Tärkeysjärjestys kiireen vastalääkkeenä

Monissa työtehtävissä on kiire. Työtä täytyy tehdä tehokkaasti, koska "aika on rahaa" -mentaliteetti on yleinen lähes kaikilla aloilla. Osaltaan liika kiire voi aiheutua tahattomasti yhä ylemmäs asetetuista tulostavoitteista tai töiden kasautumisesta, kun henkilöstöä on vähennetty, vaikka töiden määrä ei ole merkittävästi muuttunut. Töiden kasautumisen taustalla voi yhtä lailla olla työn sisältöön liittyviä tekijöitä, kuten avustavien työtehtävien siirto asiantuntijatyön tekijöille.

Kokemuksen myötä automatisoituneet toimintamallit toimivat kohtalaisesti kovassakin aikapaineessa, mutta uudenlaisten luovien ratkaisujen ja päätösten tekeminen kärsivät. Nopeasta työskentelystä odotettu hyöty voi pahimmillaan hävitä olemattomiin kiireenpidon haittapuolien takia. Valintoja ja päätöksiä saadaan rutiinien avulla nopeasti tehdyksi, mutta kiireessä ne ovat alttiita virheille. Jos työnteon halutaan olevan kiireistä, työyhteisössä olisi oikeastaan sovittava, mitä liikaan kiireenpitoon liittyviä riskejä hyväksytään.

Havainnointi ja aktiivinen ajattelu keskittyvät kiireessä kaikkein keskeisimmiltä tuntuviin asioihin, kun taas kokonaiskuvan ja tilannetietoisuuden kannalta tärkeitä mutta vaikeammin havaittavia asioita voi jäädä huomiotta. Tarkkaavaisuuden valokiilan mielikuvaa käyttäen voidaan sanoa, että kiireessä huomio tahtoo kaventua tarkkaavaisuuden valokiilan keskiosiin, jolloin reuna-alueilla oleva tieto jää liian vähälle huomiolle.

Kiireen kielteiset vaikutukset näkyvät myös tarkkaa mieleen painamista ja palauttamista vaativissa tilanteissa. Kiireisen ihmisen tiedonkäsittely ei ehdi työstää asioita kunnolla työmuistissa, jolloin ei synny tarpeeksi rikkaita ja monipuolisia mielikuvia, jotka tallentuisivat hyvin pitkäkestoiseen muistiin. Esimerkiksi palvelutyössä asiakkaita tai potilaita toisistaan erottavia piirteitä ei ehdi kiireen keskellä ajatella riittävästi. Mieleen ei tällöin ehdi rakentua riittävän hyvin toisistaan erottuvia asia- ja tapahtumakokonaisuuksia, joista olisi apua myöhemmässä mieleen palauttamisessa.

Kiireen hallintakeinoksi suositellaan tehtävien tärkeysjärjestyksen ja kiireellisyyden arviointia. Osa tehtävistä on tärkeitä ja kiireellisiä, osa taas jomman kumman suhteen vähemmän vaativia. Vähän tärkeiden tehtävien tekeminen tärkeiden kustannuksella ei tunnu mielekkäältä työajan käytöltä vaikka vähemmän tärkeät tekemiset olisivat kiireisiäkin. Jos omaan työhön on mahdollista vaikuttaa, kannatta miettiä työn keskeisten tavoitteiden ja oman parhaan osaamisen näkökulmasta, tarvitseeko vähän tärkeitä tehtäviä säilyttää omalla tekemisten listalla ollenkaan.

Toisaalta aika usein tekemättömien tehtävien kasa koostuu erilaisista sinänsä välttämättömistä pienistä juoksevista asioista. Niiden lykkääminen kuormittaa, kun taas ajan varaaminen niille palkitsee helpotuksen tunteena – kun on varannut aikaa pikkuasioiden tekemiselle, niitä saa tehdyksi yllättävän monta lyhyessä ajassa. Yksi syy huojentuneeseen tunnelmaan on se, että keskeneräiset tekemiset eivät enää kuormita tarkkaavaisuutta. Ihmisellä on näet taipumus muistaa suhteellisen hyvin, mikä kaikki on jäänyt keskeneräiseksi (ns. Zeigarnik-efekti). Ensiapua voi saada jo siitä, että kirjoittaa listan mielessä pyörivistä asioista – listaus on eräänlaista pikkuasioiden tekemistä ja voi vähentää asioiden keskeneräisyyden tuntua ja mielessä pyörimistä.

Ongelmanratkaisua, suunnittelua tai päätöksiä vaativien tehtävien tärkeysjärjestys on tarpeen siksi, että ihminen pystyy kunnolla ratkaisemaan ongelmia tai laatimaan suunnitelmia vain yhdessä asiakokonaisuudessa kerrallaan. Jos tärkeysjärjestyksen mietinnässä tai yksittäistä asiaa koskevassa päätöksenteossa on tarpeen ottaa huomioon vaikkapa neljä–viisi eri asiakokonaisuutta yhtä aikaa, kannattaa työmuistin tukena käyttää apuneuvoja, kuten kaavioita, asialistoja tai ajatuskarttoja. Niiden käyttö sinänsä ei heikennä ihmisen tarkkaavaisuutta, pikemmin päinvastoin: apukeinot antavat tilaa ja aikaa asioihin paremmin syventyvälle ajatustyölle.

Opiskelusta monelle tuttu ajatuskartta voi osaltaan auttaa tehtävien tärkeyden ja sisällön arvioinnissa. Ajatuskartta auttaa niputtamaan asioita ryhmiin. Lisäksi asioita voi painottaa tärkeyttä kuvaavin alleviivauksin ja asioiden suhteita hahmottelevin viivoin, ja pohtia näin niiden toteutusjärjestystä.

Ajatuskartan hyödyntämisessä ei kannata pitää liikaa kiirettä. Kartan laadinnan avulla tehty ajatustyö kannattaa jättää hautumaan, ja sen pariin voi palata muutaman tunnin kuluttua tai seuraavana päivänä. Ihmisen tiedonkäsittelylle on ominaista erikoinen vahvuus: näkökulmat ja asioiden painoarvot tarkentuvat, vaikka asiat eivät olisikaan kaiken aikaa aktiivisesti mielessä. Voidaan puhua ajatusten ja näkökulmien kypsymisestä tauon aikana.