Keskeytykset kuormittavat

Työelämässä on usein tilanteita, joissa työn alla oleva tehtävä syystä tai toisesta keskeytyy. Työsuoritusta häiritsevä puhelu tai sähköpostiviesti ovat tavallisia tietotyön keskeytyksiä, jotka vaativat irrottamaan tarkkaavaisuuden tekeillä olevasta asiasta ja siirtämään sen uuteen.

Käsillä olevaan työtehtävään kuulumattomat keskeytykset lisäävät työkuormitusta ja alentavat työn tehokkuutta. Tärkeän tehtävän keskeytys kiristää helposti mielialaa ja aiheuttaa tyytymättömyyttä. Osa keskeytysten kuormittavuudesta liittyy siihen, että keskeytetty asia jää keskeneräisyytensä vuoksi pyörimään mieleen, vaikka huomio pitäisi suunnata uuteen asiaan. Vastaavasti keskeyttänyt asia voi jäädä häiritsemään paluuta kesken jääneen tehtävän jatkamiseen. Keskeytysten haittapuolet tulevat näkyville helpommin, jos samaan yhteyteen kasautuu muita tarkkaavaisuutta heikentäviä tekijöitä, esimerkiksi väsymystä.

Keskeytysten haittaavuutta voidaan tarkastella myös aivojen hermoverkon ominaisuuksien näkökulmasta. Tarkkaavaisuus auttaa vahvistamaan tavoitteenmukaisia hermoverkkoyhteyksiä ja vaimentamaan tehtävän kannalta epäoleellisia yhteyksiä. Ihmisen tiedonkäsittelyn ehkä vähemmän tunnettu tosiasia on se, että yhteen tiettyyn asiakokonaisuuteen suuntautunut aktiivinen tiedonkäsittely aktivoi hermoverkkoja jonkin verran laajemmin kuin mitä työtehtävä vaatisi.

Työtehtävän vaatimien asioiden ohella aktiivisuutta leviää automaattisesti myös merkityksensä puolesta lähellä oleviin tieto- ja käsiteverkkoihin. Muistitutkimuksessa ilmiöstä puhutaan niin sanotun viritysvaikutuksen (priming) nimellä. Pohjimmiltaan tällainen samaan asiayhteyteen liittyvien hermoverkkojen aktivoituminen tehostaa tiedonkäsittelyä. Asioiden hakeminen työmuistin aktiiviseen käsittelyyn toteutuu nopeammin tällaisista "puoliaktiivisuuteen heränneistä" tieto- ja käsiteverkoston osista kuin muista vielä aktivoitumattomista pitkäkestoisen muistin tiedoista.

Työtehtävän vaihto toiseen tehtävään saattaa vaikuttaa ulkoapäin nähtynä yksinkertaiselta: jos työkaveri tulee työhuoneen ovelle kysymään jotain asiaa, tarkkaavaisuus vain siirretään omasta tehtävästä kohti työhuoneen ovella seisovaa kollegaa. Todellisuudessa aivojen tiedonkäsittelyssä tapahtuu tällöin kuitenkin paljon tiedostamattomia tapahtumia hyvin lyhyessä ajassa. Huomion kohteen vaihto voikin olla tarkkaavaisuuden kannalta ongelmallinen: edelliseen asiayhteyteen liittyvien käsitteiden, tietojen ja toimintamallien on vaimennuttava mielessä ja tiedonkäsittelyn on nopeasti siirryttävä toisenlaisten käsitteiden, tietojen ja toimintamallien pariin. Ihminen pystyy suuntaamaan katseensa ja kuuntelunsa nopeasti uuteen kohteeseen, mutta ajatussisältöjen vaihtuminen täysin uusiin asioihin on hitaampaa.

Virheiden riskiä lisää se, että keskeytetty tehtävä ei yleensä täysin unohdu keskeytyksen aikana. Voidaan ajatella, että aivoihin varsin laajasti aktivoituneet tietoverkot säilyttävät jossain määrin aktiivisen tilansa myös keskeytyksen jälkeen. Vaikka keskeytetty tehtävä ei kokonaan katoa mielestä, odottamaton keskeytys kuitenkin herkästi hukkaa mielestä sen ajatuksen kärjen, joka oli aktiivisen ajattelun keskiössä – muistetaan, mitä tehtävää oltiin tekemässä, mutta on hankalampaa palauttaa mieleen, missä kohdassa tehtävää keskeytys tapahtui ja mitä tärkeää oltiin ajattelemassa.

Päätehtävään keskittymistä auttaa se, että työyhteisö pyrkii yhdessä liiallisten tai väärään aikaan sattuvien keskeytysten vähentämiseen. Esimerkiksi työhuoneen ovella jotain kysyvän kollegan asian häiritsevyyttä voi vähentää seuraava rutiini: asiaa ei esitetä heti, vaan ensin tarkistetaan voiko ylipäätään keskeyttää. Vastaavasti voidaan sopia, että palataan asiaan paremmalla ajalla. Työyhteisö voi myös sopia häiriöttömän työn tunneista tai esimerkiksi ovenkahvaan tai työpisteen yhteyteen laitettavasta "älä häiritse" -merkistä.

Jos keskeytys on pakollinen, voi sen haitallista vaikutusta vähentää se, ettei hyppää uuden tehtävän pariin liian nopeasti. Käsillä olevan tehtävän loppuun tai edes sopivaan katkaisukohtaan tekeminen ennen uuden tehtävän aloittamista estää vanhan ja uuden tehtävän ajatussisältöjä sekoittumasta. Kannattaa jatkaa tekeillä olevaa tehtävää luontevaan taukopaikkaan asti. Työtä keskeyttävät puhelut ovat tässä suhteessa haastavia: soittajahan usein tuntuu odottavan, että hänen asiansa priorisoidaan heti. Puhelujen keskittäminen muuhun kuin kaikkein tärkeimpien tehtävien työtunteihin voi auttaa keskeytysten vähentämisessä.

Paluuta kesken jääneen työn ääreen tukee myös se, että ennen käsissä olevan työn jättämistä merkitsee tavalla tai toisella kohdan, jota oli tekemässä. Useimmiten kateisiin joutuvat ne ajatuksen kärjet, joihin ennen keskeytystä pääsi – niiden merkitseminen muistilapulle tehostaa paluuta kesken jääneen työn pariin. Sekaantumista vähentää myös lyhyt tauko ennen uuteen, keskeyttävään, tehtävään ryhtymistä.