Sisäilmaryhmä suunnittelee viestintää
Helposti tunnistettavat tekniset ongelmat – esimerkiksi veto ikkunasta, väärä lämpötila tai ilmastoinnin toimintahäiriöt – tulevat korjatuiksi osana normaalia kiinteistöhuoltoa. Toimivalla ilmoituskäytännöllä varmistetaan korjaustoimiin liittyvä tiedonkulku. Hankalammissa tai epäselvemmissä ongelmatilanteissa tarvitaan sen sijaan monen ammattiryhmän työpanosta ja osaamista sekä kokonaisnäkemyksen muodostamista.
Organisaatioiden vanhat rakenteet eivät useinkaan tue riittävästi tarvittavaa yhteistoimintaa ja sen vuoksi on tietoisesti rakennettava uusia yhteistyöverkostoja. Laajaa, moniammatillista ja järjestäytynyttä yhteistyötä tarvitaan esimerkiksi tilanteissa, joissa
- sisäilmastokyselyn, haitta- ja oireilmoitusten tai sairauspoissaolojen perusteella ongelma vaikuttaa laajemmalta työympäristöön liittvältä asialta
- sisäympäristöhaitan aiheuttaja ei ole ilmeinen alustavien selvitysten jälkeen: tilanne on epäselvä, epämääräinen
- työympäristöhaitta ei ole korjaantunut kiinteistöhuollon toimenpitein ja seurauksena on pitkittynyt ongelmatilanne
- korjaustoimet aiheuttavat merkittävää häiriötä työyhteisössä työn tekemiselle tai korjausaika on pitkä
- sisäilmasto-ongelma aiheuttaa huolta, jännitteitä tai ristiriitoja työyhteisössä tai muiden tilan käyttäjien keskuudessa.
Tässä oppaassa yhteistyön järjestämisen tapaa kutsutaan sisäilmaryhmäksi. Sisäilmaryhmiä on viime vuosien aikana perustettu laajalti julkisella sektorilla. Muun muassa monissa kunnissa toimii kuntakohtainen sisäilmastoasioita koordinoiva ryhmä. Tämän lisäksi kunnan hallinnoimien yksittäisten rakennusten sisäilmasto-ongelmien ratkaisua varten perustetaan usein projektikohtainen ryhmä organisoimaan tarvittava työ. Yksityisellä sektorilla sisäilmaryhmiä on perustettu erityisesti sellaisiin yrityksiin, jotka toimivat useissa kiinteistöissä tai maanlaajuisesti.
Sisäilmaryhmän toimintaan osallistuvat yleensä kiinteistön omistajan, kiinteistöhuollon, työsuojelun, ympäristöterveyden (kuntaorganisaatioissa), työterveyshuollon sekä tilan käyttäjien edustajat. Mikäli organisaatiossa on viestinnän ammattilaisia, heidän osallistumisensa sisäilmaryhmän työskentelyyn on suotavaa.
Sisäilmasto-ongelmaa käsiteltäessä ryhmän toiminnan tulee olla tavoitteellista ja prosessinomaista (kuva «»1). Tilan käyttäjiä osallistava työskentelyote sekä vuorovaikutteinen ja säännöllinen viestintä niin sisäilmaryhmän jäsenten kesken kuin ongelmatilannetta hoitavien ja tilan käyttäjien välillä edesauttavat onnistuneeseen ratkaisuun pääsemistä.
Tässä oppaassa paneudutaan viestintään, joka on hyvien käytäntöjen yksi peruspilari sisäilmasto-ongelmia ratkaistaessa. Tarkastelun kohteena ovat erityisesti vaikeat ongelmatilanteet, joissa viestinnän onnistumisella on suuri merkitys. Hyvä viestintä on tärkeää luonnollisesti myös rajatuissa sisäilmasto-ongelmissa ja tilanteissa, joissa havaitut ongelmat saadaan korjattua välittömin toimenpitein. Hyvin hoidettu viestintä varmistaa aina asioiden sujuvan etenemisen.