Esimiehen valmistautuminen yhteiseen kiusaamistilannekeskusteluun
Erilliskeskustelujen, riittävän tiedon keräämisen ja tilanteen arvioinnin jälkeen esimies järjestää yhteiskeskustelun kaikkien osapuolten kesken. Yhteiskeskustelu on hyvä järjestää mahdollisimman pian erilliskeskustelujen jälkeen. Jos joku osapuoli haluaa tuoda yhteiskeskusteluun tukihenkilön, esimies varmistaa että myös toinen osapuoli saa tästä tiedon ja voi halutessaan myös ottaa mukaan tukihenkilön.
Yhteiskeskustelun tavoitteena on löytää työn sujumisen kannalta tarkoituksenmukainen ja oikeudenmukainen ratkaisu tilanteeseen ja tehdä tarvittavat sopimukset.
Suunnittele palaveri etukäteen
- Varmista osapuolilta heille sopiva aika
- Varaa rauhallinen, häiriötön tila ja riittävästi aikaa.
- Mieti, miten toimimalla osapuolet tulevat tasapuolisesti huomioon otetuiksi ja kuulluiksi.
- Mieti, miten saat osapuolet kuuntelemaan toisiaan, esimerkiksi voit pyytää toista osapuolta toistamaan kuulemansa.
- Mieti, minkälaisia kysymyksiä erilliskeskustelujen jälkeen sinulle on syntynyt, joihin haluaisit vastauksia kummankin osapuolen läsnäollessa.
Yhteisen palaverin vetäjän tehtävä ei ole helppo. Voit tarvittaessa pyytää myös jonkun muun vetämään palaverin. Palaverin vetäjän tehtävä on varmistaa osapuolten tasapuolinen kuuntelu, keskustelun eteneminen kohti ratkaisua sekä sopimukseen tai lopputulemaan päätyminen.
Palaverin alussa todetaan, miksi palaveri on kutsuttu koolle, mikä on sen tavoite ja missä roolissa kukin on palaverissa mukana.
Keskustelun pelisäännöt
- Puhutaan konkreettisista tilanteista ja tapahtumista, mitä on tapahtunut, koska ja miten itse kukin on ne kokenut.
- Keskeistä ei ole etsiä syyllisiä ja syyttömiä.
- Tapahtuneista puhutaan, mutta niitä ei vatvota loputtomiin.
- Keskeinen tarkasteltava asia on, miten tilanne vaikeuttaa työn tekemistä ja onko jonkun/joidenkin yhteisön jäsenten hyvinvointi vaarantumassa.
- Jäsennetään tilannetta siten, että voidaan muodostaa riittävän yhteinen mutta myös erilaisia kokemuksia kunnioittava näkemys tilanteesta. Tämä on tärkeää, jotta keskustelussa voidaan edetä. Katsotaan, mistä asioista ollaan yhtä mieltä, mistä eri mieltä, mistä syntyy yhteinen ymmärrys ja mistä näkemykset ovat kaukana toisistaan.
- Keskustellaan eri osapuolten odotuksista tilanteen ratkaisemiseksi, asetetaan tavoitteita ja varmistetaan niiden realistisuus.
- Etsitään vaihtoehtoisia ratkaisutapoja ja pohditaan niiden toteuttamiskelpoisuutta.
"Silloin kolme vuotta sitten sanoit niin, ja silloin viime keväänä taas"
Tehtävät sopimukset
Palaverin lopputuloksena on selkeät sopimukset siitä, miten jatkossa toimitaan, mitä tarpeellisia muutoksia työssä tai työjärjestelyissä tehdään.
Mikäli epäasiallista kohtelua ja kiusaamista on ilmennyt, todetaan selvästi, että sen täytyy loppua.
Sovitaan seurannasta, miten ja milloin asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja tehtyjen sopimusten pitävyyttä seurataan.
Sovitaan, mitä ja miten asian käsittelystä kerrotaan työyhteisön muille jäsenille.
Aina yksi kokoontumiskerta ei riitä kaikkien tarvittavien asioiden läpikäymiseen ja sopimuksiin pääsemiseen.
Palavereista on tarpeen tehdä muistio, johon kirjataan asetetut tavoitteet sekä sovitut asiat ja päätökset. Nämä toimivat myöhemmin seurannan lähtökohtina.