Rohkeus tarttua haasteisiin mahdollistaa oppimisen – tapauskertomus työpaikkaselvityksestä

Työn mieli ja kipupisteet kirkastuivat

Aluksi kartoitettiin kuormittavia ja voimaannuttavia tekijöitä työssä. Vahvasti oltiin sitä mieltä, että voimia työhön tuo mielekäs työkalu (perhetyön malli) perheiden auttamiseksi, vapaus oman työaikojen suunnittelussa ja hyvät työkaverit. Myös palkkaukseen oltiin tyytyväisiä. Kuormitustekijöiksi todettiin runsas yksintyöskentely perheissä ja vertaistuen puute. Asiakastyö tuntui vievän liian suuren osuuden kokonaistyöajasta, jolloin sekä yhteiseen että oman työn suunnitteluun jäi liian vähän aikaa. Työn tauotus oli puutteellista, työaikoja oli vaikea ennakoida ja ylitöitä kertyi. Vaikutusmahdollisuuksia työjärjestelyjen kehittämiseen ei tuntunut olevan riittävästi. Esille tuli myös epäjohdonmukaisuuden kokemuksia organisaation johtamisessa. Yhteisesti jäsennettiin työn sisältöä kolmiomalliin ja pohdittiin, mikä työssä on oleellista (Kuva «Työtoiminnan jäsennys. »2). Työntekijät ja esimies visioivat myös yrityksen tulevaisuuden näkymiä.

Kuva 2. Työtoiminnan jäsennys.

Työntekijät saivat itse suunnitella toimenpiteitä kuormituksen vähentämiseksi

Kolmella ensimmäisellä tapaamisella tehtyjen analyysien pohjalta työntekijät laativat kehittämisehdotuksia työn kuormituksen vähentämiseksi ja sujuvuuden parantamiseksi. Yhdessä esimiehen kanssa päätettiin, mitkä kehittämisehdotuksista toteutetaan (Taulukko «Työn kehittämisen suunnitelmat ja toteutumisen seu»3).

Oman työn suunnitteluaikaa lisättiin. Kuukausittainen koko työpäivän kestävä iso tiimi jaettiin kahdelle eri päivälle. Näillä muutoksilla työntekijät tapaisivat myös useammin toisiaan, jolloin muiden työntekijöiden kanssa olisi helpompi sopia ja suunnitella asioita. Tiimitapaamiset ajoitettiin aamupäiville, koska aamupäiville asiakastapaamisia oli hankalampi sopia. Sovittiin, että työntekijät huolehtivat paremmin taukojen pitämisestä työpäivän aikana, erityisesti lounastauoista, mikä lisäisi työstä palautumista työpäivän aikana. Työpaikan autojen käytön ja varaamisen helpottamiseksi laadittiin suunnitelma.

Työpaikkaselvityksen seurantatapaamisella sovitut toimenpiteet olivat pääosin toteutuneet ja työntekijät olivat muutoksiin tyytyväisiä. Työntekijät toivat ilmi, että työparin sai paremmin kiinni kiinteän suunnitteluajan myötä. Työkavereita näki useammin, ja puolen työpäivän mittaiset tiimipäivät koettiin kevyemmiksi aiemman kokopäiväisen sijaan. Useammin tapahtuvat yhteiset tapaamiset lisäsivät myös vertaistukea. Iltapäivällä vapautui aikaa asiakastapaamisille, jolloin kalenterinkin laatiminen helpottui. Työn kuormituksen koettiin tasapainottuneen. Työyhteisön koettiin muodostuneen vahvemmaksi muutosten myötä. Myös organisaation johdon ja työntekijöiden tahtotilan koettiin kohdanneen paremmin. Autojen käyttöön laadittua suunnitelmaa kehitettiin edelleen toimivammaksi.

Kuva 3. Työn kehittämisen suunnitelmat ja toteutumisen seuranta taulukon 1 mukaisista tapaamisista.

Avoimuus tapaamisissa vei eteenpäin

Henkilöstö oli innostunut prosessista ja sen seurauksena avautuvista vaikutusmahdollisuuksista työhönsä. Ilmapiiri tapaamisissa oli avoin, joten työntekijät uskalsivat tuoda esille asioita. Tärkeää oli, että esimies oli sitoutunut prosessiin. Hän oli läsnä kaikissa tapaamissa kuullen työntekijöitä ja antaen tukensa työn kehittämiselle. Esimiehellä oli aito tahto lähteä toteuttamaan henkilöstön laatimat suunnitelmat. Valtakunnallisen toiminnan esimies antoi raamit, mitä voidaan lähteä paikallisesti toteuttamaan.

Prosessin aikana tuntui niin esimieheltä kuin työterveyslääkäriltäkin hetkellisesti usko loppuvan, koska vaihtuvuutta ja sairauslomia oli loppuvuodesta yrityksessä enemmän. Esimies ja työterveyslääkäri pitivät tässä vaiheessa keskinäisen palaverin ja tarkensivat suunnitelmaa prosessin lopun osalta. Vuodenvaihteen jälkeen vire muuttui positiiviseksi, ja seurantatapaamisessa työntekijät arvioivat kuormittuneisuuden vähentyneen. Työntekijät kokivat merkitykselliseksi sen, että heitä oli kuunneltu ja suunnitelmat olivat toteutuneet.

Näin lyhyellä seurannalla ei voi tehdä johtopäätöksiä sairastavuuteen tai henkilöstön vaihtuvuuteen. Merkittävimpiin työn kuormitustekijöihin oli kuitenkin saatu täsmäkeinoja.

Kokonaisuus aukeni myös työterveyslääkärille

Työpaikkaselvitystä vetäneenä työterveyslääkärinä (JN) voin todeta, että prosessin aikana opin jatkuvasti. Tehtävään piti heittäytyä rohkeasti, koska menetelmä ei ollut tuttu. Aiemmin en ollut vetänyt koko työyhteisöä koskevia prosesseja, joten myös siitä sain hyvää kokemusta. Työterveyslääkärin roolia jouduin hieman muuttamaan totutusta, koska valmiita suosituksia ei ollut annettavaksi vaan ratkaisujen kehittäminen jätettiin työyhteisön tehtäväksi sen pohjalta, mitä työntekijät itse oppivat työstään prosessin aikana. Hyvä valmistautuminen oman ohjaajan (SS) kanssa helpotti tapaamisten vetämistä ja menetelmän oppimista.

Suunnattu selvitys tarkensi perusselvityksen riskinarviota psykososiaalisesta kuormituksesta ja lisäksi syvensi tietoa kuormituksen lähteistä ja laadusta. Samalla selvityksen aikana jo suunniteltiin toimenpiteitä työstä johtuvan kuormittuneisuuden vähentämiseksi. Toteutunut prosessi auttaa työterveysyhteistyön tekemistä myös jatkossa, koska esimies, henkilöstö ja firman toimintatapa ovat tuttuja sekä työn kuormitus- ja voimavaratekijät on kartoitettu.

Työterveyshuollossamme tarjotaan jatkossa asiakasyrityksille työtoimintalähtöistä työpaikkaselvitysmallia. Työhön vaikuttavien tekijöiden jäsentäminen on helpompaa myös terveystarkastusten ja sairausvastaanottojen yhteydessä tämän mallin avulla. Ymmärrän nyt paremmin kokonaisuutta työyhteisöjen kuormittavien tilanteiden käsittelyssä. Työyhteisöjen ongelmat voi nähdä yksilöiden sijaan itse työssä, ja niihin voidaan vaikuttaa pienilläkin muutoksilla.