Monta asiaa rinnakkain

Tietotyöpainotteinen työ vaatii työntekijöiltä valmiutta monenlaisten, aika ajoin päällekkäisten, tehtävien tekemiseen. Kahden tehtävän samanaikaisuus voi onnistua vain silloin, kun vain toisessa tehtävässä tarvitaan aktiivista ajatustyötä. Esimerkiksi vahvasti automatisoitunut liiketoiminto (motorinen toiminto) ja ajatustyö voivat toteutua rinnakkain: kävellessä tai tiskatessa on mahdollista keskittyä ajattelemaan kokonaan muunlaisia asioita. Tässäkin on kuitenkin rajoituksensa: jyrkkien kierreportaiden kulkeminen alaspäin voi vaatia niin paljon tarkkaavaisuutta, ettei sitä juurikaan enää riitä aktiiviseen ajatustyöhön.

Onneksi useimmissa ammateissa työntekijän odotetaan vain harvoin tekevän täysin samanaikaisesti kahta työkokonaisuutta. Useimmiten on kysymys siitä, että työssä on pidettävä vireillä useita asioita: puhutaan monista hankkeista, useista projekteista, lukuisista asiakkaista ja keskeneräisten töiden kasautumisesta. Käytännössä varsinaisen päätehtävän rinnalla on pidettävä yllä valmiutta myös jonkin toisen työtehtävän toteuttamiseen.

Tietotyölle on tyypillistä, että joudumme työpäivän aikana viemään vuorovedolla eteenpäin useita työtehtäviä. Tällöin työssä ei niinkään korostu tarkkaavaisuuden samanaikainen jakaminen, vaan olennaista on nopea ja joustava vaihtaminen yhdenlaisista havaintokohteista ja ajatussisällöistä kokonaan toisenlaisiin havaintokohteisiin ja ajatussisältöihin. Työntekijän on esimerkiksi tehtävä aktiivista ongelmanratkaisua vaativaa tehtävää, mutta samalla hänellä on oltava valmius sen keskeytymiseen esimerkiksi puhelimessa tai sähköpostissa esitettävien kokonaan eri asioihin liittyvien kysymysten vuoksi. Kysymys rinnakkain aktiivisista työtehtävistä on usein töiden priorisoinnin kysymys – mitkä tehtävistä ovat ensisijaisia omien ja työpaikan tavoitteiden kannalta ja mihin tehtävään kannattaa panostaa.

Joissain tapauksissa monitehtävätilanne voi olla itse aiheutettu. Monelle tuttu esimerkki on kokous, jossa osallistujan odotetaan keskittyvän kokouksen asioihin, mutta samaan aikaan hän haluaakin lukea sähköposteja tai tekstiviestejä älypuhelimestaan tai kannettavasta tietokoneestaan. Näissä tilanteissa on taustalla yleensä vähintäänkin intuitiivinen ajatus tehtävien priorisoinnista: kokouksessa esillä oleva asia ei ole "niin tärkeä", ettenkö pystyisi samalla katsomaan sähköposteja. On hyvä pitää mielessä, että yleensä jompikumpi ajatustehtävä kärsii huomion hajottamisesta tai huonoimmillaan kummastakaan ei tule oikein mitään.

Jotkin ihmiset selviävät kokousten kaksoistehtävän haasteesta eräänlaisen joustavan tehtävävaihdon avulla: päähuomio on oman matkapuhelimen näytössä, mutta tarkkaavaisuutta kohdennetaan aika ajoin kokousasiaan. Kokousta seurataan ikään kuin puolella korvalla ja kokous valitaan tarvittaessa täyden huomion kohteeksi.

Parhaat edellytykset vaativimmissa monitehtävätilanteissa selviytymiseen on heillä onnekkailla, joilla on erinomaisen asiaosaamisen rinnalla hyvä työmuistin kapasiteetti ja paineensietokyky. Tämän kaltaisia tiedonkäsittelyn kykyjä tutkitaan osana alalle soveltuvuutta esimerkiksi lennonjohtajakoulutukseen haettaessa. Yksilöllisistä tiedonkäsittelyn kykyihin liittyvistä tasoeroista huolimatta on tärkeä muistaa, että jokaisen ihmisen tiedonkäsittelyssä on periaatteessa samat perusrajoitteet. Työn muokkaaminen ihmisen tiedonkäsittelykykyjä vastaavaksi on samalla tavalla tärkeää kuin se, että jo kauan on pidetty hyödyllisenä mitoittaa työtä ihmisen fyysisten ominaisuuksien ja aistien ominaispiirteiden mukaisesti.