Ajan hallinta ja johtaminen
Kiire ei lisäänny pelkästään työelämässä vaan myös työn ulkopuolella yksityiselämässä. Näin kertovat monet tutkimukset. Kiire on varmasti ihan oikeastikin lisääntynyt, mutta usein kiireen tunnun takana löytyy myös asenteita ja suhtautumistapoja, joiden perusteella ihminen, joka ei nykyään tunne kiirettä, on jopa laiska tai vähemmän tärkeä. Miten aikaa hallitaan ja voiko sitä yleensä hallita.. Aiheesta on vuosia järjestetty koulutustilaisuuksia, jopa seminaareja. Lääkkeeksi esitetään usein priorisointia tai asioitten asettamista tärkeysjärjestykseen. Kuka sen tekee, henkilö itse, työtoverit, virkamiehet vai mahdolliset asiakkaat. Onko kyse lainkaan ajanhallinnasta vai ajan "hallitsijan" hyvinvoinnista, itsetunnosta, itsensä ja rajojensa tuntemisesta ja tyytyväisyydestä omaan elämäänsä. Vai onko kyse onnellisuuden ja mielihyvän hakemisesta. Toki on tärkeää jos voi oppia löytämään lisää tehokasta aikaa ja keinoja hoitamaan välttämättömät ja ensisijaiset asiat, jolloin jää myös aikaa nauttia työstä ja elämästä yleensä. Ajanhallinta onkin ehkä tilanteen ja oman elämän hallintaa. Esimiesasemassa tai johtavassa asemassa olevilla esiintyy vähiten uupumista silloin kun johtajat pystyvät kuuntelemaan ja kommunikoimaan alaistensa kanssa myös tunteiden tasolla ja tekemään niiden perusteella ratkaisuja.
Kävin haastattelemassa Elisan henkilöstöjohtaja Risto Rinta-Mäntyä aiheesta, miten johtaja huolehtii ajanhallinnastaan. Risto Rinta-Mänty toimi aiemmin pitkään Helsingin Puhelinyhdistyksen, sittemmin Elisan johtavana työterveyslääkärinä ja näki vastaanotollaan myös johtajien ja esimiesten kykyä tai kykenemättömyyttä ajanhallinnassaan ja osin hallinnan puutteesta koituvia seurauksia. Mikä oli oppi muiden kokemuksista vai pitääkö oppia oman kantapään kautta?
Mihin aika kuluu
Kaaoksesta kaaokseen", tuli haastateltavalta leikkisästi ensimmäiseen kysymykseeni mihin suurin osa työajasta päivän aikana kuluu. Tosiasiassa erilaiset kokoukset ja neuvotteluissa istumiset vievät eniten aikaa. Mutta sellaistahan tämä työ pitkälti on, jossa toistuvat säännölliset eri asioihin liittyvät kokoukset osa viikottain, osa hieman harvemmin. Esimerkkeinä eri tason johtoryhmät, eläkesäätiön hallitus ja erilaiset työryhmät. Lisäksi tulevat säännölliset palaverit oman tiimin kanssa. Tapaamisten välissä ryhmien jäsenet pitävät yhteyttä puhelimen ja sähköpostin avulla asioitten eteenpäin viemiseksi, etenkin tilanteissa, joissa ei ole aikaa odottaa seuraavaa sovittua tapaamista. Varsinkin vuonna 2001 Elisa eli suuria muutoksia, jotka vaikuttivat myös Risto Rinta-Männyn ajankäyttöön ja työtapoihin.
Ahdistusten ja pelkojen helpottaminen
Suurin tuska on, että kun kokoukset vievät niin suuren osan ajasta, ei kiertelyyn työpaikoilla ja ihmisten kanssa jutteluun jää riittävästi aikaa. Risto on pahoillaan tästä senkin vuoksi, että ehkä lääkärin ammattitaustasta hänen kohdalleen lankeaa myös herkemmin "sielunhoitajan" rooli. Ristolle ehkä kerrotaan helpommin kuin muille johtajille vaikeista elämäntilanteista. Koskivat ne sitten työtä tai kertojan yksityiselämää. Johon hän heti jatkaa, ettei kerrottu voi tai saa vaikuttaa asioihin kun sama henkilö on vaikka eri mieltä ratkaisuista jossakin työhön liittyvässä palaverissa paria päivää myöhemmin.
Tämä Riston kuvaama johtajan tehtäväkenttä on tärkeä ja luo osaltaan edellytyksiä tehokkaaseen ja palkitsevaan työskentelyyn. Johtaminen itsessään on pitkälti erilaisten pelkojen ja ahdistusten helpottamista työyhteisössä. Joku on joskus sattuvasti kutsunut työyhteisöjä eräänlaisiksi tiedon, tunteiden ja tahtojen viidakoiksi.
Organisaation hyvinvointi ja johtajan ajanhallinta
Johtaja pystyy aiankin teoriassa pitkälti säätelemään omaa ajankäyttöään, osittain myös myös jakamaan tehtäviään. Miten johtajan kyky hallita omaa ajankäyttöään vaikuttaa organisaation ja omaan hyvinvointiin? - mitä voi tehdä oman ajankäytön ja oman hyvinvoinnin eteen. Tätä haastateltava piti tärkeänä kysymyksenä. Niissäkin tilanteissa, joissa johtaja ei hallitse täysin omaa ajankäyttöään ja uhkaa polttaa itsensä loppuun pitäisi pystyä huolehtimaan alaisistaan. Muistaa, että ihmiset ovat rajallisia olentoja jotka tarvitsevat palautumisvaiheita ja lepoa jaksaakseen pitemmälläkin aikavälillä. Tehtävien delegoinnissa, sinällään hyvässä asiassa on oivallettava myös toinen puoli. Eli kuinka paljon toisia voi työllistää uusia tehtäviä ja vastuita antamalla ilman että heidän hyvinvoinnin rajat tulevat vastaan. Organisaation hyvinvointi ratkaisee myös pitkälle sen miten asiat siellä lopulta hoituvat. Miten tehokkaasti ja taloudellisesti se tekee asiat, jotka sillä on tehtävänään. On tärkeää että asioitten vetäjä keskittyy oikeisiin asioihin oikealla ajalla. Tosiasia on, että voidaan tehdä myös hirveän paljon ja hirveän vääriä asioita. Yksi esimerkki tästä on juokseminen aina niinsanottujen viimeisten käskyjen perässä. Eli johtajan hyvällä ajan- ja asioitten hallinnalla jäävät uupumatta sekä johtajat että alaiset.
Luonne-erojen tai johtamistyylien vaikutus johtajan ajankäyttöön
Johtamisessa oman narsismin tunnistamisesta on iso hyöty. Pitääkö kaikki asiat ja langat pitää omissa käsissään. Osaako jakaa asioita, voiko muihin ihmisiin luottaa. Millaisia ajatuksia tämä synnyttää.
Rinta-Männyn mukaan tässä on varmaan jokaisella oppimista ja nöyrtymistä. Inhimillistä on että uuden ja mielenkiintoisen asian ottaa itselleen hoidettavaksi. Aikansa sitä haudutettuaan tajuaakin, ettei pysty tai osaa hoitaa sitä loppuun. Silloin sen saakin joskus viime hetkellä hoidettavakseen "huomiseen mennnessä" henkilö, joka alunperin oli paras asiantuntija. Aikaa hänellä ei juuri sitten olekaan ja jos asian eteenpäinmeno viivästyy, syynkin saattaa saada vallan väärä henkilö. Oman erinomaisuuden ja pätevyyden kierteestä voi tulla myös ongelma, koska silloin on aina kiinni ja aina on kiire. Siinä ylirasittaa sekä ja usein häiritsee myös muiden työtä ja ajankäyttöä. Sinänsä johtajan uupumisessa on monesti taustalla myös yksityiselämän ongelmia. Mukaan lukien päihteiden käyttöä ja patologista narsismia.
Johtamisen aatteet ovat muuttunut. Autoritäärisestä tavoite- tai tulosjohtamiseen, tilannejohtamiseen sekä kannustavaan johtamiseen muiden muassa. Pohdimme hetken miten nämä vaikuttavat johtajan ajanhallintaan. Alkuun johtamiskäytännön muuttaminen, joka edellyttää sekä sitoutumista yrityksen tavoitteisiin kuin sen henkilöstöön aiheuttaa enemmän kiireen tuntua kuin vetäytyminen oman auktoriteettiaseman taakse tai peräti panemalla asiat muiden syyksi. Etenkin kun mukaan kuuluu myös uskallus puhua asioista sekä myöntää omia virheitään. Lopulta kannustava tai osallistava johtaminen vähentää valvonnan tarvetta ja säästää esimiehen aikaa tärkeämpiin asioihin eli edellytysten luomiseen työnteolle ja sitä estävien häiritsevien tekijöiden minimoimista.
Miten tietotulvaa hallitaan
Jos mennään sitten ihan konkreettisiin ajanhallinnan kysymyksiin. Erään suuryrityksen toimitusjohtaja kertoi kerran, että hänelle tulee viikottain luettavaksi noin 2000 sivua erilaista tekstiä, josta pitäisi kaivaa esiin myös ne asiat, jotka pitää viestittää eteenpäin organisaatiolle. Yrityksessä, jossa työntekijät kuten useimmissa yrityksissä kokevat, että tietoa pantataan tai sitä jaetaan liian vähän. Saat varmaan paljon postia, sähköpostia ja tavallista, markkinointikirjeitä, työnhakemuksia sekä muita viestejä sekä yrityksesi sisältä että sen ulkopuolelta. Miten nämä asiat hoituvat.
Kirjeistä Risto kertoo katsovansa ainakin otsikon ja lähettäjän, jonka jälkeen siihen ei useimmiten enää palata. Etenkin erilainen markkinointi- ja mainosposti päätyy pöydän alla olevaan keräyslaatikkoon. Toki tuote-esitteitä, koulutuskutsuja ja työhakemuksia hän laittaa myös eteenpäin henkilöille, joiden hän arvelee voivan kiinnostua asiasta. "Vaikka he todennäköisesti saavat samat kirjeet itsekin". Suoria työhakemuksia henkilöstöjohtajalle tulee melko vähän, mutta niihin pyritään aina vastaamaan edes muutamalla rivillä, että hakemus on toimitettu työhönottoon ja että henkilöön otetaan yhteyttä mikäli haetunlaisia työpaikkoja tulee avoimeksi.
Risto Rinta-Mänty kertoo Talouselämä-lehdessä olleesta Jussi T. Kosken haastattelusta, jossa tämän käytti käsitettä sähköpostitulva. Sähköposti on äärettömän tärkeä ja välttämätön työväline. Osittain muuttunut myös riesaksi, jonka käyttöön kuluu päivässä vähintään 1-2 tuntia aikaa, jota kukaan ei pysty erikseen varaamaan kalenteriinsa. Sähköpostiin liittyy osana sähköinen kalenteri sekä kämmentietokone, jonka tiedot ja sovitut tapaamiset Ristokin pyrkii päivittämään sähköiseen kalenteriinsa. Jos kalenterit eivät täsmää pyrkivät ihmiset tunkemaan palaveriaikoja ja muita tapaamisia tyhjiksi havaitsemiinsa koloihin.
Näissä tilanteissa hyvä sihteeri on korvaamaton apu. Riston sihteeri on Kati Tamminen, jonka kanssa hän on tehnyt yhteistyötä jo puolitoista vuotta. Ilman Kati tammista ei asioista tulisi mitään, etenkin tilanteissa, joissa ei itse voisi sanoa ei, Risto naurahtaa. Sihteerin kanssa on vähintään kahdesti viikossa yhteinen neuvonpito, jossa täsmätään kalenterit ja pohditaan pitkälti yhdessä Rinta-Männyn ajankäytön priorisointia eteenpäin.
Risto palaa vielä sähköpostiasiaan ja sanoo, että sähköpostiin voi myös addiktoitua. Kotonakin pitää joskus keskittyä, ettei mene vähän väliä päätteelle katsomaan olisiko tullut postia. Hän kertoo sveitsiläisestä yhteistyökumppanista, jolle oli säännönmukaisesti alkanut vastata ja panna viestejä lauantai-iltaisin: "Do you allways work on weekends". Pani kieltämättä ajattelemaan. Kysymykseen pitäisikö sihteerin valita tai suodattaa sähköpostit Risto jää miettimään ja toteaa sitten, että jotain mielenkiintoista ja kiinnostavaa voisi jäädä lukematta. Sähköpostiasioita voi useimmiten hauduttaa pari päivää. Eihän kännykkäänkään tarvitse aina vastata. Edellenkin monella on käsitys, että ihminen, joka lähestyy jonkin teknisen apuvälineen kanssa on tärkeämpi tai kiireisempi kuin , jonka asiaa hoidat paikanpäällä .
Työterveyslääkäri ja ajanhallinta
Saatuasi etäisyyttä henkilöstöjohtajana työterveyshuoltoon oletetaan, että palaisit työterveyslääkärin tehtäviin. Miten suunnittelisit tai järjestäisit ajankäyttösi toisin kuin ennen. Nykyinen asema työterveyshuollon ulkopuolella on vahvistanut Risto Rinta-ännyn käsitystä, että työterveyshuollon tulisi panostaa enemmän ennaltaehkäisevään toimintaan. Sen jälkeen hän kertoo välillä kaipaavansa vanhoja aikoja. Silloin tuli kuitenkin parhaimmillaan palautetta ja onnistumisen tunnetta 3-4x tunnissa miettii Risto entistä lääkärin työtään. Risto painottaa, että työterveyshuollon aikaa tulisi käyttää enemmän maksavan asiakkaan eli yrityksen tai organisaation kuunteluun. "Jos yritys haluaa vain nopeita vastaanottopalveluita, sen kanssa ei ole keskusteltu riittävästi". Toisaalta työterveyshuollon heittäytyminen mukaan kaikkin asioihin ei ole kenenkään kannalta järkevää.
Omaa vapaa-aika
Risto kertoo harrastavansa sauvakävelyä ja kesäisin myös rullaluistelua. Rullaluistimet kulkevat myös helposti matkatavaroiden mukana lomamatkoille, joissa tulee päivittäin oltua "pyörien päällä" 10-15 kilometria päivittäin. Lomat Risto sanoo pyrkivänsä pitämään mahdollisimman normaalisti. – tosin osa aina jää pitämättä. Etenkin itsekin vähitellen ikääntyessä pitää muistaa, että palautumisajat tehokasta työntekoa ajatellen ovat kaikille tarpeen. Lisäksi Risto sanoo yhden kaverinsa sanoneen "että pitää jättää varastoon ainakin yksi lomapäivä, jota voi silloin tällöin pitää"
Omaa aikaa, tai ehkä myös osittain työaikaa, on myös päivittäinen kahden tunnin junamatka Riihimäeltä Helsingin korkeavuorenkadulla sijaitsevaan Elisan pääkonttoriin ja takaisin. Sen Risto käyttää yleensä postissa tulleiden kirjeiden ja lehtien lukemiseen. Ei tosin juurikaan lääketieteellisten julkaisujen, joita Risto ei valitettavasti juuri muutenkaan ehdi enää lukea kuin harvoin. Toisaalta se on myös tietoinen päätös, koska aika ei riitä kaikkeen.
Perjantai-iltapäivisin Risto pyrkii lähtemään töistä viimeistään klo 15-16 aikaan, kun arki-iltaisin päivät venyvät säännönmukaisesti ainakin klo 18-19:sta. Perjantai-ilta onkin yleensä varattu kaupassakäynnille, siivoukseen ja muihin kotiasioihin. Loppuilta saattaa kulua proosallisesti television ääressä rentoutuen. Muutenkin viikonloppu on lepoa energian keräämistä varten.
Viikonlopputyö, tosin yleensä vasta sunnuntai-iltapäivästä lähtien vie etäpäätteelle sähköposteja lukemaan. Johtoryhmäkokoukset painottuvat maanantai-aamuihin, joka tarkoittaa niihin valmistautumista sunnuntaina. Osasyyksi sunnuntaityön aiheuttamaan pieneen syyllisyydentunteeseen Risto arvelee äidin puolen suvusta löytyvän pappistyön perinteen ja sitä kautta saadun vahvan kristillisen peruskasvatukseen. Toteamme yhdessä, että papithan ne vasta perinteisesti ovatkin tehneet pyhätöitä, valmistaneet ja pitäneet saarnoja.