Mentorointiohjelma on prosessi
Suunniteltu mentorointi on prosessi, joka on tarkoitettu luomaan tehokkaat mentorointisuhteet, tukemaan toivottuja muutoksia asianosaisissa sekä arvioimaan hyötyjä mentoreille, aktoreille ja organisaatiolle. Siinä lähdetään liikkeelle ydinkysymyksillä, joista alla muutama esimerkki:
- Mitä mentorointiohjelmalta odotetaan, mitkä ovat sen päämäärä ja tavoitteet?
- Mihin henkilöstöstrategiaan, kehittämisohjelmaan tai muutosprosessiin se liittyy? Miten organisaation nykyinen kulttuuri ja arvot tukevat sitä vai kuuluuko tavoitteisiin myös kulttuurimuutos?
- Miten esimiehet ovat mukana?
- Miten valitaan aktorit ja mentorit, miten parit valmennetaan ja millaista tukimateriaalia tarvitaan?
- Käytetäänkö apuna ulkopuolista asiantuntemusta?
- Miten toteutusta ja tuloksia arvioidaan? Ketkä arvioivat?
Mentoroinnissa mentori ja aktori työskentelevät yhdessä tunnistaakseen oppijassa piileviä kykyjä ja ominaisuuksia sekä kehittääkseen niitä. Tarkoituksena ei ole vain auttaa toista henkilöä uralla eteenpäin, vaan pikemminkin tukea henkilöä löytämään itsessään kyvyt ja kasvupotentiaali sekä auttaa häntä kehittämään niitä.
Prosessin alussa laaditaan useimmiten analyysi vahvoista ja heikoista puolista, mahdollisuuksista ja uhkakuvista. Huomioi daan taidot, valmiudet ja henkilökohtaiset ominaisuudet niin ammatillisella kuin sosiaalisella tasolla.
Mentorointiohjelmaa aloitettaessa on tärkeää mentoriparien valmentaminen. Vaikka mentoroinnista ei ole tiukkoja yleispäteviä ohjeita, onnistuminen edellyttää tiettyjen perusperiaatteiden seuraamista.
Prosessin vaiheet
Onnistunut mentorointiprosessi sisältää seuraavat vaiheet:
- Ohjelman valmistelu
- Mentoroinnin aloitus ja suunnan määrittäminen
- Ohjelman läpivienti
- Seuranta, arviointi
Mentorointiohjelmalla on selkeä alku ja loppu. Sen kesto vaihtelee puolestatoista kuukaudesta vuoteen. Aikarajat ovat tärkeitä, jottei mentorin ja aktorin välille muodostu riippuvuussuhdetta. Toisaalta vuoden tai puolitoista vuotta jatkuva kiinteä kanssakäyminen tuottaa yleensä elinikäisen luottamuksen ja ystävyyden.
Ohjelma käynnistetään useimmiten aloitusseminaarilla, jossa mentoripari yhdessä miettii yhteistyöskentelylleen tavoitteet, aikataulun ja työskentelymetodit. Liian yksityiskohtaisia etukäteissuunnitelmia ei kannata tehdä, sillä parhaaseen tulokseen päästään huomioimalla kulloisetkin olosuhteet.
Mentorointisopimus
Kun mentorointi liitetään osaksi organisaation muuta kehittämistoimintaa ja halutaan myös seurata mentoritoiminnan tuloksellisuutta, on syytä käyttää kirjallista aineistoa seurannan pohjana. Yksi niistä on mentorointisopimus.
Mentorisopimuksen tavoitteena on
- selkiinnyttää kummankin osapuolen roolit
- tehdä selväksi kummankin osapuolen odotukset
- kirjata suhteelle asetetut tavoitteet ja sopia suhteen kesto
- sopia tapaamisten määrä ja kesto
- laatia suunnitelma arvioinnista ja seurannasta
- sopia pelisäännöistä
- rajata mahdolliset mentoroinnin ulkopuolelle jätettävät aiheet
Mentorointisopimuksesta on aiheellista tiedottaa jossakin muodossa myös esimiehille, jotta he sitoutuvat alaisten kehittämisohjelman tukemiseen. Aktori voi keskustella esimiehensä kanssa sopimuksen sisällöstä, jolloin sopimuksessa voidaan rajata pois ne asiat, jotka eivät kuulu mentorointisuhteeseen, vaan ovat esimiehen vastuulla.
Mentorointitapaamiset ovat prosessin tärkein osa
Tapaamisia suositellaan kerran kolmessa, neljässä viikossa, 1–2 tuntia/kerta. Yleisin malli on 8–10 tapaamista vuoden aikana. Tapaamisia ei saa ohjeistaa liikaa. Kyse on kahden ihmisen välisestä yhteisestä sopimuksesta. Mentoroinnilla on monet kasvot.
Tärkeintä on pyrkiä luomaan hyvä ja läheinen kontakti. Jokainen pari laatii yksilöllisen työtavan tekemällä yhdessä eritellyn kehittymis- ja ohjaussuunnitelman mentorointiohjelmalleen.
Tapaamisissa pyritään vapaaseen ja avoimeen, mutta useimmiten kuitenkin valmisteltuun ja konsultoivaan keskusteluun. Keskustelut eivät saa olla pelkästään rupattelua vaan suunniteltuja tapaamisia. On tärkeää määritellä keskustelun tarkoitus ja tavoitteet jokaisella tapaamiskerralla. Ensin on hyvä laatia jonkinlainen kokonaiskuva siitä, mistä aiotaan keskustella ja mitä käsitellä tapaamisten aikana, teema ja kysymystenasettelu, aika ja paikka, sekä mahdolliset etukäteistehtävät.
Suunniteltu ja valmisteltu keskustelu johtaa tuloksiin. Mentori voi antaa aktorille erilaisia kotitehtäviä tapaamisten välillä, esimerkiksi pyytää häntä tutustumaan, artikkeleihin, kirjallisuuteen ja suositella oppimispäiväkirjan kirjoittamista. Muistiinpanot antavat hyvän pohjan seuraavalle keskustelulle.
Mentorointiohjelman tukeminen koetaan tärkeäksi prosessin onnistumisen kannalta. Yhdyshenkilö parin tukena on tärkeä, kun toteutetaan laajaa mentorointiohjelmaa. Hänen puoleensa voi kääntyä prosessin aikana mahdollisesti ilmenevissä ongelmatilanteissa.
Mentoroinnin arviointi
Arviointi on usein koettu vaikeaksi ja ongelmalliseksi, joskus jopa kiusalliseksi tehtäväksi ja tilanteeksi. Arviointi voi myös olla miellyttävä tilanne. Arvioinnin tarkoituksena on ohjata ja tarkistaa niitä tavoitteita ja suunnitelmia, joita oppimiselle on asetettu. Sen tehtävänä on antaa palautetta oppimisen sujumisesta sekä aktorille että mentorille.
Mitä arvioidaan?
- aktorin kehittymistä
- mentorointiprosessin onnistumista ja kehittämistoimenpiteitä
Miten arvioidaan?
- kirjalliset kyselyt aktoreille, mentoreille tai molemmille
- oppimispäiväkirjat: aktorit
- keskustelut: aktorit yhdessä ja mentorit yhdessä
Arviointi tehdään yhdessä mentorin, aktorin ja mahdollisen yhdyshenkilön kanssa sovittujen tavoitteiden perusteella. Säännöllinen ja huolellinen arviointi tuottaa palautetta ja suuntaa sekä aktorin että mentorin toimintaa.
Jokaisessa tapaamisessa voidaan varata aikaa arvioinnille, jolloin kumpikin kertoo oman arvionsa siitä, miten tapaaminen meni, toteutuivatko tavoitteet, saiko sanottua sen, mitä piti ja jos ei, niin miksi.