Työn sujumisen ja muutoksen tutkiminen osana koulujen työpaikkaselvitystä

Johdanto

Helsingin kaupungin opetusvirastossa on työpaikkaselvityksellä pitkät perinteet. Työsuojelu ja Helsingin kaupungin työterveyskeskuksen työterveyshuolto tekevät säännöllisin väliajoin työpaikkakäynnin kouluille. Opetusvirastossa työskentelee 164:llä eri koululla päätoimisesti yhteensä 5882 työntekijää, joista opettajia on 4590. Työterveyskeskuksessa opetusviraston työterveyspalveluista vastaa 5 työterveyslääkäri- ja –hoitajaparia, 3 työfysioterapeuttia sekä 2 työterveyspsykologia. Työfysioterapeuteilla ja psykologeilla on huollossaan opetusviraston lisäksi muitakin virastoja. Työpaikkaselvityksen välineitä ja toimintamallia uudistimme 2006 alusta. Uudistamiseen johtivat seuraavat seikat:

• Työterveyshenkilöstön tiedossa oli vastaanottotoiminnan kautta (sairausvastaanotto ja terveystarkastukset) opettajien jaksamisongelmia ja työn sujumisen häiriöitä.
• Työpaikkakäynneillämme ei selvinnyt, miten koulujen arkityö sujui, mikä teki opettajien työstä mielekkään ja mikä opettajia motivoi ja toisaalta, mikä työssä rassasi.
• Työpaikkaselvityksessä olimme käyttäneet esikyselynä tykytetraedriin pohjautuvaa kyselyä, joka kartoitti työtä kuormitustekijöiden näkökulmasta. Kyselyyn sisältyi myös avokysymyksiä. Esikyselyn purkuun liittyvä työ vei työterveyshoitajalta paljon aikaa. Lisäksi käyntien jälkeen työterveyshuoltoon tuli kouluilta palautetta, ettei käynneillä puhuttu oleellisia asioita. Työpaikkaselvityksellä ei siis tavoitettu työn arkea, emmekä pystyneet riittävästi arvioimaan työn ja terveyden suhdetta. (Ks. Rokkanen et al, Työterveyslääkäri 3/2007 ja tässä lehdessä)
• Opetusvirastossa on tapahtunut monia työhön vaikuttavia muutoksia ja lisää muutoksia on näköpiirissä. Työterveyshuollon (ja työsuojelun) haasteena on tunnistaa muutoshaasteet ja –paineet ja niiden vaikutukset arkityöhön ja työntekijöiden työhyvinvointiin.

Artikkelissa kuvaamme koulujen perustyöpaikkaselvitykseen kehitetyt uudet esikysymykset ja niiden purussa käytetyn paikallisen muutoksen mallin. Havainnollistamme esikysymyksiä ja paikallisen muutoksen mallia yhden koulun yhteenvedolla. Lopuksi pohdimme uusien välineiden ja toimintamallien vaikutuksia työpaikkaselvitykseen ja sen tuloksiin.

"Mitä aktiivisemmin henkilökunta osallistuu haasteiden työstämiseen ja ratkaisemiseen, sitä helpompaa heidän on hyväksyä koulutyön muutokset ja sitoutua niiden toteuttamiseen."

Esikysymykset

Esikysymykset lähetämme uuden käytännön mukaan koulun rehtorille ja hänen alaisuuteensa kuuluvalle henkilökunnalle eli opettajille, koulunkäyntiavustajille ja koulusihteerille ennen työpaikkakäyntiä. Myös koulun muut toimijat (esimerkiksi koulukuraattori, koulupsykologi ja keittiöhenkilökunta) voivat halutessaan vastata kysymyksiin. Kysymyksiin vastataan yksilöinä ja haluttaessa nimettöminä. Kolmella esikysymyksellä kartoitamme kouluhyvinvointia, jolla tarkoitamme koulutyön sujumista ja mahdollisuutta onnistua työssä.

Kysymykset ovat :

1. Mistä koet työniloa ja mielekkyyttä työssäsi? Mitkä asiat sujuvat hyvin?
2. Mitä muutoksia koulutyössänne on esiintynyt viime aikoina/vuoden – kahden sisällä ja miltä tulevaisuus näyttää?
3. Kuinka työn muutokset ovat vaikuttaneet työhyvinvointiisi ja miten muutoshaasteisiin on koulussa vastattu?

Opettajilta saamamme palautteen perusteella esikysymykset tuottivat liian siloitellun kuvan koulun arjesta. Syksyllä 2006 lisäsimme neljännen kysymyksen, jossa pyysimme kuvaamaan tai kertomaan usein toistuvan työtilanteen, joka haittaa työn sujuvuutta ja/tai työssä onnistumista ja siksi harmittaa. Kokemusta, miten lisäkysymys muuttaa vai muuttaako mallin käyttöä, ei vielä ole. Toivomme sen avulla keskustelun työstä syvenevän ja muuttuvan konkreettisemmaksi. Työterveyshoitaja tai työterveystiimi yhdessä sijoittaa ja pelkistää kaikkien vastaajien esikysymyksien vastaukset paikallisen muutoksen malli -kehikkoon (ks. kuvio 1). Paikallisen muutoksen -mallin esikuva on löydettävissä Jaakko Virkkusen (1995) väitöskirjasta "Työpaikkatarkastusten ristiriidat ja niiden ylittämisen mahdollisuudet".

Paikallisen muutoksen malli

Monet muutoshaasteet ja –paineet aiheuttavat ristiriitaisuuksia koulutyön arjen sujumiseen. Mitä aktiivisemmin henkilökunta osallistuu näiden haasteiden työstämiseen ja ratkaisemiseen, sitä helpompaa heidän on hyväksyä koulutyön muutokset ja sitoutua niiden toteuttamiseen. Muutoshaasteiden ja -paineiden tarkastelun ydin on selvittää, millaisia vaikutuksia muutoksilla on jokapäiväiseen koulutyön sujumiseen ja työntekijöiden (ja oppilaiden) hyvinvointiin.

Paikallisen muutoksen malliin keräämme esikysymyksillä tietoa koulutyön arkeen vaikuttavista muutoshaasteita ja vaikuttajatahoista, jotka on jaoteltu seuraavasti:

• Johtamisen ja kehittämisen uudet opit ja vaatimukset
• Taloudellisuuden ja strategioiden kehittämisestä nousevat muutospaineet
• Työntekijöiden ajatukset ja odotukset työlle
• Oppilaiden, vanhempien ja yhteistyökumppaneiden toimintatavat ja odotukset

Paikallisen muutoksen mallin keskiössä on paikallinen koulu ja sen arkityön sujuminen. Mallin keskeinen idea on selvittää, mikä koulun arjessa on oleellista, miksi työtä tehdään, millaisia tuloksia odotetaan ja mikä on työn kohde. Edellä mainittuihin asioihin peilataan muutoksia ja muutosten tarvetta. Koulussa työn kohteena on perinteisesti ajateltu olevan oppilaiden oppiminen, johon myös kytkeytyy opettajien motivaation ja työn mielekkyyden lähteet. Työn kohde on kuitenkin koko ajan muutoksessa (ks. esimerkkikoulumme). Mallissa huomioimme myös työn historian eli miten työ on historiallisesti ja kulttuurisesti/yhteisöllisesti kehitetty ja kehittynyt.

Esikysymysten yhteenvedon eli "täytetyn" paikallisen muutoksen mallin (ks. kuvio 1) esitämme koulussa työpaikkakäynnin alussa yhteisessä keskustelutilaisuudessa. Paikallisen muutoksen mallilla ohjaamme työntekijöitä tarkastelemaan arkista työtään ja työnsä kohdetta eri vaikuttajatahoista ja muutosilmiöistä käsin, ei erillisinä kuormitustekijöinä. Paikallisen muutoksen mallilla kuvaamme työn sujumista koulun työntekijöiden omista, vastakkaisistakin näkökulmista käsin. Malli on keskustelun avaus työyhteisössä, ei asiantuntija-arvio koulutyön kuormittavuudesta ja terveyden haitoista sekä korjauskohteista.

Mallin avulla suuntaamme keskustelua arkityön lisäksi mahdolliseen lähikehitykseen, joka on tästä hetkestä/tilanteesta tavoite/toivetilanteeseen etenevä kehitys; toisin sanonen millaisia toimia ja tekoja työn kehittäminen vaatii työn sujumisen ja työhyvinvoinnin näkökulmasta. Lähitulevaa hahmotamme yhteiskeskustelun johtopäätöksenä. Koulutyön lähitulevaisuuden hahmottamisessa nostamme esille ne toimet, joita paikallisessa yksikössä jo tehdään tai on suunniteltu tehtäväksi työn sujuvuuden ja työhyvinvoinnin kehittämiseksi. Keskustelussa haemme yhteisesti ideoita ja ituja siitä, a) millä tavoin koulu voisi lähitulevassa vastata paikallisiin haasteisiin tai b) millä tavoin, miten paikallinen koulu etenee koulutyön sujuvuuden ja työhyvinvoinnin haasteiden työstämisessä.

Esimerkki paikallisen muutoksen mallista ja sen purusta

Perustyöpaikkaselvityksessä paikallisen muutoksen malliin kirjataan yhden koulun esikysymysten vastaukset. Esimerkkikoulumme vastaukset on kirjattu kuvioon « Koulu X, paikallisen muutoksen malli, kevät 2006»1. Työterveyshenkilöstön tulkinnat vastauksien sijoittumisesta eri "laatikoihin" on vaihdellut. Oleellista ei ole, onko vastaus juuri oikeassa laatikossa, vaan se, että kyseinen kommentti tulee esille keskustelussa ja se mitä kyseinen vastaus tarkoittaa koulun arjessa. Malli puretaan keskustellen, erilaisia näkökulmia esiin tuoden ja kysellen uusia kommentteja tai tulkintoja. Kouluissa tapahtuva vastausten purun tapa on vaihdellut jonkin verran tiimeittäin, mutta purku voisi edetä seuraavanlaisesti (hakasuluilla viitattu kuhunkin kuvion 1 laatikkoon):

Olette kertoneet, että perinteisesti [historia] opettaja on vastannut yksin luokkansa opetuksesta ja muutenkin pyrkinyt selviytymään yksin. Suurin osa oppilaista on myös kivoja. [koulutyön arki]. Saatte iloa työhönne oppilaista ja heidän oppimisestaan. Olette tuoneet esille, että luokan ulkopuolinen työ on lisääntynyt ja että työ on paljon muuta kuin opettamista/kasvattamista. [työntekijän ajatukset työstä ja koulutyön arki]. Mitä tämä luokan ulkopuolinen työ on?(keskustelua)

Olette kuvanneet, että työ on kiireistä ja vaativampaa ja esiintyy riittämättömyyden/toivottomuuden tunteita ja että yksin ei tahdo enää pärjätä [työntekijän ajatukset työstä]. Työssänne näyttäisi itse asiassa tapahtuneen paljon muutoksia. Eli luokan ulkopuolisen työn lisääntyminen ei liene ainoa muutos, sillä olette kuvanneet, että myös oppilaat ovat muuttuneet. Erityistä huomiota ja tukea vaativien oppilaiden määrä on lisääntynyt, oppilaiden tasoerot ovat kasvaneet, lapset ovat levottomia ja väkivaltaisuus on lisääntynyt. [oppilaat, vanhemmat, yhteistyökumppanit] Minkälaisia/kuinka usein väkivaltaisuuksia esiintyy? Miten näihin edellä mainittuihin haasteisiin on vastattu teidän koulussanne? (keskustelua)

Maahanmuuttajataustaiset oppilaat ja yhteistyö heidän vanhempiensa kanssa on koettu haasteena. [oppilaat, vanhemmat, yhteistyökumppanit]. Minkälaisia haasteita olette kohdanneet? (keskustelua)

Opettajuus on siis laajentunut ja työ muuttunut yhä haastavammaksi [koulutyön arki]. Samanaikaisesti on opetusvirastossa meneillään säästötoimia: kouluverkkouudistuksia, henkilökunnan tuntimäärät ovat vähentyneet, luokkakoot suurentuneet ja on monimuotoluokkia. [talous, strategiat] Koskevatko nämä muutokset teitä kaikkia? Onko teidän koulunne mahdollisesti yhdistymässä johonkin toiseen kouluun? Kuinka paljon teillä on työntekijöiden vaihtuvuutta [koulutyön arki]? (keskustelua)

Opetusvirastossakin on tapahtunut organisaatiomuutoksia ja rehtoreiden esimies on perusopetuslinjan linjajohtaja, jolla on yli 100 alaista. Osalla kouluista muutos ei ole aiheuttanut arjen työhön oleellisia muutoksia, osalla kouluja on koettu, että kontrolli ja valvonta ovat lisääntyneet. Miten teidän koululla, näkyykö muutos? Miten uusi opetussuunnitelma on näkynyt teidän koululla? Onko semmoisia muutoksia, jota ei ole mainittu?(keskustelua)

Aika ymmärrettävää, että näissä haasteissa ei enää pärjää yksin. Tukea on vastausten perusteella haettu esimieheltä, tiimityöstä ja opettajayhteisöstä [koulutyön arki]. Vastauksissa oli myös mainittu, että teillä ei ole yhteistä keskusteluaikaa/ei foorumeja keskusteluille.[koulutyön arki, työntekijän ajatuksia työstä] Missä asioissa, kenen (aikuisyhteisön/esimiehen/tiimin/muun keskustelufoorumin) kanssa ja miten te toivotte tukea? Onko aiheesta käyty keskusteluja? . Esimiehen tavoitettavuus on koettu vaikeaksi [koulutyön arki]. Mitä tämä tarkoittaa? Missä asioissa te käytätte tiimejä? Miten tiimien yhteistyötä on kehitetty?[koulutyön arki]. jne. (keskustelua)

Keskustelun aikana ja/tai keskustelutilaisuuden lopussa pyritään löytämään ideoita, miten kyseinen koulu voisi jatkaa ponnisteluja muutosten myllerryksessä; sopeuttaa ja sulattaa muutokset arjen työhön. Lähitulevaisuutta on mm. pohdittu tilaisuuden lopussa pienissä porinaryhmissä ja ehdotukset on lopuksi koottu yhteen ja kirjattu.

Kuva 1.

Koulu X, paikallisen muutoksen malli, kevät 2006

Pohdintaa ja jatkohaasteita

Uudistetut ja uudet työpaikkaselvitysvälineet ovat olleet työterveystiimin käytössä vuoden 2006 alusta. Mallia on käytetty jo lähes 30:lla koululla. Pohdimme seuraavaksi uuden työpaikkaselvityksen vaikutuksia sekä työterveyshuollon että koulun työhön.

Työpaikkakäynnillä puramme esikysymykset paikallisen muutoksen mallin avulla. Työlähtöisen toiminnan tarkastelu vaatii meiltä työterveyshuollon toimijoilta (uutta) roolia, jossa emme anna ohjeita emmekä korjaussuosituksia, vaan pohdimme omasta roolistamme käsin yhdessä työntekijöiden kanssa työtoimintaa työn sujuvuuden ja työhyvinvoinnin näkökulmasta. Voimme jopa todeta, ettei meillä ole ratkaisua, tai olemme epävarmoja tai joskus jopa tietämättömiä. Teemme myös edelleen koulun tilakatselmuksen fysikaalisten ja ergonomisten riskitekijöiden arvioimiseksi. Siinä perinteiseen työterveyden asiantuntijan rooliin liittyy ohjeiden/suosituksien antaminen terveydentilan ja sairauden hoitoon tai työolosuhteisiin liittyen.

Uudet esikysymykset ja paikallisen muutoksen malli ovat säästäneet työterveyshoitajan esivalmistelutyöaikaa verrattuna aikaisempaan. Käynneille varattu aika on sama. Aikaisemmin työterveyshoitaja kokosi ja kertoi esikyselyn tulokset, mutta uusien kysymysten myötä olemme jakaneet työtä tiimissä tasaisemmin. Kaikkien työterveystiimiläisten on mahdollista käyttää uusia välineitä.

Koulujen henkiökunnalta saamamme palautteen mukaan tilaisuuksissa on keskusteltu oikeista koulun arkeen vaikuttavista asioista. Yksittäiset työntekijät ovat jälkeenpäin kertoneet yllättyneensä muidenkin työntekijöiden, kuin heidän itsensä, kokemasta riittämättömyyden ja työn hallinnan menettämisen uhan tunteesta. Hyväksi on koettu arjen sujumista helpottavien koulun työntekijöiden omien toimintatapojen tuominen kaikkien tietoon. Kouluhyvinvointi asiana on koettu yhteiseksi. Koulun henkilökunta näyttäisi tulleen kuulluksi työpaikkaselvityksessä. Koulun henkilöstö on kokenut kannattavaksi kehittää yhdessä työtä jaksamisen tueksi. Koulun henkilökunta on myös itse esittänyt kehittämisen ituja. Uudenlainen työpaikkaselvitys on tukenut moniäänisessä vuoropuhelussa koulutyön asiantuntijoita eli koulun työntekijöitä aktiivisiksi toimijoiksi.

Esikysymyksillä työterveyshuolto on saanut paljon tietoa koulutyön arjesta. Paikallisen muutoksen mallia apuna käyttäen pystymme jäsentyneesti suuntaamaan keskustelua koulutyöhön ja työtoimintaan ja niiden kehittämiseen ja välttämään syyllisten hakemisen työn sujumattomuuteen. Mallilla pystymme tekemään muutokset ja niiden vaikutukset koulun arkityöhön näkyviksi. Työn kohde jää keskustelussa edelleen kuitenkin vajavaiseksi, epäselväksi. Käynneillä keskustelu työstä on vilkasta, mutta puhe on saattanut jäädä yleiselle tasolle. Lähikehityksen haasteista keskusteltaessa ratkaisuksi ehdotetaan usein lisäresursseja tai ongelmien poistamista, esimerkiksi kuntoutuksen avulla. Toisaalta on myös puheenvuoroja työntekijöiden tekemistä pienistä, arkityön sujumista auttaneista muutoksista. Joissain keskustelutilaisuuksissa koulun henkilökunnan paha olo ja hätä ovat päällimmäisenä, jolloin keskustelun ohjaaminen työn kehittämiseen on vaikeaa tai jopa mahdotonta.

Työpaikkaselvityskäynnillä yhteiseen keskusteluun käytettävä aika on 1,5 tuntia. Aika on sangen lyhyt innostamaan työntekijöitä kohtaamaan muutoshaasteita ja kehittämään työtään. Tilaisuutta onkin syytä hahmottaa siten, että sen tarkoituksena on tarjota koulun henkilökunnalle mahdollisuus pysähtyä moniäänisesti miettimään työtä ja sen muutoksia ja näiden vaikutuksia työhyvinvointiin. Tilaisuus voi siis toimia epämääräisen huonon olon yhteisöllisenä jäsentäjänä ja luoda tarpeen ja halun jatkotyöstöön joko työterveyshuoltoa/ulkopuolista asiantuntijaa käyttäen tai koulun omin voimin. Työterveyshuolto voi esimerkiksi jatkaa koulun kanssa suunnatuilla työpaikkaselvityksillä, ns. kouluhyvinvointipajoilla. Työpaikkaselvityksissä on tullut myös esille eri kouluilla esiintyviä samantyyppisiä, muutoksista johtuvia ongelmia. Olemmekin tehneet yhteenvedon kaikista keväällä 2006 tehdyistä työpaikkaselvityksistä. Yhteenvetoa on käytetty esimerkiksi viraston johdon kanssa käydyissä kouluhyvinvointiin liittyvissä neuvotteluissa.

Onko mallista hyötyä kouluyhteisössä toimiville? Koulutyön kehittäminen ei ole jatkuvassa työn muutoksessa helppoa. Mistä aikaa työhyvinvoinnin kehittämiseen? Millä foorumeilla työtä kehitetään – onko kouluilla rakenteita kehittää työtään? Opettaminen ja kasvattaminen ei ole vain yksintehtävää työtä luokassa, vaan myös paljon muuta. Seurantakäyntejä kouluille ei vielä ole ollut eli vielä meillä ei ole tietoa miten keskustelu ja toimenpiteet jatkuvat kouluilla. Sovimme työsuojelun kanssa työseminaarissa loppukesällä 2006, että tulemme jatkossa ehdottamaan seurantaa niille kouluille, joilla oli haasteita kouluhyvinvoinnin suhteen. Sovitun ajan, esimerkiksi 6 kuukauden kuluttua, työterveyden ja työsuojelun edustajat osallistuisivat koulun johtoryhmän kokoukseen aiheen tiimoilta.

Paikallisen muutoksen mallin käyttöä kokeilimme myös opettajien Aslak-kurssilla, johon työntekijät oli koottu eri kouluilta. Malli näyttää soveltuvan heikommin työpaikoille, joissa jokainen tekee omaa, erillistä työtään toisista riippumatta, tai työpaikoille, joissa lähes kaikki työntekijät ovat uusia, tai ryhmiin, joissa työntekijät on koottu eri työpaikoilta. Työpaikkaselvitysmalli perustuu paikallisuuteen, joten ryhmissä (kuten Aslak-kurssi), jossa toimijat ovat eri työyhteisöistä, ei malli tuntunut toimivalta.

Työsuojelun ja työterveyshuollon yhteinen tavoite kouluhyvinvoinnin edistämiseksi on ollut lisäarvo työpaikkaselvityskäynneillä. Hyvä ja sujuva yhteistyö opetusviraston työsuojelun kanssa on mahdollistanut uuden työpaikkaselvitysmallin käyttöönoton ja sen kehittämisen edelleen. Lisätietoa esikysymyksistä, paikallisen muutoksen mallista ja muista uusista työterveyshuoltomme käyttämistä välineistä on mahdollista saada syksyllä 2007 ilmestyvästä Työn muutokset -malli kirjasesta (ks. kirjallisuusluettelo).