Puheeksiottoon valmistautuminen

Puheeksiottokeskusteluun on valmistauduttava hyvin. Molemmille osapuolille hyvä ajankohta sovitaan yhdessä etukäteen. Ennen tapaamista esimies selventää itselleen, mitkä ovat ne konkreettiset asiat, joiden vuoksi keskustellaan, ja mihin keskustelulla pyritään. Joskus on hyödyllistä miettiä kirjallisesti, mitä haluaa sanoa ja miten sen saisi parhaiten ilmaistua.

Työntekijää kohdellaan aina kunnioittavasti. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että vältetään lopullisen mielipiteen muodostamista ennen keskustelua, kuunnellaan työntekijän näkemystä asiasta ja kysytään työntekijän ehdotuksia ja toiveita etenemisen suhteen. Omaa käsitystä pitää olla valmis muuttamaan, jos lisätietoa ilmaantuu. On hyvä antaa työntekijän puhua enemmän kuin itse puhuu. Esimiestä auttaa työn tavoitteiden ajattelu: puheeksioton ja asian selvittelyn tavoite on varmistaa töiden sujuminen jatkossa.

Asian käsitteleminen neutraalisti on vaikeaa, jos tilanne koetaan epätasa-arvoiseksi tai epäoikeudenmukaiseksi. Keskustelijoiden avoin, myönteinen ja ratkaisuun pyrkivä asenne viestii molemminpuolisesta arvostuksesta. On hyvä suhtautua keskusteluun siten, että siinä ollaan yhdessä hakemassa ratkaisua sitä vaativaan tilanteeseen.