Tietojärjestelmien rooli ja käyttöönotto terveydenhuollossa

Kirjoituksessa tarkastellaan tietojärjestelmien roolia ja käyttöönottoa terveydenhuollon palveluyksiköissä, etenkin toiminnan strategisesta näkökulmasta. Tarkastelu tapahtuu terveydenhuollon yleisellä tasolla, mutta se antaa vahvan taustan tietojärjestelmien integrointiin myös työterveyshuollossa.

Terveydenhuolto on ollut voimakkaassa murrostilassa koko 90-luvun, ja 2000-luvun alkaessa muutos on kiihtyvä. Terveydenhuollon kentässä havaitaan erilaisia kehityslinjoja. Julkisen puolen palvelujärjestelmässä nähdään kriisin merkkejä, toisaalta yksityinen sektori on vahvassa kasvussa kuten myös työterveyshuoltoyksiköiden toiminta. Terveydenhuollon haasteet ja toimintaympäristö muuttuvat. Eri toimijoiden tulee kyetä löytämään ratkaisuja toiminnassaan, joilla vastata tulevaisuuden kysyntään ja haasteisiin. Tässä kokonaisuudessa tietojärjestelmien optimaalinen hyödyntäminen on tärkeä keino.

Tietojärjestelmiä hankittaessa ja integroitaessa osaksi palveluyksikön toimintaa on hyvä suunnittelu ja valmistelutyö sen perusta. Tietotekniikan hankkiminen sinällään ei ole oleellista, vaan paneutuminen toimintatapoihin, ja niiden muuttaminen entistä tehokkaammiksi ja asiakkaan kannalta paremmiksi. Suunnittelu- ja valmistelutyöhön liittyy hankesuunnittelun lisäksi lukuisa määrä organisaation omaan toimintaan liittyviä tekijöitä. Näistä tärkeimpiä ovat henkilökunnan, johdon ja omistajien sitoutuminen merkittävään kehittämishankkeeseen ja muutosprosessiin. Tärkein asia ei ole tekninen hanketoteutus, vaan toimintaprosessien uudelleen organisointi tietojärjestelmiä integroimalla palveluyksikön toimintaan. Hankintavaihe on terveydenhuollon palveluyksikössä monimutkainen prosessi, ATK-järjestelmien kyseessä ollessa se ei ole pelkkää tavaran ostamista. Tietojärjestelmähankkeessa oleellista on kumppanuus eri yhteistyötahojen kanssa. Tavoitteena on löytää mahdollisimman hyvä ja toimiva tietojärjestelmäratkaisu palvelutoimintaa parantamaan. Toimintaprosessien uudistaminen on kaikkein vaikeinta. Tämä edellyttää toiminnan analysointia. Prosesseissa yhteisenä nimittäjänä on asiakas niin palveluntuottajan sisällä eri toimintayksiköissä kuin eri palveluntuottajien välillä.

Johtaminen on tärkeätä tietojärjestelmien toteutuksessa nivoa osaksi palveluyksikön toimintaa. Henkilöstöjohtaminen on keskeisellä sijalla koulutettaessa ja valmennettaessa henkilökuntaa uusiin toimintatapoihin. Tämä edellyttää sitoutumista ja sitouttamista. Toimintaprosesseja uudistettaessa törmätään toimintakulttuuriin, joka mukautuu hitaasti.

Tunnistettavat seikat

Terveydenhuollolla, mukaan lukien työterveyshuolto, on merkittävät haasteet edessään. Palveluiden kysyntä kasvaa kaiken aikaa huolimatta siitä, että väestön keskimääräinen terveydentila on aikaisempaa parempi. Lisääntyvään kysyntään on monia tekijöitä. Yleisesti tarkasteltuna yksi on väestön ikääntyminen, mutta se ei sittenkään ole ehkä merkittävin tekijä. Uudet hoitomahdollisuudet ovat tärkeitä ja kustannuksia lisääviä kysyntätekijöitä. Tieteen ja tekniikan kehityksen myötä mahdollisuudet vain kasvavat.

Tavat palveluiden käyttötottumuksissa ovat lähivuosien aikana muuttuneet voimakkaasti. Tämä näkyy terveydenhuollon kaikilla alueilla. Asiakkaat ovat entistä tietoisempia ja vaativampia. Työterveyshuollossa tämä koskee niin työntekijöitä kuin yrityksiä.

Nykyinen kehitys yhteiskunnassa ja työelämässä painottaa tuottavuutta, mikä asettaa vaatimuksia ihmisten toimintakyvylle. Voidaan jopa puhua toiminta- ja työkyvyn maksimoimisesta.

On monia muita tekijöitä, jotka lisäävät palvelukysyntää. Yhteiskunnassa näkyvät trendit ja jopa muoti-ilmiöt heijastuvat kysynnässä. Samaan aikaan tulee esille uudenlaisia kansantauteja. Nämä eivät ole enää pelkästään rappeutuma- ja elintapasairauksia, vaan niitä voidaan nimittää sosiaalisairauksiksi, jotka johtuvat päihteiden ja lääkkeiden väärinkäytöstä, väkivaltaisuuksista ja erilaisista mielenterveyden häiriöistä. Kysynnän kasvu lisää kustannuksia terveydenhuollossa. Tuottavuuden parantaminen ei yksin riitä tässä tilanteessa. Tähän liittyvä kustannuskriisi näkyy etenkin julkisessa terveydenhuollossa.

Julkisen terveydenhuollon palvelujärjestelmä on osittain kriisissä. Se näkyy palveluiden saamisessa, kustannuksissa ja henkilökunnan rekrytoinnissa. Samaan aikaan yksityinen sektori vahvistuu. Yksityisen sektorin vahvistuessa kilpailu sen sisällä kiristyy. Työterveyshuollon toimintaympäristössä tapahtuu samoja muutoksia. Kilpailu kovenee.

Terveydenhuollolla on selkeä hi-tech luonne. Terveydenhuollossa tiede ja tekniikka menevät nopeasti eteenpäin ja niiden tuomia mahdollisuuksia sovelletaan palvelutuotantoon. Tämä näkyy uusina mahdollisuuksina diagnostiikassa, sairauksien hoidossa ja kuntoutuksessa. Tämän myötä syntyy erityisosaamista, joka johtaa osittain palvelutoiminnan sirpaloitumiseen.

Tiedon ja tietämyksen lisääntyessä osaamisen hallinnan merkitys kasvaa. Tähän liittyy yksittäisten työntekijöiden henkilökohtainen kompetenssi, ja toisaalta niiden jalostuminen työyhteisön osaamisen hallinnaksi. Tämä yhdistyy kykyyn käsitellä, hallita ja jalostaa tietoa asiakkaiden hyväksi. Osaamispääomaa lisäävät hyvä ammattilaiset, joista tänä päivänä käydään kilpailua. Voidaan puhua osaajien markkinoista.

Asiakaslähtöisyydestä ja asiakaskeskeisyydestä on viime vuosina keskusteltu yleisesti myös terveydenhuollossa. Asiakkaan merkitys korostuu kaiken aikaa. Tämä on ollut merkittävä haaste terveydenhuollossa. Terveydenhuollon palveluyksiköt eivät ole itseisarvoja, vaan niiden olemassaolo riippuu kysynnästä ja asiakkaiden tyytyväisyydestä.

Asiakaslähtöisyys ja asiakaskeskeisyys jäävät usein kuitenkin keskustelun tasolle. Mieluummin voitaisiin puhua asiakkuudesta, joka tarkoittaa asian sisäistämistä kaikissa toiminnoissa.

Asiakkuudenhallinta on laajempi asia kuin hyvä asiakkaan palvelu. Esimerkiksi työterveyshuoltoyksikön osalta asiakkuuden piiriin kuuluvat asiakasyritykset, niiden työntekijät ja palvelutoimintaan lisäarvoa tuottavat sidosryhmät.

Terveydenhuollolle ominaista

Tieto ja tietämys ovat terveydenhuollon toiminnassa keskeisiä. Voidaan sanoa, että terveydenhuolto on tietointensiivinen toimiala. Asiakkaan saama palvelu muodostuu useimmiten osaamisesta ja tiedosta. Tieto on terveydenhuollon organisaation ja myös työterveyshuollon tärkein tuotannontekijä. Henkilöstö on se voimavara, joka hyödyntää tietoa asiakkaan saamaksi palveluksi. Terveydenhuollossa asiakkaan saama palvelu muodostuu usein osatekijöistä. Samaan asiaan liittyen potilas käyttää esim. lääkärin, terveydenhoitajan, laboratorion ja kuvantamisen palveluita. Tässä palveluprosessissa yhteisenä nimittäjänä on asiakas ja hänen asiaansa liittyvä tieto.

Terveydenhuollossa tietoa hankitaan, käsitellään ja jalostetaan monissa eri vaiheissa ja monissa eri muodoissa. Tietojen käsittelyyn sitoutuu suuri kustannus, mutta se jää useimmiten piiloon. Tietojen käsittelyyn liittyviä kustannuksia ei mietitä eikä analysoida sen tarkemmin. Niihin sitoutuu kuitenkin ylimääräistä resurssia, joka voitaisiin kanavoida paremmalla prosessien hallinnalla ja tietojenkäsittelyllä vuorovaikutteiseen asiakaspalveluun.

Strateginen suunnittelu

Terveydenhuollon palveluyksikön menestymiseen vaikuttaa merkittävästi se, miten tehokkaasti palveluyksikön sisäisiä ja ulkoisia tietovarantoja kyetään hyödyntämään. Terveydenhuollon toiminta perustuu tietoon, ja tietoa jalostetaan asiakkaiden saamaksi palveluksi. Tietointensiivisellä terveydenhuollon toimialalla tietämyksen ja tietoprosessien hallinta asettavat erityisiä haasteita.

Tietämyksen ja tietoprosessien hallinta on laaja strateginen kysymys, joka sisältää pohdintoja siitä, mitä tietoja eri toimijat ja toimijaryhmät tarvitsevat sekä ratkaisut siihen, miten tieto saadaan parhaalla tavalla käyttöön, miten tietohallinto organisoidaan, miten sitä kehitetään ja millaisia tietojärjestelmiä ja laitteita hankitaan ja käytetään. Tiedon ja tietämyksen hallintaa ei tule nähdä vain informaatioteknologian soveltamisena, vaan tietoprosessien organisointina ja parantamisena niin, että ydintoimintojen laatu sitä kautta paranee.

Kun tunnistamme terveydenhuollolle ominaiset seikat ja sen tietointensiivisen luonteen, voimme tulla johtopäätökseen, että tietojärjestelmät ovat yksi tärkeimmistä keinoista lisätä palveluyksikön toiminnan tehokkuutta ja tuottavuutta. Organisaation toiminnan ja johtamisen näkökulmasta se on selkeä strateginen valinta. Tavoitteena tulee olla kattava, operatiivista toimintaa tukeva tietojärjestelmä, joka ulottuu verkostomaisesti yhteistyökumppaneihin.

Tietojärjestelmähankkeen suunnittelua ja toteutusprosessia voidaan lähestyä neljän kysymyksen näkökulmasta:

• Minne haluamme mennä? Tähän vastaa organisaation strategia.
• Miten toimimme? Tähän suunnan ja toimenpiteet antavat strategiaan perustuvat tukistrategiat kuten IT-strategia.
• Miten pääsemme sinne? Tämä edellyttää muutosohjelmaa, jossa on useampia kokonaisuuksia. Nämä voidaan koota henkilöstön osaamisen kehittämiseen, toimintaprosessien kehittämiseen ja järjestelmäkehitykseen. Näiden pohjalta luodaan toteutus.

Jotta voidaan varmistua siitä, että toteutetut ratkaisut ovat oikeita, tulee vastata vielä kysymykseen:

• Miten mittaamme haluamamme hyödyt? Tämä edellyttää toimintaprosesseissa tapahtuvien muutosten tunnistamista ja niiden mittausta.

Tietojärjestelmien integrointi palvelutuotantoon edellyttää johdon sitoutumista asiaan. Johdon tulee ymmärtää ja tunnistaa edellä mainitut neljä IT-johtamisen pääprosessia. Johdon tehtävänä on varmistaa, että organisaatiossa henkilöstö ymmärtää IT-strategian toteuttamisen edellyttämät toimintamallit ja prosessit.

Tavoitteet

Tavoitteiden tulee olla selkeät tietojärjestelmähanketta suunniteltaessa ja toteutettaessa. Tavoitteita asetettaessa tulee tunnistaa haasteet ja toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset. Yleisellä tasolla voidaan todeta muutama selkeä tavoite.

Kilpailun kiristyessä ja kustannusten hallinnassa tuottavuuden parantaminen on tärkeä lähtökohta. Tuottavuuden parantamisen taustalla on palveluprosessien virtaviivaistaminen. Tämä heijastuu myös asiakkaiden palveluun käyttämään kokonaisaikaan, jolloin voidaan vähentää asiakkaiden palveluun käyttämiä vaihdantakustannuksia. Työterveyshuollon näkökulmasta tällä on merkitystä niin henkilöasiakkaiden kuin asiakasyritysten kannalta. Tavoitteena on hoidon laadun parantaminen. Tämä ei koske pelkästään palvelua vastaanottohetkellä, vaan näkyy asiakkaan saamassa kokonaispalvelussa ottaen huomioon koko palveluprosessi. Kuten edellä aikaisemmin on todettu, sitoutuu terveydenhuollon palveluyksiköissä runsaasti resursseja tietojen käsittelyyn. Tavoitteena tulisi olla mahdollisuus vapauttaa henkilökuntaa tietojenkäsittelyyn liittyvästä välillisestä työstä välittömään vuorovaikutteiseen asiakastyöhön. Tavoitteena on palveluyksikön liiketoimintaa tukeva tietojärjestelmäkokonaisuus, joka näkyy asiakaspalvelussa ja kilpailukyvyssä.

Hyödyt

Tietotekniikkaa ja sen sovelluksia on hyödynnetty terveydenhuollossa jo pitkään tutkimuksessa, diagnostiikassa ja potilaan hoitoon liittyvissä toimenpiteissä. Tietotekniikan soveltaminen on mahdollistanut osaltaan nykyaikaisen lääketieteen kehittymisen. Tietotekniset ratkaisut tuovat mukanaan koko ajan uusia mahdollisuuksia potilaan hoitoon.

Tietojärjestelmiä palveluyksikön operatiivisen toiminnan tukena ja mahdollistajana on hyödynnetty vähemmän. Potilas- ja asiakastyössä toiminta perustuu edelleen osittain manuaalisiin tietojärjestelmiin. Sähköisten tietojärjestelmien käyttöön siirtyminen antaa aivan uusia mahdollisuuksia toimintayksikön sisällä, ja verkottumisen myötä hyödyt tulevat entistä paremmin palveluyksiköiden ja niiden asiakkaiden käyttöön.

Sähköisiin tietojärjestelmiin siirryttäessä saadaan parempi hyöty esim. potilaan sairauskertomustietojen käytettävyydessä. Potilaan tiedot ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tämä parantaa palveluprosessien sujuvuutta, säästää potilaan palveluun käyttämää aikaa ja edesauttaa henkilökunnan parempaa päätöksentekoa potilaan hoidossa. Yksilön kohdalla voimme tarkastella terveys- ja sairaustietoja elinkaariajattelun näkökulmasta. Sähköisiin tietojärjestelmiin dokumentoitu terveyshistoria antaa kuvan yksilön terveydestä, toiminta- ja työkyvystä. Tämä antaa paremmat edellytykset yksilö- ja väestötasolla evaluoida sairauksia ja sairastumista, minkä pohjalta voimme paremmin kohdistaa sairauksien ehkäisyä ja terveyden edistämistä.

Työterveyshuollossa sähköisten tietojärjestelmien käyttö mahdollistaa työntekijöiden terveydentilan evaluoinnin, ja lisäksi antaa entistä paremmat mahdollisuudet tarkastella yritysten ja toimialojen terveydellisiä olosuhteita. Sähköiset tietojärjestelmät mahdollistavat paremmin epidemiologisen tiedon hyödyntämisen niin yksilöiden kuin yritystenkin osalta.

Hyvän laadun merkitys korostuu kaikessa toiminnassa. Se on tärkeä kilpailutekijä. Laatutyö edellyttää johdonmukaisesti toteutettuna kehittyneitä laatujärjestelmiä. Hyvän laatutyön toteuttamiselle perustan antavat sähköiset tietojärjestelmät.

Terveydenhuollon toimintakenttä ja ympäristö ovat voimakkaassa murroksessa. Aikaa taaksepäin tarkasteltaessa voidaan todeta, että muutos on pysyvä ilmiö. Tulevaisuuteen katsottaessa voidaan kuitenkin todeta, että ennakoitavuus muutoksen suhteen vähenee. Työterveyshuollon osalta muutos ei kosketa pelkästään terveydenhuollon kenttää, vaan työterveyshuolto on tiukasti kiinni muuttuvassa työelämässä. Asiakkaiden ja yritysten vaatimukset kasvavat ostettavien palveluiden suhteen. Tämä voimistaa kilpailutilannetta toimintaympäristössä. Tilanne asettaa entistä suurempia vaatimuksia palveluyksiköiden kilpailukyvylle ja tuottavuuden parantamiselle. Tähän kokonaisuuteen sähköiset tietojärjestelmät antavat oivan mahdollisuuden. Ne eivät ole itseisarvoja ja ratkaisuja sinällään, mutta niillä on tärkeä rooli parannettaessa toimintayksiköiden palveluprosesseja entistä laadukkaammiksi ja tuottavimmiksi.

Sähköisiä tietojärjestelmiä on totuttu pitkään käyttämään taloushallinnossa, henkilöstöhallinnossa ja maksuliikenteessä. Kun mukaan liitetään kattavasti itse palvelutapahtumaan liittyvät palveluprosessit, on meillä entistä paremmat mahdollisuudet saada toiminta- ja kustannustietoa päätöksentekoa varten. Tätä toimintaan ja kustannuksiin liittyvää tietoa voimme hyödyntää omien palveluyksiköiden osalta sekä asiakasyritysten osalta. Tämä edellyttää tietojärjestelmien eri osakokonaisuuksien tiivistä integrointia toisiinsa. Tietoisuuden tarve kustannuksista kasvaa. Hyvät laskentajärjestelmät edellyttävät kehittyneitä sähköisiä tietojärjestelmiä tuekseen.

Sähköiset tietojärjestelmät antavat uusia mahdollisuuksia toteuttaa palvelutoimintaa. Kehittyneiden tietojärjestelmien avulla asiantuntijuus saadaan entistä paremmin potilaiden, yritysten ja terveydenhuollon henkilöstön käyttöön. Asiantuntijuus ei ole enää paikkaan tai aikaan sidottua. Tietoverkkojen avulla meillä on globaalit mahdollisuudet hyödyntää asiantuntijuutta entistä paremmin.

Teknologia, uudet viestimet ja tietojärjestelmät mahdollistavat uudenlaisen palvelukysynnän. Perinteinen asiointi tulee olemaan kunniassa edelleen, mutta uusia palveluiden käyttötapoja syntyy. Tämä edellyttää, että terveydenhuollon palveluyksiköillä on mahdollisuus vastata uudenlaiseen palvelukysyntään. Sähköisen asioinnin merkitys kasvaa. Tekniikka mahdollistaa tällä hetkellä jo paljon enemmän, mihin asiakkaat tavoiltaan ja käyttötottumuksiltaan ovat valmiita. Uudenlainen sähköinen asiointi edellyttää myös lainsäädännöllisiä muutoksia. Tulevaisuus tuo tullessaan virtuaaliklinikat. Samalla astumme askeleen pidemmälle toteuttaessamme saumattomia hoito- ja palveluketjuja.

Monista sähköisten tietojärjestelmien hyödyistä tärkein on kuitenkin asiakkaan palvelulleen saama lisäarvo. Tämä koskee niin henkilöasiakkaita kuin työterveyshuollon osalta asiakasyrityksiä. Lisäarvo asiakkaille näkyy palvelun laadussa ja kustannuksissa, joihin tulee ottaa mukaan asiakkaan vaihdanta- ja vaihtoehtoiskustannukset.

Terveydenhuollossa sähköisiä tietojärjestelmiä palvelutoimintaan integroitaessa ollaan vielä pitkälti automaation tasolla. Tällä tarkoitan aikaisemmin manuaalisten tietovarantojen siirtämistä sähköisiksi, paperittomiksi tietovarannoiksi, jolloin niiden käytettävyys paranee. Haasteellisempaa tulevaisuudessa on kuitenkin tiedon jalostaminen hyödyntämään paremmin päätöksentekoa potilaan hoitotilanteissa tai suunniteltaessa toimenpiteitä työterveyshuollon asiakasyritysten osalta. Tulevat tietojärjestelmät mahdollistavat entistä paremmin käytettäväksi sairauskertomustietojen ohella lääketieteellistä ja sairaanhoidollista substanssitietoa ja tietoja esim. työolosuhteista potilaan hoidon päätöksenteon hetkellä. Tämä on tulevaisuutta, joka edellyttää kuitenkin tietojärjestelmien ja niiden sovellusten kehittymistä sekä uudenlaista osaamista terveydenhuollon henkilöstöltä. Samalla se vaatii muutoksia asenteissa ja palveluyksiköiden toimintakulttuureissa.