Uuteen harjaantuminen vaatii aikaa
Työelämässä erilaiset muutokset ovat tavallisia. Muutoksilla haetaan usein tehokkuutta, mutta toisinaan muutokset voivat liittyä esimerkiksi organisaation rakenteessa tai työvälineissä tapahtuviin vaihdoksiin. Toistuvat muutokset voivat laskea työskentelyn tehokkuutta ainakin siksi aikaa, kunnes uudet työvälineet ja toimintatavat ehtivät vakiintua ja automatisoitua. Tavallinen esimerkki on työnteon työläys silloin, kun työpaikalla on toteutettu uuden tietokoneohjelman tai tietojärjestelmän käyttöönotto. Ensimmäisinä viikkoina ja kuukausina uudet työkalut kuormittavat myös alansa eksperttiä ja saattavat saada hänet kokemaan, että työn tehokkuus on laskenut. Kokeneesta ammattilaisesta tulee joksikin aikaa aloittelija, ja oikeastaan kokeneen tilanne on työläämpikin, koska hänen on sekä opittava uutta että poisopittava vanhaa.
Kokeneella ammattilaisella on hyvä käsitteellinen ja tiedollinen ymmärrys työtehtävistä ja omasta osaamisestaan. Hän osaa suunnata tarkkaavaisuutensa tehtävän kannalta olennaisiin asioihin ja ymmärtää nopeasti laajoja asiakokonaisuuksia. Kokenut työntekijä myös osaa ennakoida aloittelijaa paremmin työn eri vaiheissa ilmaantuvia mahdollisia ongelmakohtia. Toimintamallien automatisoituminen vähentää työn kuormittavuutta ja mahdollistaa kokemuksen vakiinnuttamien toimintamallien varmemman toiminnan, vaikka työntekijä olisi jossain määrin väsynyt.
Ihmisen tiedonkäsittelyn normaaleista rajoista kertoo se, että tehokkaiden ja varmatoimisten kognitiivisten toimintamallien kehittyminen tapahtuu hitaasti lukuisten toistojen ja muun harjaantumisen avulla, eikä näin ollen ole omaksuttavissa yksittäisen luentoesityksen tai mallin näyttämisen perusteella. Yhden koulutuspäivän mahdollisuuksia uuden toiminnan omaksumisessa kannattaa verrata ajatukseen siitä, että taitavaksi asiantuntijaksi tai mestariksi kehittyminen vaatii alalla kuin alalla noin 10 000 työtuntia, eli käytännössä noin kymmenen vuoden ajan koulutusta tai kokemuksen tuomaa harjoitusta.
Vaikka luku ei ole tarkka eikä sovi kaikkien työtehtävien oppimiseen, se kertoo kuitenkin pitkän harjoitusajan tarpeellisuudesta asiantuntijaksi kehittymisessä. Yhden päivän koulutus voi lähinnä havainnollistaa oppimisen tarpeen ja kuvata, mitä opittavat asiat ovat. Irrallisten tietojen oppimisen ja muistamisen suhteen voi hieman kärjistäen todeta "ihmisen olevan hidas oppimiaan, mutta nopea unohtamaan". Irralliset asiat joita emme tarvitse tai käytä, unohtuvat nopeasti – kun taas uuden oppiminen vaatii lähes aina toistoa ja kertaamista. Lisäksi harjaantuminen uusien toimintatapojen osaajaksi vaatii paljon aikaa vanhojen toimintatapojen poisoppimiseen ja uusia toimintatapoja automatisoivaan kertailuun.
Automaattisiksi harjaantuneet toimintamallit, työtaidot ja tekotavat, ovat luonteeltaan tietoisuudelta kätkettyjä (implisiittisiä). Osaamme toimia vaikka toteutukseen ei yleensä tarvitse juurikaan kiinnittää tietoista huomiota. Toimintamallien merkitystä kuvaa esimerkki, jossa pitkään samassa paikassa ollut työhuone on vaihtunut saman rakennuksen toiseen osaan. Tällaisessa tilanteessa sattuu helposti, että työntekijä, esimerkiksi lounastauolta tullessaan, kulkee ajatuksissaan vanhalle huoneelle johtavaa reittiä.
Vakiintuneet toimintamallit tehostavat toimintaamme hyödyllisellä tavalla, kun tilanteet ja muut asiat pysyvät samanlaisina. Rutiinien heikkona puolena on kuitenkin se, että ne altistavat inhimillisille virheille muuttuvissa tilanteissa. Etenkin kiireisissä tai muuten vaativissa työtilanteissa voi sattua inhimillisiä virheitä, kun vanha, automatisoituneempi kognitiivinen toimintamalli lyö läpi ja käynnistyy. Työtehtävien tai tapojen muuttuessa kokenutkin työntekijä tarvitsee tarpeeksi harjoitusaikaa ja koulutusta, jotta toimintamallit ja käsitteellinen osaaminen ehtivät harjaantua uudelleen tehokkaiksi.
Riittävän harjoitusajan lisäksi on tärkeää kouluttaa ymmärtämään uusien toimintatapojen tavoitteita ja konkreettisia eroja uuden ja vanhan toimintatavan välillä. Urheilupsykologian ja taitojen omaksumista tarkastelevan oppimisen psykologian piirissä kehittynyt, osaltaan toiminnanohjaukseen liittyvää metakognitiota hyödyntävä "Old way – New Way" -tekniikka voi varmentaa uusien toimintamallien omaksumista. Keskeinen merkitys on monipuolisella palautteella ja uuden ja vanhan erojen tietoisella tarkastelulla.
Tietotyössä järjestelmien ja ohjelmistojen jatkuva kehittyminen voi tapahtua irrallaan työn varsinaisesta sisällöstä ja osaamisesta, koska useinkaan se ei liity työn varsinaiseen sisältöön. Varsinaiselle työn osaamiselle toissijaisten, irrallisten, asioiden oppiminen ei useinkaan ole kokeneelle sen helpompaa kuin vasta-alkajalle. Sananlaskua mukaillen voi sanoa, että monelle työntekijälle vanha tekstinkäsittelyohjelma on parempi kuin pussillinen uusia. Ainakin ikääntyneille työntekijöille kannattaa varata hieman nuorempia enemmän aikaa esimerkiksi uuden ATK-järjestelmän käytön sisäistämiseen.
Moni työntekijä toivoo mielessään, että työvälineitä tai työssä tarvittavaa tietokoneohjelmaa ei uusittaisi liian usein, jotta jäisi aikaa työntekoa helpottavien rutiinien muodostumiselle. Harjoitteluvaihe tuntuu sitä rasittavammalta, mitä kovempia ovat odotukset työn tehokkuuden paranemisesta. Vaikka yleisesti ottaen selvä enemmistö tietotyötä tekevistä henkilöistä kokee tietotekniikan helpottavan ja nopeuttavan työntekoa, koetaan näissä asioissa edelleen myös paljon kehittämisen tarvetta.
Vuonna 2014 päättyneessä FlowIT-tutkimuksessa lähes puolet tietotyötä tekevistä henkilöistä koki, että tietojärjestelmien yhdenmukaistamisella ja käytettävyyden huomioinnilla voitaisiin tehostaa paljon työn sujuvuutta. Toisaalta tietotyöhön liittyvät "informaatioähky" sekä järjestelmien ja laitteiden toimimattomuus olivat hyvin yleisiä. Noin kolme neljästä vastaajasta käytti päivittäin useampia järjestelmiä ja joutui vaihtamaan niitä kesken tehtävän. Tietojärjestelmien viikoittainen väärä tai odottamaton toiminta oli tuttua noin puolelle työntekijöistä
Työn tekijöiden kokemusten, ehdotusten ja mielipiteiden kuuleminen on tärkeää työvälineiden tai muun laajasti vaikuttavan muutoksen suunnittelussa. Muutokseen sitoutumista voi auttaa se, että keskustellaan, mitä työvälineissä ja työtavoissa oikeastaan kannattaa muuttaa ja mitä taas säilyttää.