Kokemuksia auditointimatriisin käytöstä työterveysyksikön toiminnan kehittämisessä

Omat kokemukset

Itse perehdyin matriisin käyttöön Työterveyslaitoksen järjestämällä työterveyshuollon monimuotokurssilla syksyllä 1996. Olin silloin työskennellyt työterveyshuollossa samalla siitä vastaten vajaan vuoden. Työterveyshuollon sisällön arviointi sopi erittäin hyvin silloin omaan ja työpaikkani tilanteeseen. Auditointimatriisi antoi konkreettista tietoa siitä, mitä kaikkia eri tekijöitä hyvään työterveyshuoltoon tarvitaan ja mitkä tekijät tarvitsivat kiireisimmin kehittämistä.

Tähän mennessä olen ollut yhteensä 7 kertaa arvioimassa oman työyksikköni toimintaa. Vuosina 1996-1999 arviointi tehtiin Rovaniemen terveyskeskuksen työterveyshuollossa, jossa silloin 10-12 työntekijää tuotti palveluita 5400-6000 asiakkaalle. Nykyisessä työpaikassani Rovaniemen Työterveys ry:ssä auditointimatriisia on käytetty vuodesta 2000 alkaen. Tällä yritysten yhteisellä työterveysasemalla 8-10 työntekijää on huolehtinut 170-180 yrityksen ja 2700-3400 asiakkaan palveluista. Kummassakin työterveyshuollon toimintatapoja on kehitetty pääosin omana toimintana. Terveyskeskuksessa toteutettiin seurannan aikana Kings Fund –menetelmän mukainen laadun arviointi.

Itsearviointi on tehty työpaikkakokouksessa ja siihen on varattu aikaa 1.5 – 2 tuntia. Arviointiin ovat osallistuneet kaikki työntekijät. Arvioitavasta osa-alueesta on keskusteltu ja omaa toimintaa on verrattu artikkelissa kuvattuihin tasoihin. Keskustelun pohjalta kukin on antanut pisteet käsiteltävälle alueelle. Eniten kannatusta saanut pistemäärä on valittu ja tasatilanteessa on käytetty arpaa. Yleensä työntekijöiden arviot ovat vaihdelleet kahden pisteen välillä. Kun koko arviointi on tehty, pistemääriä on verrattu edellisten vuosien tulokseen ja pistemuutoksien syitä on pohdittu. Arviointia on käytetty myös seuraavan vuoden työn kehittämisen painopisteiden sopimiseen.

Työyhteisöni on aina mielellään arvioinut omaa toimintaansa. Ensimmäisen arvioinnin tekeminen annettujen kriteerien mukaan oli kuitenkin työyhteisölle karu kokemus, sillä monet perinteisesti hyvinä pidetyt toimintatavat eivät olleetkaan hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisia. Työterveyshuollon ja oman toiminnan kehittyessä arvosteluasteikko vaikuttaa kiristyvän. Niillä osa-alueilla, joiden toimintatavat ovat pysyneet muuttumattomina, itse annetut pisteet putoavat. Työyksiköissä tehtyjen arviointien tulokset ovat kuvassa 1.

Esimerkkinä kuvaan sairauspoissaolojen seuranta –kysymyksen vastauksia Rovaniemen Työterveys ry:ssä vuosina 2000-2002. Ensimmäisenä vuonna sairauspoissaoloseuranta arvioitiin tasolle hyvä 4. Silloin työpaikkojen kanssa käytiin säännöllisesti lävitse työterveyshuollon kirjoittamien sairaslomien määrä ja syyt, sekä pohdittiin yhdessä tarvittavia toimenpiteitä. Vuoden kuluttua pistemäärä oli alentunut tyydyttävään 2. Uuden atk-järjestelmän kautta sairauspoissaoloraportteja ei saanut, sillä järjestelmään ei ollut vielä kertynyt riittävästi tapahtumia. Toimintasuunnitelmien tekeminen oli muuttunut sisällöltään, jolloin sairauspoissaolojen käsittelylle ei jäänyt tilaa. Vuonna 2002 pistemäärä oli edelleen muita matalampi eli hyvä 3. Vaikka oma ohjelma antaa hyvin raportit kirjoitetuista sairaslomista, ei tieto vain työterveyshuollon kirjoittamista lomista ole riittävää. Toimintasuunnitelman teon yhteydessä olemme etenkin keskisuurten yritysten kanssa alkaneet tehdä sopimuksia sairauspoissaolojen seurannasta siten, että oman seurannan lisäksi yritys ilmoittaa sovitut sairauspäivät tai –kerrat ylittäneet työntekijät työterveyshuoltoon. Meidän tehtävä on arvioida, onko työntekijän hoito ja kuntoutus kohdallaan sekä voidaanko työhön tai työympäristöön vaikuttamalla parantaa työkykyä. Toiminta ei ole vielä vakiintunutta tai järjestelmällistä, mutta koulutuksen ja yhteisen suunnittelun kautta tämä on tavoitteena. Seuraavina vuosina voimme arvioida, olemmeko tässä onnistuneet.

Ongelmia

Auditointimatriisi todennäköisesti palvelee parhaiten yritysten omia työterveysasemia. Useita yrityksiä palvelevien työterveysyksiköiden voi olla vaikea arvioida erityisesti matriisin sivun 1 osa-alueita, jotka liittyvät toimintaan asiakasyritysten kanssa. Eri yritysten toimintatavat sekä työterveyshuollon tarpeet ja resurssit hankkia palveluita vaihtelevat runsaasti. Esimerkiksi, miten sairaanhoidon järjestäminen pitäisi arvioida, jos ½ asiakasyrityksistä ei hanki lainkaan sairaanhoitoa, ¼ hankkii rajoitetusti ja ¼ kattavasti. Matriisin mukaan tulokseksi tulisi huono tai korkeintaan tyydyttävä. Tässä tilanteessa arviointi kuitenkin pitäisi tehdä sen mukaan, mikä on yksikön kannalta mahdollista tarjota– ei sen mukaan minkä tasoiset palvelut yritys on päättänyt hankkia.

Sairauspoissaolojen seurannan arvioiminen on myös ongelmallista. Auditointimatriisissa kuvattu HTTHK:n mukainen toiminta edellyttää, että työterveyshuollon pitäisi kerätä ja kirjata yritysten sairaslomatodistukset ja tuottaa tältä pohjalta raportteja työntekijä-, osasto- ja työpaikkakohtaisesti. Tämä lienee toimiva käytäntö yritysten omassa työterveyshuollossa. Omassa lähes 200 yrityksen työterveysyksikössä ko. käytäntö aiheuttaisi huomattavasti lisätyötä, sekä johtaisi päällekkäisyyksiin työterveyshuollon ja yritysten henkilöstöhallinnon kanssa. Toiminnan luotettavuus olisi myös epävarmaa lukuisten toimijoiden vuoksi. Sairauspoissaolojen seuranta on mielestäni HTTHK:n mukaista silloin, kun yrityksen kanssa on sovittu sairauspoissaolojen hallintajärjestelmästä. Hallintajärjestelmän tulee sisältää mm. vastuuhenkilöt, kuvauksen yhteistyöstä sairaslomien tilastoinnissa ja tiedottamisessa, sairaslomiin reagoimisen raja-arvot (sairauspäivien lukumäärä ja kerrat) sekä työterveyshuollon ja henkilöstöhallinnon yhteistyön ja toimintatavat. Toiminnan tulee olla kirjattua, sen tavoitteista olla sovittu ja sen tulee olla kaikkien henkilöstöryhmien hyväksymää.

Työkykyä ylläpitävä toiminta käsitteenä ja erityisesti sen arvioiminen ovat mielestäni ongelmallisia. Viime vuosina käydyssä keskustelussa jotkut ovat pitäneet kaikkea työterveyshuollon toimintaa tyky-toimintana. Toisaalla tyky-toiminta on koettu lähinnä joukoksi yksittäisiä tempauksia tai temppuja. Matriisi kuvaa tekohetkensä monentasoisia käsityksiä. Esimerkiksi itsearvioinnissa taso "hyvä" tarkoittaa ryhmätoimintoja sisältävää tyky-toiminta. Omissa työyksiköissäni tämä on vienyt keskustelun työterveyshuollon järjestämiin laihdutus- ja liikuntaryhmiin, vaikka tätä tuskin on pelkästään tarkoitettu. Työkykyä ylläpitävä toiminta –termin käyttö on jäämässä pois ja käyttöön on tullut lähinnä käsite työhyvinvointi. Työhyvinvointi ja sen edistäminen liittyvät mielestäni olennaisesti työterveyshuollon toiminnan suunnitteluun ja yhteistyöhön yrityksen ja työterveyshuollon kesken. Matriisin mukainen tyky-toiminnan arviointi ei vastaa nykyisiä käsityksiä.

Kehittämisehdotuksia

Kuluneiden seitsemän vuoden aikana työterveyshuollon sisältö ja lainsäädäntö ovat muuttuneet. Muutos koskee ensisijaisesti työn kohdetta. Tämän vuoksi arviointiperusteita on tarve muuttaa erityisesti matriisin sivun yksi osa-alueiden kohdalta. Työkykyä ylläpitävän toiminnan arvioinnin voisi mielestäni poistaa, sillä se ei vastaa nykyistä toimintaa. Tilalle mahdollisesti voisi määritellä HTTHK:n mukaisen toiminnan työkyvyn edistämisen käytännöistä yksilö- ja ryhmätasolla.

Sivun kaksi osa-alueet koskevat työterveysyksikön toiminnan henkilöstöä ja laadun hallintaa, tähän alueeseen ei ole tullut suuria muutoksia. Asiakastyytyväisyyden arvioinnissa HTTHK:n mukaiseen toimintaan tulisi mielestäni liittää käsitys työterveyshuollon moniasiakkuudesta, ja eri asiakasryhmien tyytyväisyyden mittaamisesta sekä saadun palautteen hyödyntämisestä.

Auditointimatriisin ensimmäinen sivu arvioi työterveyshuollon ja työpaikan välistä yhteistyötä. Useille yrityksille palveluita tuottavat työterveysyksiköt voisivat käyttää matriisin alkuosaa yrityskohtaisesti: kuinka laadukkaasti kunkin yrityksen kohdalla työterveyshuolto on järjestetty ja toimii. Tällainen arviointi voisi helpottaa yritysten kanssa käytävää keskustelua työterveyshuollon sisällöstä sekä toimintasuunnitelmien tekemistä. Yrityskohtainen työterveyshuollon laadun itsearviointi täydentäisi mielestäni hyvin työterveysaseman toiminnan arviointia.

Yhteenveto

Työterveyshuollon auditointimatriisi on ollut toimiva työkalu työterveysyksikön itsearvioinnissa. Vuoden aikana kohonneet pisteet ovat hyvä palaute koko työyhteisölle ja myös johdolle tehdystä työstä. Huonot pisteet tai pisteiden lasku jollakin osa-alueella antavat suunnan tuleville painotuksille. Auditointimatriisin käytöstä työterveyshuollon sisällön arvioinnissa ja toiminnan seuraamisessa ei ole viime vuosina kirjoitettu. Onko työkalu ja sen kehittäminen unohtunut?