Sähköiset potilastietojärjestelmät hammaslääkärien työssä

Aineisto ja menetelmät

Tutkimus tehtiin kyselytutkimuksena. Tutkimusjoukoksi valittiin kaikki ammatissa toimivat Suomen Hammaslääkäriliiton jäsenet, joiden sähköpostiosoite oli tiedossa. Kyselyn ajankohtana, keväällä 2012, liitossa oli 4 325 ammatissa toimivaa hammaslääkäriä; näistä 3 039:llä oli Hammaslääkäriliiton tietojärjestelmässä sähköpostiosoite. Kyselylomake laadittiin ja lähetettiin Webropol 2.0 -ohjelmalla. Lomakkeessa käytettiin lääkärikyselyssä testattuja ja yhteispohjoismaisesti keskeisiksi valittuja käyttäjäkokemusta mittaavia kysymyksiä, jotka Lääkäriliitto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos sekä Aalto-yliopisto ja Oulun yliopisto laativat "Potilastietojärjestelmät lääkärin työvälineinä 2010" -tutkimusta varten (9, 10, 11). Joiltakin osin kysymyksiä muunnettiin hammaslääkäreille sopiviksi. Webkysely lähetettiin vuoden 2012 helmikuun ja maaliskuun välisenä aikana. Muistutussähköposti lähetettiin uudelleen vastaamattomille julkisen sektorin hammaslääkäreille kaksi kertaa ja yksityissektorin hammaslääkäreille kolme kertaa. Yksityissektorin hammaslääkäreiltä saatiin niukasti vastauksia, joten kyselylomake lähetettiin heille useammin kuin julkisen sektorin hammaslääkäreille. Yksityisillä vastaanotoilla ja terveyskeskuksissa oli käytössä yhteensä 14 potilastietojärjestelmää. Puolustusvoimilla, YTHS:llä ja sairaaloilla oli omat järjestelmänsä. Muutamat vastaajat ilmoittivat käyttävänsä omatekoisia järjestelmiä, ja kolme vastaajista kertoi, että heillä ei ollut käytössään mitään potilastietojärjestelmää. Lomake sisälsi 21 kysymystä. Tämä artikkeli raportoi tulokset, jotka saatiin taulukon «Analysoitaviksi valitut kysymykset ja niissä olevat vastausvaihtoehdot.»1 mukaisiin kuuteen kysymykseen. Taulukossa «Hammaslääkärien antamat kouluarvosanat (4–10) valituista suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmistä. Valittujen järjestelmien käyttäjiä oli yhteensä 905 hammaslääkäriä.»2 valittiin vastaajien käytössä olevista suun terveydenhuollon tietojärjestelmistä arvosanojen vertailuun neljä kuudesta terveyskeskusjärjestelmästä ja neljä kahdeksasta yksityisten vastaanottajien järjestelmistä; näiden järjestelmien käyttäjiä oli kaikkiaan 905 (88,7 % kaikista vastaajista). Rajaus tehtiin vastaajien ilmoittamien käyttömäärien perusteella. Vähän käytössä olevien potilastietojärjestelmien tilastolliset tulokset hankaloittavat kokonaiskuvan muodostamista, joten ne jätettiin pois tuloksista. Vastaukset analysoitiin IBM SPSS Statisticsin versiolla 22. Ryhmien välisten erojen tilastollista merkitsevyyttä testattiin Kruskal-Wallis-testeillä.

Tulokset

Vastauksia saatiin kaiken kaikkiaan 1 020 (33,6 %) hammaslääkäriltä. Vastaajista 663 (65,0 %) oli julkiselta sektorilta (terveyskeskukset, sairaalat, yliopistot, YTHS ja puolustusvoimat). Yksityissektorin vastaajia (ryhmävastaanotoilla toimivat ja yksityiset ammatinharjoittajat) oli 342 (33,5 %) ja muita (työttömät, Hammaslääkäriliiton toimistossa työskentelevät) 15 (1,5 %). Yli puolet kaikista vastaajista oli 55-vuotiaita tai vanhempia. Vastaajista oli 722 (69,2 %) naisia, ja kaikissa ikäryhmissä oli naisia enemmän kuin miehiä. Vastausprosentti oli suurempi julkisen sektorin hammaslääkärien kuin yksityisen sektorin kollegoiden keskuudessa (taulukko « Tutkimukseen vastanneet, %.»3). Kaikista vastaajista viisi vuotta tai vähemmän aikaa järjestelmää käyttäneitä oli 28,0 % ja yli viisi vuotta käyttäneitä 71,3 %. Tähän kysymykseen vastaamattomia oli 0,7 %. Vastaajien taustatietoja vertailtiin Suomen Hammaslääkäriliiton työmarkkinatutkimuksen 2012 tietoihin ja todettiin, että he edustivat kaikkia ammatissa toimivia hammaslääkäreitä.

Järjestelmiä käyttävistä oli naisia 641 (70,8 %). Terveyskeskusten järjestelmiä käyttäviä oli 57 %, ja yksityisen sektorin järjestelmiä käyttäviä oli 37,5 % (taulukko « Vastaajien antamat kouluarvosanat (4–10) käytössään olevalle potilastietojärjestelmälle.»4). Tässä artikkelissa on pyritty myös lääkärikyselyn tuloksien vertailuun.

Pohdinta

Tutkimuksemme tärkeimmät tulokset osoittivat, että hammaslääkärit odottivat valtakunnallisen potilastiedon arkiston tuloa vastaanottojen käyttöön, ja pahimmat uhkakuvat koskivat järjestelmien käyttökatkoja sekä tietoliikenteen hitautta. Hammaslääkärit ovat käyttäneet sähköisiä potilastietojärjestelmiä jo vuosia, mutta heidän tyytyväisyydestään käytössään olevien järjestelmien kehittämistyöhön ja toimittajiin on ollut niukasti tutkittua tietoa. Tämän vuoksi tekemämme tutkimus kohdistettiin Suomessa ammatissa toimiville hammaslääkäreille. Kyselytutkimus toteutettiin Webropolilla hammaslääkäreille, joiden sähköpostiosoitteet saatiin Suomen Hammaslääkäriliitolta. Tällä tavoin pystyttiin tavoittamaan lähes kaikki ammatissa toimivat hammaslääkärit ja saavutettiin hyvä edustavuus ammattikunnasta Suomessa. Kyselylomaketta ei saatu toimitettua kahdeksalle hammaslääkärille, koska heidän sähköpostiosoitteensa oli tuntematon. Vastaajien taustatietoja vertailtiin Suomen Hammaslääkäriliiton Työmarkkinatutkimus 2012:n tietoihin ja todettiin, että he edustivat kaikkia ammatissa toimivia hammaslääkäreitä. Tämän tilaston mukaan liittoon kuulumattomia hammaslääkäreitä oli arviolta 250. Heille ei kyselyä voitu lähettää, koska heitä ei voitu tavoittaa.

Tutkimus soveltui hyvin mittaamaan kokemuksia ja kehittämistarpeita. Yksityisen sektorin hammaslääkärit eivät vastanneet kyselyyn yhtä innokkaasti kuin terveyskeskushammaslääkärit. Kyselyyn saatiin kuitenkin hyvin vastauksia sekä yksityiseltä että julkiselta sektorilta. Tutkimuksen tulokset eivät kuitenkaan ole suoraan yleistettävissä, koska tutkijat eivät voi varmistua siitä, ovatko vastaajat pohtineet omia vastauksiaan vai vastanneet niihin sattumanvaraisesti. Lisäksi vastaajat ovat voineet ymmärtää tutkimukseen laadittuja kysymyksiä eri tavoin tai toisin kuin kyselyn laatijat ovat tarkoittaneet.

Tässä tutkimuksessa hammaslääkärit arvioivat käyttämiään potilastietojärjestelmiä kouluarvosanoin. Yksityisellä sektorilla toimivista hammaslääkäreistä lähes kolmasosa antoi kiitettävän arvosanan järjestelmille. Julkisen sektorin hammaslääkärit antoivat huonompia arvosanoja kuin yksityisellä sektorilla toimivat kollegat. Hammaslääkäreistä, joiden työnantajana on valtio (puolustusvoimat ja yliopisto), lähes kolmasosa antoi heikon arvosanan. Vanhemmat kollegat ja miehet kokivat vähemmän ongelmia käytössään olevissa potilastietojärjestelmissä kuin nuoremmat ja naiset. Myös käyttövuosien mukaan pitempään järjestelmiä käyttäneet hammaslääkärit kokivat vähemmän ongelmia kuin niitä vähemmän aikaa käyttäneet kollegat.

Terveyskeskusten käytössä oleva järjestelmä Denting sai parhaimmat arvostelut. Tämä potilastietojärjestelmä on käytössä vain 0,9 %:ssa terveyskeskuksista. Yleisemmin terveyskeskushammaslääkärien käytössä olevista järjestelmistä paremman arvion sai potilastietojärjestelmä WinHit. Yksityisen sektorin järjestelmistä parhaimman arvosanan sai potilastietojärjestelmä Assisdent. Huonoimmat arvosanat annettiin erityisesti puolustusvoimien (MilDoc) ja sairaaloiden hammaslääkä-rien käytössä oleville järjestelmille.

Suuri osa suukirurgeista toimii sairaalahammaslääkäreinä ja he käyttävät sairaaloissa käytössä olevia potilastietojärjestelmiä. Sairaalan potilastietojärjestelmät on kehitetty ennen kaikkea lääkärien tarpeisiin, ja mielenkiintoista on, että hammaslääkärien arvosanat ovat lähes yhtä kriittisiä kuin lääkärienkin (vrt. taulukko « Vastaajien antamat kouluarvosanat (4–10) käytössään olevalle potilastietojärjestelmälle.»4 ja viite 9). Sairaalahammaslääkärit joutuvat kirjaamaan tehdyt toimenpiteet ym. leikkauskertomuksiin tekstimuodossa, joten sairaalassa käytettäviltä järjestelmiltä edellytetään erilaisia ominaisuuksia kuin perushoitoa tekevien hammaslääkärien potilastietojärjestelmiltä. Sairaaloissa käytössä olevat järjestelmät ovat suuria, hitaita ja monimutkaisia suukirurgien käyttöä silmälläpitäen. Vastaanottokäyttöön suunnitellut järjestelmät on suunniteltu ja toteutettu yleishammaslääkärin päivittäiseen käyttöön, mikä saattaa selittää käyttäjäkokemusten eroja.

Tutkimuksen tulokset antavat merkittävää tietoa suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmien käytettävyydestä ja kehittämistarpeista. Tutkimus on myös arvokas kansallisen sähköisen resepti- ja potilastietoarkistojärjestelmän (Kanta) käyttöönoton kannalta. Kansalliset arkistot tulevat pakolliseksi lähivuosina (2, 3, 4, 5). Tutkimuksen tulosten mukaan hammaslääkärit odottivat valtakunnallisen potilastietoarkiston tuloa vastaanottojen käyttöön. Tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi hammaslääkärien potilastietojärjestelmissä todettiin eri rekisterinpitäjien tietojenvaihto. Valtakunnalliset Kanta-palvelut muodostavat kokonaisuuden, joka mahdollistaa potilaan tietojen näkymisen terveydenhuollon eri hoitoyksiköissä sujuvasti ja turvallisesti läpi koko hoitoketjun. Kanta-palveluja hyödyntää koko julkinen terveydenhuolto, apteekit ja useat yksityisen terveydenhuollon toimijat.

Kelan ylläpitämä kansallinen Reseptikeskus sisältää kaikki sähköiset reseptit. Hammaslääkäri voi potilaan suostumuksella tarkistaa tämän kokonaislääkityksen ja ehkäistä lääkkeiden haitallisia yhteisvaikutuksia ja päällekkäisyyksiä. Kanta-toimeenpano on edennyt vaiheittain. Kesällä 2017 suun terveydenhuollon tietojen lisääminen palveluun on käynnissä. Tulevaisuudessa Tiedonhallintapalvelun kautta terveydenhuollon toimintayksiköt saavat lisäksi käyttöönsä potilaan keskeiset terveystiedot. Tutkimustulokset antavat viitteitä siitä, että hammaslääkärit suhtautuvat myönteisesti Kanta-palveluiden ja sähköisen reseptin käyttöönottoon.

Tässä laajuudessa tehtyä tutkimusta hammaslääkärien kokemuksista ja kehittämishalukkuudesta koskien heidän käyttämiään potilastietojärjestelmiä ei ollut aiemmin Suomessa tehty. Sen sijaan lääkäreille on aiemmin tehty vastaava tutkimus, jonka kysymyksiä muokattuna hammaslääkäreille paremmin soveltuviksi käytettiin tässä hammaslääkärikyselyssä. Tutkimuksessamme osoitettiin, että hammaslääkärit olivat suhteellisen tyytyväisiä käytössään oleviin järjestelmiin, kun taas lääkäreille kohdistetuissa tutkimuksissa (9, 10, 11, 12, 13) osoitettiin heidän olevan hyvin tyytymättömiä omiin järjestelmiinsä. Julkisen sektorin hammaslääkärit, naiset ja nuoret kollegat kokivat ongelmia enemmän kuin yksityisen sektorin miehet ja kauemmin järjestelmäänsä käyttäneet hammaslääkärit.

Hammaslääkärit ovat kiinnostuneita osallistumaan käytössään olevan potilastietojärjestelmän kehittämiseen. Terveyskeskushammaslääkärit haluavat osallistua järjestelmän kehittämiseen ja virheiden korjaamiseen kertomalla ongelmista ohjelmiston ylläpitoon. Yksityisen sektorin hammaslääkärit haluavat parantaa järjestelmän toimintaa lähettämällä korjausehdotuksia sähköpostitse ja he ovat myös halukkaampia osallistumaan kehitystyöhön kuin terveyskeskuksissa toimivat hammaslääkärit. Yksi mahdollinen syy terveyskeskushammaslääkärien haluttomuuteen on, että he kokevat, että korjausehdotukset eivät mene perille. Uusien yhteistyömenetelmien avulla voisi olla mahdollista saada enemmän hammaslääkäreitä mukaan kehittämistyöhön potilastietojärjestelmien käytettävyyden parantamiseksi.

Tutkimuksessa nousi esiin potilastietojärjestelmien muutostarpeita, jotka toteuttamalla järjestelmät saadaan paremmin käyttäjille soveltuviksi. Potilastieto-järjestelmien toimintaa on kehitettävä siten, että järjestelmän toiminta kattaa paremmin käyttäjien tarpeet toimenpiteiden kirjaamisessa erilaisissa toimintaympäristöissä yksityissektorin hammaslääkärin vastaanotolta sairaalahammaslääkärin toimenpidehuoneeseen. Tutkimuksen tulosten perusteella suurin tarve oli sujuva tiedon siirtyminen hoitotilanteiden ja eri järjestelmien välillä. Sen toteutuminen edellyttää järjestelmien yhteensopivuutta ja vahvaa tietoturvaa.

Tämä tutkimus antaa arvokasta tietoa kehitettäessä suun terveydenhuollon potilastietojärjestelmien käytettävyyttä. Tarvitaan kuitenkin lisätutkimusta, jolla voidaan tarkemmin selvittää sekä julkisen että yksityisen sektorin vastaanottojen järjestelmien tarkempia kehittämistarpeita. Erityisesti pitäisi tutkia erikoistuneiden hammaslääkärien käytössä olevien järjestelmien ongelmia ja kehittämiskohteita.

Johtopäätökset

Hammaslääkärien käytössä olevat potilastietojärjestelmät vaativat edelleen kehittämistä, jotta ne palvelevat laadukkaammin ja nopeammin sekä potilastyötä että asiakashallintoa. Hammaslääkärit ovat kiinnostuneita kehittämään potilastietojärjestelmiä. Suurimmat odotukset kohdistuvat parempaan tietojenvaihtoon vastaanottojen välillä.

Electronic Oral Health Record systems in Finland - the user experiences and development needs

Over the next few years, the national Patient Data Repository (Kanta) and e-Prescription will be adopted in Finland. This reform is expected to bring about major changes in the healthcare sector. Dentists have for years been using electronic patient data systems in their offices. The aim of this study was to investigate their satisfaction with the systems in use and the operation of system developers, and to find out whether dentists are interested in taking part in the data system development process. Another aim was to chart the system development needs.

The material consisted of a Webropol survey sent in spring 2012 to dentists who were active and members of the Finnish Dental Association. At the time of the survey, spring 2012, the Association had 4,325 active dentists as members, 3,039 with an e-mail address available. Responses were obtained from 1,020 (33.6%) dentists. The data was analysed, using SPSS Statistics version 22. Differences between groups were tested with the Kruskall-Wallis test.

The dentists evaluated the patient data systems in use by giving a school grade to the system they used. The results of our study showed that older and male dentists working in the private sector were most satisfied with the patient data systems in use, while most criticism towards patient data systems was expressed by younger and female dentists working in the public sector. Negative comments were also given about the systems used by the Finnish Defence Forces and hospitals. None of the systems used succeeded in meeting the particular needs of specialised dentists; however, it should be pointed out that the patient data systems included in the study were intended for general dentistry providers.

Dentists in both sectors were interested in developing the patient data systems they used: in the public sector, they were willing to achieve this by reporting problems to a designated person in charge, and in the private sector, by sending an e-mail to the system developer, for example. Taking part in development groups or posting entries on a public website accessible to all did not receive the same level of support.

Analysis of the answers to open-ended questions showed that, in addition to the exchange of information between places of care, the areas felt to be most in need of development included radiology and oral pathology examination results, periodontological treatment and the making of appointments.

In order to provide a more high-quality and faster service for the needs of patient care and client management, the patient data systems used by dentists need further development. The expectations are greatest when it comes to improving the sharing of information between places of care.