimitaan, mutta lisäksi ne luovat tilaa yhteiselle ja yhteisöllisyydelle. Yhteisen ajan myötä voidaan luoda yhteisiä näkemyksiä, miettiä yhteisiä tärkeitä asioita, olla me.

Jos yhteiselle toiminnalle, kuten työsuojelulle ei rajata yhdessä aikaa, jää tuo toiminta helposti toissijaiseksi. Aika täyttyy muulla. Työn arjessa niin yksilö, kuin organisaatiotasollakin toiminta usein ohjautuu lyhyen tähtäimen tuottavuustavoitteiden pohjalta, jolloin pidemmän tähtäimen tulevaisuusorientoitunut kehittämistyö tai ennaltaehkäisevä toiminta saattaa helposti jäädä taka-alalle.

Ajallisena haasteena työpaikoilla nousee esiin suunnittelun puute. Varaamalla aikaa olemassa olevien toimintatapojen kyseenalaistamiseen ja priorisointiin, pitkällä aikavälillä tähän suunnitteluun varattu aika maksaa itsensä takaisin. Useilla työpaikoilla on vuoden alussa alkanut uusi työsuojelun yhteistoimintakausi. Nyt on hyvä pysähtyä miettimään, millaista työsuojelutoiminta ja työsuojelun ja työterveyshuollon yhteistyö työpaikallamme voisi parhaimmillaan olla. Kannammeko kenties vuosien totuttuja tapoja taakkana uudenlaiselle innostavalle ja ennakoivalle työterveys- ja työturvallisuustyölle?