Järkyttävä tapahtuma työyhteisössä

Onnettomuudet ja muutokset työpaikoilla

Suomessa tapahtuu vuosittain yli satatuhatta työtapaturmaa, joissa kuolee toista sataa ihmistä. Pienempiin tapaturmiin liittyvinä sairauspoissaoloina menetetään vuosittain miljoonia työtunteja. Vapaa-ajalla ihmisille sattuu vielä huomattavasti enemmän onnettomuuksia, vakavia sairastumisia, kuolemaan johtavia tapaturmia ja henkilökohtaisia menetyksiä, joiden vaikutukset heijastuvat myös työpaikoille. Lisäksi ihmisten väliset ristiriidat kärjistyvät joskus henkiseksi ja jopa fyysiseksi väkivallaksi työpaikoilla, joissa jatkuvista teknisistä ja rakenteellisista muutoksista on tullut arkipäivää.

Taloudellinen epävarmuus, irtisanomiset ja tuotannon siirtyminen muualle horjuttavat kokonaisten tuotantolaitosten ja konsernien olemassaoloa sekä yksittäisen työntekijän elämän perustaa. Kun voimakas muutos tai menetys kohdistuu isoon joukkoon ihmisiä tai kokonaiseen yhteisöön, voidaan puhua kollektiivisesta kriisistä. Siihen liittyy voimakkaita tunteita, kuten hämmennystä, surua ja suuttumusta, joiden käsittelyyn tarvitaan myös yhteisöllisiä tukitoimia.

Erilaiset onnettomuudet tai muut äkilliset muutostilanteet voivat johtaa myös työyhteisön tai sen osan kriisiin. Kriisin läpikäyminen sekä yhteisön että yksilöiden tasolla on välttämätöntä, jotta työkyky palautuu ja yhteisö selviää uuteen tilanteeseen. Tuntemalla ja ottamalla huomioon kriisiin liittyvät yksilölliset ja yhteisölliset tunnereaktiot sekä säätelykeinot selvitään vaikeastakin tilanteesta paremmin kuin jättämällä ne huomiotta.

Muutoksissa ja kriiseissä odotukset kohdistuvat usein johto- ja esimiesasemassa oleviin henkilöihin seuraavan esimerkin tapaan: Erään esimiehen osastolla tapahtui kuolemantapaus. Osaston työntekijä kuoli tapaturmaisesti vapaa-aikana. Esimies koki, ettei kuolemantapauksesta puhuminen ole hänen osaamisaluettaan – eihän hän oikeasti tuntenut kunnolla menehtynyttä työntekijää. Koko asia tuntui hänestä ahdistavalta ja niinpä hän päätti antaa asian hoitua omalla painollaan. "Kyllä asiaa varmaan käsitellään kahvipöydässä ihan tarpeeksi ilman että minun täytyy sekaantua siihen", ajatteli esimies. Esimiehen toimintatapa koettiin työntekijöiden näkökulmasta kylmäksi ja tunteettomaksi. Monet ajattelivat: "Näinkö vähän hän työntekijöitään arvostaa? Eikö hän välitä muusta kuin tuloksista?" Tapahtuma sai työntekijät paheksumaan esimiestään ja vähensi luottamusta häneen. Työntekijöiden ajatukset suuntautuivat pitkäksi aikaa pois työstä tapahtuman pohtimiseen ja paisutteluunkin.

Johdon ja esimiesten toimintatapa työyhteisön kriisitilanteissa on ensiarvoisen tärkeää. Jonkun on otettava vastuu myös psyykkisen kriisin johtamisesta. Roolinsa puolesta johtoasemassa olevien tulisi pystyä reagoimaan suunnitelmallisella tavalla myös psyykkisiin kriiseihin. Työyhteisön kriiseissä asioiden ei voi antaa hoitua vain omalla painollaan, vaan niissä tarvitaan systemaattisesti hoidettua kriisijohtamista, ennakolta suunniteltua ja harjoiteltua toimintaa.

Kriisisuunnitelma

Kriiseihin ja muutostilanteisiin tulee työpaikoilla varautua, luoda suunnitelma ja toimintamalleja, joiden avulla akuutissa tilanteessa syntyvää kaaosta voidaan jäsentää ja hallita. Varautuminen aloitetaan riskikartoituksella, jossa selvitetään, mitkä ovat todennäköisimmät onnettomuudet tai äkilliset muutokset, jotka voivat kohdata työyhteisöä. Erilaisten uhkamielikuvien kautta edetään suunnittelemaan, mitä psyykkistä ensiapua erilaisissa tilanteissa voidaan tarvita ja miten apu organisoidaan.

Työpaikan kriisisuunnitelma liitetään osaksi työsuojelusuunnitelmaa sekä työterveydenhuollon toimintasuunnitelmaa. Suunnitelma voidaan tehdä henkilöstöhallinnon, työterveydenhuollon ja työsuojelutoimikunnan yhteistyönä. Sitä on hyvä käsitellä luottamusmiesten, esimiesten ja henkilöstön edustajien kanssa. Suunnitelmasta tulee myös tiedottaa koko henkilöstölle ja sen säännöllisestä päivittämisestä tulee huolehtia. Avainhenkilöt tulee nimetä ja kouluttaa psyykkisen ensiavun valmiuksissa. Kun työpaikoilla harjoitellaan onnettomuustilanteisiin varautumista, tulee niihin myös liittyä psyykkisen ensiavun osuus.

Kriisisuunnitelmia luotaessa tulee laatia toimintamalleja työpaikan riskikartoituksen mukaan. Esimerkiksi rakennusalalla riski joutua vakavaan työtapaturmaan ja sen vuoksi työyhteisöä koskevaan kriisitilanteeseen on suurempi kuin vaikkapa toimistotyössä.

Työyhteisöjen kriisitilanteessa joudutaan samanaikaisesti huolehtimaan sekä perustehtävästä että kriisiprosessin etenemisestä. Rinnakkain kulkee sekä yksilöiden että koko yhteisön prosessi. Erilaisten samanaikaisten prosessien huomioonottaminen ja edistäminen vaatii erityisesti johtajilta kokonaisvaltaista näkemystä ja tilannetajua. Unohtaa ei sovi, että myös johto- ja esimiestehtävissä olevat tarvitsevat apua ja tukea sekä omaan kriisiprosessiinsa että kriisijohtamiseen. Johtaja tai esimies toimii myös työyhteisön ilmapiirin osoittimena, jos esimies voi tietämättään huonosti tai peittelee reaktioitaan, pahoinvointi moninkertaistuu.

Kriisiviestintä työyhteisössä

Viestinnän ja tiedottamisen rooli korostuu kriisitilanteiden yhteydessä. Hallitulla viestinnällä voidaan ohjailla myös kriisin kulkua ja vähentää sen negatiivisia vaikutuksia sekä huolehtia yrityksen julkisesta imagosta.

Erilaisissa yhteisöllisissä kriiseissä on havaittu, että ensi vaiheen tiedotus on hyvä hoitaa suullisesti ja kirjallisilla tiedotteilla. Näissä voidaan kertoa tilanteeseen liittyvät tosiasiat ja antaa tietoa siitä, miten tilannetta tullaan yrityksessä hoitamaan. Tiedotteiden avulla kerrotaan kriisireaktioista, saatavilla olevasta avusta ja ihmisen omien selviytymiskeinojen vahvistamisesta.

Kriisisuunnitelman laatimisen yhteydessä tulee tehdä myös kriisiviestintäsuunnitelma, jota käytetään apuna akuuteissa tilanteissa, mutta josta voidaan myös joustavasti poiketa tilanteen vaatimusten mukaisesti. Viestintäsuunnitelmassa huomioidaan sekä ulkoinen että sisäinen viestintä. Erilaisia mm. yrityksen henkilöstölle jaettavaksi tarkoitettuja tiedotteiden mallipohjia voidaan myös tehdä valmiiksi. Oikea-aikainen apu ja asiallinen tieto ovat selviytymisen kannalta tärkeitä elementtejä.

Apu ja tuki työyhteisön kriiseissä

Työyhteisön kriisihallinnasta vastaavien henkilöiden, joiden ei välttämättä tarvitse olla esimiehiä, on tärkeätä olla kriisitilanteessa läsnä antamassa tietoa ja tukea sitä tarvitseville.

Ammattimaisesti, mutta samaan aikaan riittävän empaattisesti kriisin aikana toimivat ihmiset ovat esimerkkejä työyhteisössä. Jokaisessa työyhteisössä on ihmisiä, joiden luokse on helppo hakeutua saamaan apua. Näillä keskusteluvaikuttajilla olisi oltava ajankohtaista tietoa tilanteen kulusta sekä avun ja tuen mahdollisuuksista. Lisäksi heillä voi olla keskusteluttajan rooli, he voivat auttaa ilmaisemaan tunteita, ajatuksia ja uskomuksia. Varsinainen kriisin jälkipuinti tulee kuitenkin järjestää tehtävään koulutetun ammattilaisen johdolla. Jälkipuinnin järjestääkin usein työterveyshuolto. Henkiseen tukeen varautumista suunniteltaessa on tärkeää rajata se, mitä asioita hoidetaan työpaikalla itse ja mitkä asiat ulkopuolisten yhteistyötahojen avulla. Näiden kanssa tehdään asioista etukäteissopimukset.

Työterveyshuollon rooli kriisitilanteiden hoidossa on merkittävä. Vaikeissa kriiseissä tarvitaan pidempiaikaista seurantaa, usein myös pitkäkestoista ammatillista apua ja tukea. Psyykkisten reaktioiden ensivaiheiden laannuttua vähemmän dramaattisiksi voivat myöhemmät reaktiot olla vaikeasti havaittavissa. Hoitamattomien psyykkisten kriisien seuraukset voivat olla kuitenkin vakavia ja johtaa yksilötasolla sairauslomiin ja työkyvyttömyyteen, työpaikan ilmapiirin tulehtumiseen ja jopa yrityksen sisäisen tai ulkoisen imagon muutokseen.

Ammatillisen avun lisäksi työyhteisön jäsenten keskinäinen tuki on tärkeä. Kriisitilanteissa tapahtuu usein lähentymistä ja yhteinen kokemus vahvistaa yhteenkuuluvuutta. Keskinäistä, yhteisöllistä tukea tuleekin käyttää selviytymisen apuna. Yhteiset tilaisuudet ja työpaikkakokoukset, joissa tapahtumaa käsitellään, antavat ikään kuin virallisen luvan puhua, työstää ja surra järkyttävää tapahtumaa. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että reagointitavat ovat yksilöllisiä. Toinen reagoi voimakkaasti ulospäin näkyvin tuntein, toinen saattaa käsitellä asiaa enemmän analyyttisen viileästi. Yhteisöllisten selviytymiskeinojen lisäksi huomioidaan ja vahvistetaan jokaisen omia yksilöllisiä keinoja selviytyä. Painetta yhdenmukaisuuteen pitäisi välttää kriisitilanteessa.

Järkyttyneen kohtaaminen työyhteisössä

Läheisin työtoveri on usein ensimmäinen henkilö, joka kohtaa työtoverin järkyttävän tapahtuman jälkeen. Työtoverina voi tarjota psyykkistä ensiapua kuuntelemalla ja olemalla läsnä. Järkyttävän tapahtuman kokenut ei aina itse kykene arvioimaan omaa avun tarvettaan, joten työtoveri voi ohjata hänet työterveyshuoltoon tai esimiehen luokse. Esimiehellä on myös tärkeä rooli ohjaamassa jatkoavun piiriin.

Äkillisen, järkyttävän tapahtuman jälkeen pyritään aktiiviseen tilanteen hallintaan: käydään läpi, mitä on tapahtunut ja tehdään toimintastrategiat ja tehtävien jako. Työpaikan kriisitilanteessa varmistetaan tukijärjestelmät työyhteisön kaikilla tasoilla ja informoidaan avainhenkilöt. Työpaikan kriisitilanteissa on tärkeää huolehtia myös työpaikan henkisen tuen vastuuhenkilöiden jälkihoidosta. Myös työpaikalla on tärkeää järjestää tilanteen mukaiset rituaalit – kuolemantapauksissa esimerkiksi hiljainen hetki ja muistotilaisuus.

Tapahtuman käsittelylle ja surutyölle on suotava aikaa. Tapahtuman laajuudesta riippuen on hyvä pitää mahdollisuuksien mukaan kiinni arjen rutiineista ja tukea vähitellen paluuta normaaliin arkeen. Tilanteen kehittymistä, työyhteisön ja sen jäsenten toipumista tulisi seurata aktiivisesti. Mahdollisten uhrien omaiset tulee myös huomioida ja ohjata heidät asianmukaisen avun ja tuen piiriin.

Tavoitteena ja suositeltavaa on tarjota työntekijälle mahdollisuus palata töihin, vaikka tämä ei olisikaan täysin työkykyinen. Työterveyshuolto ja esimies arvioivat, millaiset ovat järkytyksen kokeneen ihmisen mahdollisuudet palata töihin. Työyhteisössä tulisi miettiä tehtävien tilapäistä muuttamista ja joustavaa työaikaa. Työhön paluu sopivassa vaiheessa tukee selviytymistä ja kuntoutumista sekä auttaa säilyttämään henkilön itsearvostuksen.

Purkukeskustelu työyhteisön toimiessa auttajana

Työyhteisöissä, joissa kohdataan usein järkyttäviä tapahtumia (esimerkiksi sairaaloissa ja pelastuslaitoksella), on tarpeen käyttää purkukeskusteluja työkyvyn säilyttämiseksi järkyttävistä tapahtumista huolimatta. Purkukeskustelu on tärkeää käydä aina sellaisen tapahtuman jälkeen, joka on aiheuttanut henkilölle psyykkistä stressiä ja vaikeuttaa paluuta normaaliin päiväjärjestykseen. Purkukeskustelun voi järjestää työterveyshuolto tai työyksikkö itsenäisesti. Vetäjän tulee olla perehtynyt purkukeskustelun järjestämiseen ja vaiheisiin. Purkukeskustelun tarkoituksena on työkyvyn palauttaminen, psyykkisten stressireaktioiden lievittäminen, kokemusten normalisointi, sosiaalisen verkoston vahvistaminen ja eristäytymisen ehkäiseminen. Purkukeskustelussa myös arvioidaan mahdollisen jälkipuinnin tarve.

Purkukeskustelun tuloksena muodostetaan tapahtumaan liittyvistä tosiasioista yhtenäinen kuva. Sen tarkoituksena ei ole arvioida tai kritisoida omaa tai muiden toimintaa. Hyvä purkukeskustelu luo turvallisuuden tunnetta, antaa mahdollisuuden kokemusten jakamiselle ja vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Purkukeskustelu järjestetään kaikille tapahtumassa mukana olleille. Ryhmän koko on hyvä säilyttää suhteellisen pienenä, jotta kokemuksille ja ajatuksille on tarpeeksi tilaa. Vetäjänä toimii joku toimintaan perehdytyksen ja koulutuksen saanut henkilö, joka itse ei ole ollut mukana auttamistilanteessa.