Työterveyslääkäri

Vanhasta uuteen tietojärjestelmään

Työterveyslääkäri
2003;(1):31-34
Heikki Noronen

Usein kuulee sanottavan, ettei tietojärjestelmistä saada sitä hyötyä, mikä olisi mahdollista. Johtuukohan tämä kehittymättömistä järjestelmistä tai meistä käyttäjistä itsestämme? Voisimmeko paremmin vaikuttaa siihen, minkälaisen työterveyshuollon tietojärjestelmän saamme käyttöömme?

Hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisen toiminnan toteuttaminen edellyttää hyvää tietojärjestelmää, joka tukee työterveyshuollon avain- ja ydinprosesseja. Tietojärjestelmää on kehitettävä, jotta se säilyttää käyttökelpoisuutensa vuosien kuluessa. Tietotekniikan yleinen kehittyminen ja työterveyshuoltotoiminnan omat muutokset synnyttävät paineen uuteen järjestelmään siirtymisestä. Työterveyshuollon järjestelmien elinkaari on pitkä verrattuna esim. taloushallinnon järjestelmiin. Elinkaari voi hyvinkin olla 10 – 15 vuotta. Uuteen järjestelmään siirtyminen ei ole ongelmatonta. Onnistuminen edellyttää hyvän järjestelmävalinnan lisäksi pitkäjänteistä suunnittelua, ja työterveyshuollon tiivistä yhteistyötä järjestelmän toimittajan ja oman organisaation it- yksikön välillä. Hyvään ratkaisuun pääsemiseksi kannattaa myös tehdä yhteistyötä muiden työterveyshuoltoyksiköiden kanssa. Tämä artikkeli on kirjoitettu niiden kokemusten pohjalta, joita on kertynyt noin 15 vuoden aikana työterveyshuollon tietojärjestelmien kehittämisprosesseissa ja kahdessa hankintaprosessissa mukana olleena.

Kuluvan kevään aikana Nordea Pankki Suomi Oyj.n Helsingin seudun 3 työterveysasemaa ottavat käyttöön uuden tietojärjestelmän. Artikkelissa kerrotaan vaiheittaisesta siirtymisestä vanhasta uuteen järjestelmään.

Lähtökohtia

Tietojärjestelmän tulee mahdollistaa kaikkien hyvään työterveyshuoltokäytäntöön kuuluvien toimintojen ja niiden suunnittelun dokumentointi riittävällä tarkkuudella ja antaa pohjatietoa toiminnan kehittämistä varten. Järjestelmän tulee rationalisoida päivittäistä toimintaa ja tukea suunnitteluprosessia sekä seurantaa ja arviointia. (Eskola P. & Landgren B.1998, 18)

Tietojärjestelmän hankinta on aina suuri taloudellinen ja ajallinen panostus. Investoinnin tuottoa tulee arvioida pitkällä aikavälillä, koska on todennäköistä, että uutta järjestelmää tullaan käyttämään vuosia. Jos mahdollista kannattaa hankkia uutta teknologiaa, koska se säilyy todennäköisesti pidempään käyttökelpoisena.

Kun työterveyshuollon tietoja on tallennettu tietojärjestelmään yli parin vuosikymmenen ajan, korostuu uuteen tietojärjestelmään siirryttäessä vanhojen tietojen siirron, konversion merkitys. Laki edellyttää terveydenhuollon tietojen säilyttämistä. Ne on myös saatava toiminnan kannalta tarkoituksenmukaiseen ja käyttökelpoiseen muotoon.

Nordea Pankin työterveyshuollon tietojärjestelmään on talletettu tietoja vuodesta 1977 alkaen. 70- luvun teknologia osoittautui vanhaksi 80- luvun lopulla, ja vuonna 1988 otettiin käyttöön nykyinen Terho-järjestelmä, jonka unix-versiota on käytetty vuodesta 1996. Suunnitelman mukaan merkkipohjaisesta Terhosta siirrytään huhtikuun alussa selainpohjaiseen järjestelmään, jonka työnimenä on TT2000+. Sen toimittaja on FD Systems Oy.

Tietojärjestelmän hankinta- ja käyttöönottoprosessi muistuttaa mitä tahansa hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaista toimintaprosessia: arvioidaan tarpeet, asetetaan tavoitteet, suunnitellaan toteutuskeinot, toteutustapa, tarvittavat resurssit ja aikataulu sekä seurataan ja arvioidaan tuloksia ja vaikutuksia .

Viittaan Pirjo Eskolan Työterveyslääkärin 1/2000 numerossa olleeseen kirjoitukseen, jossa on kuvattu tietojärjestelmän hankinta- ja käyttöönottoprosessin vaiheittainen eteneminen.

Tietojärjestelmän hankintatarpeen kartoittaminen

  • Selvitetään milloin ja millä resursseilla muutos voi tapahtua.

Keväällä 2001 todettiin Terho- järjestelmän olevan elinkaarensa hiipuvassa vaiheessa. Terhoa ei enää kehitetty, eikä siitä ollut mahdollista saada graafista versiota. Käyttötuen jatkumiseen liittyi epävarmuutta ja laitteiden esim. kirjoittimen rikkoutuessa vanhentuneesta teknologiasta johtuen varaosien saaminen saattaa olla joskus jopa mahdotonta. Näillä perusteilla tehtiin alustava suunnitelma uuteen järjestelmään siirtymisestä 1 – 2 vuoden kuluessa. Aloitettiin olemassa olevien ja mahdollisesti suunnitteilla olevien järjestelmävaihtoehtoja kartoittaminen. Tämä tapahtui yhteistyössä TTH- seuraan kuuluvien Terho-järjestelmän käyttäjien kanssa.

  • TTH –Seura r.y. on perustettu vuonna 1982 ja sen on merkitty yhdistysrekisteriin vuonna 1987. Se perustettiin valtakunnallisen työterveyshuollon tietojärjestelmän aikaansaamiseksi. Yhteistyön tuloksena syntyi Terho- järjestelmä, jonka jatko-kehittäminen, koulutuksen saatavuuden varmistaminen ja järjestelmän ylläpidon turvaaminen ovat olleet seuran tavoitteena. Nyt TTH- seuran toiminnan tavoitteena on ollut uusi työterveyshuollon tietojärjestelmä, johon Terhosta ja muista järjestelmistä voisi siirtyä.

Hankintasuunnitelman ja tarpeiden tarkentaminen

  • Kartoitetaan vaatimukset, kehittämistarpeet ja rajoitukset.

Alustavia hankintasuunnitelmia tarkennettiin oman organisaation työterveyshuollon ja it- ammattihenkilöiden kanssa yhteisessä projektiryhmässä. Työterveyshuollosta ryhmään osallistuivat eri ammattiryhmien edustajat kaikilta kolmelta työterveysasemalta. Kehittämistarpeet määritettiin nykytilan arvioinnin pohjalta tarvekartoituksessa. Siinä huomioitiin eri käyttäjätahojen näkökulmasta uudelle tietojärjestelmälle asetettavat tietotarpeet, toiminnalliset ominaisuudet, tekniikka, tietosuoja ja tarvittavat liittymät.

Ratkaisuvaihtoehtojen kartoitus ja valinta

  • Arvioidaan ja vertaillaan tarvekartoitusten pohjalta mahdolliset järjestelmät.

Kun kehittämistarpeiden määrittämisen pohjalta tutustuttiin mahdollisiin järjestelmä-vaihtoehtoihin, päädyttiin kahteen vaihtoehtoon. Näistä uudempi järjestelmä näytti vastaavan paremmin asetettuja tavoitteita ja sitä oli edelleen mahdollista kehittää oman toiminnan tarpeisiin. Järjestelmän uutta tekniikkaa pitivät oman organisaation it- asiantuntijat merkittävänä etuna, jotta se voisi olla käyttökelpoinen tulevinakin vuosina. Vanhojen tietojen konvertointi uuteen järjestelmään käyttökelpoiseen muotoon oli myös yksi tärkeä valintakriteeri.

Valitun järjestelmän ensimmäisen version otti Medivire tuotantokäyttöön vuoden 2002 alussa. Jotta järjestelmä sopisi integroidun työterveyshuollon tarpeisiin, kehitettiin järjestelmän määrittelyä 6 yrityksen yhteistyönä. Tämän jälkeen 4 yritystä teki sopimuksen järjestelmään tehtävistä muutoksista ja niiden toteutusaikataulusta.

Hankintasopimuksen tekeminen

  • Sovitaan yksityiskohtaisesti toimituksen vastuut ja aikataulut.

Nordean hankintasopimus allekirjoitettiin elokuun lopulla 2002. Siinä määritettiin kustannukset, toimituksen vastuut, aikataulu ja seuranta sekä sovittiin järjestelmätuen ja ylläpidon laajuudesta. Nimettiin käyttöönoton eri vaiheista vastaavat henkilöt sekä projektiryhmä sekä projektin seurannasta ja taloudesta vastaava johtoryhmä. It- yksikön ja työterveyshuollon yhteistyötä tiivistettiin, jotta voitaisiin hallita tuleva muutosprosessi.

Tietojärjestelmän asennus ja käyttäjien koulutus

  • Sovitetaan järjestelmä toimimaan oman organisaation it- ympäristössä ja vastaamaan omia tarpeita. Huolehditaan pääkäyttäjien ja käyttäjien koulutuksesta.

Käyttöönottoon liittyy paljon it- tekniikkaa. Tässä vaiheessa järjestelmän toimittaja tekee tiiviistä yhteistyötä yrityksen it- asiantuntijoiden kanssa.

Työterveyden tehtävänä on mm. määritellä tulevaan järjestelmän taustatiedot, jotka vastaavat oman toiminnan tarpeita. Pääkäyttäjäkoulutus antaa valmiuksia järjestelmän taustojen luomiseen. Järjestelmän toimivuutta hiotaan ns. sovellustukihenkilökoulutuksessa, niin että se vastaa omaa tapaa toimia. Sovellustukihenkilöt ovat myös apuna käyttäjien koulutuksessa. Koulutuksella ja sen yhteydessä sovittavilla asioilla on tärkeä merkitys tietojärjestelmän käyttöön otossa.

Parin kuukauden käytön jälkeen on vielä lyhyempi kertauskoulutus, jolla tuetaan käyttäjien kehittymistä ja parannetaan järjestelmän käyttöastetta.

Hankkeen seuranta ja arviointi

  • Arvioidaan kuinka hyvin hankkeelle asetetut tavoitteet saavutettiin ja varmistetaan järjestelmän tehokas käyttö ja jatkokehitys

Projektin tässä vaiheessa, kun käyttöönotto lähestyy, on keskeistä huolehtia sovituista aikatauluista sekä tarvittavista henkilöresursseista. Muuta toimintaa on aiheellista rauhoittaa käyttöönottovaiheen aikana.

Kevään ja loppuvuoden aikana tehdään järjestelmään vielä pienempiä tarkennuksia. Kustannuslaskelmien lisäksi tulee seurata ja arvioida käyttöönoton onnistumista mm:

  • miten ja missä laajuudessa järjestelmää käytetään
  • virheiden esiintymisestä
  • joudutaanko järjestelmän takia muuttamaan toimintatapoja
  • käyttäjien tyytyväisyyttä
  • yhteistyötä oman organisaation it- yksikön sekä toimittajan kanssa
  • muutosten tarvetta käyttöönoton jälkeen sekä jatkokehitystä

Kriittisiä kohtia

Uuteen järjestelmään siirtymisen optimaalisen ajankohdan löytymistä voidaan varmistaa hyvällä suunnittelulla. Tilanne on parhaimmin hallittavissa, jos muutosvaihe ei tule yllättäen. Vanhan järjestelmän elinkaareen vaikuttaa sen toimintavarmuuden ohella kustannustekijät. Vaikka järjestelmän hankintakustannukset olisi kuoletettu, voivat vanhan järjestelmän huolto- ja ylläpitokustannukset ajanoloon nousta korkeiksi.

Käytännössä monet työterveyshuollosta riippumattomat tekijät voivat vaikuttaa tietojärjestelmän vaihtoon ja sen aikatauluun, kuten yleiset talouden vaihtelut ja muutokset omassa yrityksessä saattavat heijastua tähän prosessiin.

Työterveyshuollon tietojärjestelmän sopivuus oman organisaation it-teknologiaan ja kulttuuriin on välttämätöntä. Toimiva liittymä henkilöstöhallinnon järjestelmään on edellytys henkilöiden perustietojen ja työsuhteiden hallitsemiseksi. Lisäksi tarvitaan valmiudet ulkoisiin liittymiin esim. laboratoriotulosten saamiseksi suoraan järjestelmään.

Asennus- ja käyttöönottoprojektin onnistuminen edellyttää it- ammattilaisten ja työterveyshuollon hyvän yhteistyön lisäksi suunnitelmallista ja tiivistä projektityöskentelyä. Isossa organisaatiossa eri ammattihenkilöiden töiden koordinointi ja aikatauluissa pysyminen ei onnistu ilman hyvää projektin hallintaa ja johtamista.

Vastuuhenkilöiden ja myös käyttäjien sitoutuminen on tärkeää, jotta uuteen järjestelmään siirtyminen onnistuisi. Käyttäjien edustajien osallistuminen projektiin eri vaiheissa sekä riittävä informointi muutoksesta tukee sitoutumista. Taustatietojen määrittäminen ja järjestelmän käytön muokkaaminen omaa toimintaa vastaamaan lisäävät käyttäjien sitoutumista sekä varmistavat järjestelmän hyödynnettävyyttä.

Tietosuojaan liittyvät asiat on huomioitava kaikissa projektin vaiheissa. Uuteen järjestelmään siirryttäessä tietosuojaan liittyvät asiat joudutaan harkitsemaan uudelleen. Tietoteknisten ratkaisujen lisäksi on huolehdittava informaatiosta asiakkaille, kuten tietosuojalainsäädäntö nykyään edellyttää. Käyttöönoton jälkeen on sopiva vaihe kertoa asiakkaille uudesta tietojärjestelmästä, asiakas- ja potilastietojen käsittelystä ja tietosuojasta.

Lopuksi

Uusi ja kehittyneempi tietojärjestelmä antaa mahdollisuuden päivittäisten työrutiinien tehostamiseen. Samalla kannattaa arvioida uudelleen toimintaprosesseja ja niiden kehittämismahdollisuuksia. Uusi järjestelmä mahdollistaa talletettujen tietojen monipuolisemman yhdistelyn ja raportoinnin.

Käyttäjäyritysten yhteistyöllä saadaan enemmän voimavaroja kehittämistyöhön. Terho- järjestelmän kehittämisessä ja uuden tietojärjestelmän vaihtoehtojen selvittämisessä on TTH- seuran puitteissa tapahtuvasta yhteistyöstä saatu positiivisia kokemuksia, mikä kannustaa jatkamaan yhteistyötä.

Tätä kirjoitettaessa uuden tietojärjestelmän käyttöönotto Nordean työterveyshuoltoon lähestyy, joten elämme jännittäviä aikoja.

Kirjallisuutta

Eskola P, Landgren B. Tietohuollon kehittäminen työterveyshuollossa – Lähtökohtia. Työterveyslaitos, Helsinki 1998.

Eskola P. Työterveyshuollon tietojärjestelmän hankinta ja käyttöönottoprosessi. Työterveyslääkäri 2000;1:18-20.