Avokonttorin huomiokaapparit

Avokonttoreihin on liitetty monenlaisia toiveita henkilöstön yhteistyöstä ja tuotteliaasta kanssakäymisestä. Sittemmin on selvinnyt, että huonosti suunnitellussa avokonttorissa tai monitoimitiloissa työskentely voi olla kognitiivisesti kuormittavampaa kuin pienemmissä työhuoneissa työskentely. Työntekijöiden on havaittu olevan sitä tyytyväisempiä työympäristöönsä, mitä vähemmän siinä on kuormitusta aiheuttavia häiriötekijöitä. Häiriötekijöillä on vaikutusta myös työssä sattuvien virheiden määrään, keskittymisvaikeuksiin ja väsymiseen.

Avokonttorin häiriötekijöistä keskeisiä ovat kuormitusta lisäävä melu ja huomiota kaappaava puhe sekä muiden työntekijöiden puhelinten tai sähköpostien merkkiäänet. Avokonttoreissa on myös lukuisia keskittymistä häiritseviä näköärsykkeitä, kuten huomiota kaappaavat liikkuvat ihmiset ja muiden tietokonenäytöistä havaittavat kohteet.

Häiriö johtuu pitkälle sinänsä tarpeellisesta orientaatioreagoinnista. Sen varjopuolena on muun tiedonkäsittelyn katkeaminen, kunnes reaktion aiheuttaneen ärsykkeen merkitys selviää. Esimerkiksi puhelimen pirahdus yhdessä avokonttorin työpisteessä aiheuttaa helposti useamman työntekijän tarkkaavaisen toiminnan katkeamisen ja huomion siirtymisen pois omasta työstä. Vaikka puhelimen ääniin on totuttu, soittoäänten epäsäännöllisyys ja etäisyyden vaihtelut riittävät helposti aiheuttamaan työtä katkovia orientaatioreaktioita.

Nykyään käydään keskustelua toimintojen mukaan jakautuvista työtiloista – käytännössä puhutaan siitä, että yksityisyyttä ja tarkempaa keskittymistä vaativille tehtäville pyritään varaamaan omia väliaikaisesti käytettäviä työhuoneita. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää uuden monitoimitilan suunnitteluun tai jo valmiin työtilan työpisteiden muokkaamiseen siten, että häiriötekijät jäävät pieniksi tai ohimeneviksi. Ääntä absorboivilla materiaalivalinnoilla, riittävän korkeilla työpisteitä erottavilla sermeillä ja erilaisten työtehtävien erityispiirteet huomioivalla tilasuunnitelulla voidaan merkittävästi tukea tarkkaavaisuutta ja muuta aivotyössä tarvittavaa inhimillistä tiedonkäsittelyä.

Tällaiset hyvin suunnitellut monitoimitilat voivat parhaimmillaan olla työhyvinvointia ja tuottavuutta lisääviä, mutta niiden toimivuus edellyttää tilaratkaisujen lisäksi työyhteisön sitoutuneisuutta niiden oikeaoppiseen käyttöön ja sovittujen pelisääntöjen noudattamiseen. Kognitiivisen ergonomian tekijät tulisi aina huomioida monitoimitiloja suunniteltaessa.