Työterveyspalveluiden kilpailuttaminen – työterveyshuolto lakisääteisestä maksuerästä aktiiviseksi liiketoimintakumppaniksi
Työterveyshuoltolaki säätää työnantajalle velvollisuuden järjestää työterveyshuolto, ja saman lain puitteissa säädetään myös työterveyshuollon sisällöstä ja toteuttamisesta. Työterveyshuolto voi olla muutakin kuin lain vuoksi järjestettävää toimintaa – etenkin isommilla työpaikoilla työterveyspalvelut ovat parhaimmillaan osa yrityksen strategista johtamisjärjestelmää, jonka avulla ennakoidaan, suunnitellaan ja johdetaan henkilöstön terveyttä ja hyvinvointia. Hyvin suunnitellulla ja oikein johdetulla työterveyshuollolla voidaan saavuttaa merkittävää etua niin euroissa ja tuottavuudessa kuin henkilöstön tyytyväisyydessä ja motivaatiossakin. Työterveyspalvelut on hyvä kilpailuttaa muutaman vuoden välein – ei pelkästään kustannussäästöjen vaan myös laadukkaan palvelun varmistamiseksi.
Työterveyspalveluiden kilpailuttaminen edellyttää hyvää pohjatyötä. Hyvä tapa työterveyshuollon kilpailuttamisen aloittamiselle on ensin perustaa yrityksen sisäinen työryhmä laatimaan työterveyshuollon nykytilanneselvitys. Useinkaan ei riitä, että työryhmässä on vain henkilöstötoiminnon ja mahdollisesti oman työterveyshuollon edustajia. Jotta nykytilanne ja kehitystarpeet saadaan mahdollisimman laajasti esille, niin työryhmässä on oltava mukana myös liiketoimintajohdon, työsuojelun ja eri henkilöstöryhmien edustajia. Nykytilanneselvityksen voi työpaikan koosta riippumatta tehdä melko helposti keräämällä taulukon «Työterveyshuollon nykytilan kartoituksessa tarvittavia tietoja.»1 tiedot.
|
Nykytilanneselvitystä verrataan ensisijaisesti yrityksen liiketoimintastrategiaan, henkilöstösuunnitelmiin ja muihin yrityksen johdon tarpeisiin. Kustannukset (työterveyshuollon suorat ja välilliset kustannukset, tapaturmista aiheutuvat kustannukset, eläköitymisen kustannukset ym.) ovat yksi tekijä, mutta laadulliset tavoitteet on hyvä pitää vähintään yhtä korkealla sijalla. Vakuutusyhtiön työhyvinvointiasiantuntijat ovat mielellään ja usein myös maksutta ammattilaisapuna nykytilanneselvityksen laadinnassa.
Mitä tehdään itse ja mitä ostetaan ulkoa
Työnantajan on jo kilpailutuksen alkuvaiheessa tehtävä selkeä rajanveto eri toimijoiden ja niille kuuluvien tehtävien välillä. On tarkkaan mietittävä, mitä tehtäviä työterveyspalveluiden johtamisessa kuuluu työnantajalle, mitä työterveyshuollolle, mistä asioista taas yksilöiden on kannettava oma vastuunsa. Lisäksi on huomioitava muut mahdolliset toimijat, kuten vakuutusyhtiöt ja määriteltävä heidän tehtävänsä työpaikan hyvinvoinnin kehittämisessä.
Työnantajalla on aina viime kädessä vastuu henkilöstön hyvinvoinnista ja työpaikan johtamiskulttuurista sekä terveellisestä ja turvallisesta työympäristöstä. Tätä tehtävää ei voi ulkoistaa työterveyshuollolle. Työterveyshuollolla voi olla merkittävä rooli työperäisten sairauksien ja työtapaturmien ehkäisyssä sekä työpaikan työolosuhteiden kehittämisessä. On hyvä myös määritellä mitä kuuluu yksilölle itselleen – työnantaja antaa mahdollisuuksia kehittyä ja pitää huolta omasta hyvinvoinnista ja työterveyshuolto puolestaan toimii ammattiapuna monentyyppisissä elämäntapoihin ja terveyteen liittyvissä kysymyksissä, mutta viime kädessä jokaisella on myös vastuuta omasta terveydestään ja elämäntavoistaan. Jos tämä rajanveto hämärtyy eri toimijoiden välillä, voidaan kilpailuttamisen alkuvaiheessa mennä jo hakoteille eikä itse asiassa tiedetä, mitä oikeastaan halutaan ostaa ja mistä asioista voidaan todellisuudessa kantaa vastuuta.
Toinen tärkeä rajavetoasia kilpailutukseen ryhdyttäessä on se, mitä työterveyspalveluita todella halutaan ostaa ulkopuolelta. Usein varsinkin isommissa yrityksissä on järkevää, että osa työterveyshuollosta on yrityksen sisällä ja osa erityispalveluista ostetaan ulkopuolelta. Kun työterveyshuollon henkilöstö on mukana päivittäisessä johtamistyössä, se näkee työpaikan "sisältä käsin", tuntee työn, johtamiskulttuurin, työympäristön, henkilöstön sekä työpaikan päivittäiset haasteet ja pystyy näin toimimaan nopeammin, tehokkaammin ja todellista lisäarvoa tuottaen. Kaikissa työpaikoissa tämä ei ole mahdollista, mutta nykyisen ulkoistamisbuumin aikana on hyvä myös hetkeksi pysähtyä ja miettiä tätä vaihtoehtoa. Kaikkea ei tarvitse eikä voi tehdä aina itse, mutta ei kaikkea tarvitse aina myöskään ostaa ulkopuolelta.
Kokonaisuuden näkeminen auttaa tavoitteiden asettamisessa
Hyvin johdettuna työterveyshuolto on osa pitkän tähtäimen johtamisjärjestelmää ja henkilöstöstrategiaa « Työterveyshuolto kuuluu yrityksen työhyvinvointi»1.
Työterveyshuolto kuuluu yrityksen työhyvinvointistrategiaan
Tämän vuoksi tavoitteet työterveyshuollolle olisikin asetettava nimenomaan yrityksen liiketoiminnan mukaan. Ei riitä, että halutulle työterveyspalvelulle asetetaan tavoitteita vain yleisellä tasolla, vaan työryhmän on pystyttävä asettamaan tavoitteet työterveyshuollon tasolle ja laajuudelle juuri oman työpaikan lähtökohdista käsin. Sama työterveyshuoltopaketti tuskin toimii pienessä asiantuntijayrityksessä kuin raskaan teollisuuden tuotantolaitoksessa. Tavoitteita pohdittaessa on arvioitava yrityksen toiminnan laatu ja rytmi (vuorotyötä, sesonkityötä, määräaikaisten työsuhteiden osuus ym.), töiden luonne ja erityisvaatimukset (fyysisyys, henkinen kuormitus, erityiset riskit, matkatyö ym.), yrityksen toimipisteiden sijainti (ovatko työterveyshuollon palvelut helposti kaikkien saavutettavissa) sekä tietysti työpaikan henkilöstörakenne (ikäjakaumat, sukupuolijakaumat). Toki on oltava myös realisti ja mietittävä, mihin kustannustasoon yrityksellä on varaa.
Hinta vai laatu – vai molemmat
Tutkimusten mukaan työterveyshuolto maksaa keskimäärin itsensä yritykselle takaisin, kun sen avulla säästetään yksi sairauspäivä työntekijää kohden vuodessa. Teollisuuden työntekijät sairastivat keskimäärin noin 9 päivää vuodessa (2005) ja keskimääräinen sairauspoissaolopäivän hinta on teollisuudessa laskettu olevan jopa noin 380 €. Kustannuksiin on laskettu mukaan työterveyshuoltokustannukset, välilliset kustannukset toiminnan viivästymisistä, väliaikaisen työvoiman hankinnasta ym.
Työterveyspalveluiden hintaa vertailtaessa on hyvä miettiä myös käytännön asioita. Pelkät vastaanotto- ja toimenpidemaksut eivät kerro kustannuksista koko totuutta, vaan on hyvä arvioida myös se, paljonko käytännössä kuluu työaikaa työpaikan ja työterveyshuollon välisiin matkoihin, varsinaisiin käynteihin (jonotusajat) ja miten itse vastaanottoajat on järjestetty – tapaako asiakas ensin hoitajan ja vasta sitten lääkärin. Usein kalleimmat erikoistutkimukset (esim. magneettikuvaukset) rajataan pois jo pelkästään hinnan vuoksi perustyöterveyshuoltopaketista, mutta samalla unohdetaan, että nopea tutkimukseen ja hoitoon pääsy voi lyhentää työntekijän sairauslomaa jopa kuukausilla verrattuna julkisen puolen odotusaikoihin.
Valinnan vaikeus – tai helppous
Kun työpaikan sisällä on ensin tehty kunnollinen pohjatyö, niin päätöksenteko on huomattavasti helpompaa. Päätöksenteossa on muistettava aivan samat pelisäännöt kuin muissakin isoissa investoinneissa. Työryhmän ja päätöstä tekevien henkilöiden on arvioitava, miten eri palveluntarjoajat ovat ennen tarjouksen jättämistä tehneet "kotiläksynsä" ja kuinka hyvin he ovat perehtyneet juuri kyseisen työpaikan tarpeisiin ja kuinka pitkälle palvelut on mietitty asiakkaan näkökulmasta. Tärkeätä on, että hankinnan kohde ja tarjottavat palvelut pitää olla kuvattuna tarjouksessa niin selkeästi ja konkreettisesti, että kokonaisuus on myös helposti ymmärrettävissä, vaikka lukija ei olisikaan lääketieteen asiantuntija. Jos näyttää siltä, että palveluntarjoaja on vaihtumassa, niin tarjouksessa on oltava myös kuvaus siitä, miten vaihdos tulisi tapahtumaan käytännössä. Tämä on aivan oleellinen seikka tiedonsiirron, käytännön asioiden, hoitosuhteiden jatkuvuuden sekä henkilöstön tyytyväisyyden takaamiseksi.
Työnantajan on voitava jatkossakin arvioida kustannusten lisäksi myös sairauspoissaolojen ja tapaturmien määrää ja niiden pääasiallisia syitä, sekä saatava käyttöönsä muuta johtamisen kannalta oleellista tietoa. Valittavalla palvelun tarjoajalla on oltava mahdollisuus säännölliseen sähköiseen raportointiin, jotta työnantaja voi tarvittaessa tehdä korjaavia toimenpiteitä tai panostaa tiettyihin hyvinvoinnin ja työpaikan terveyden osa-alueisiin. Työnantajan on lähes mahdotonta johtaa työpaikan hyvinvointiin ja työterveyteen liittyviä asioita, ellei vähintään perusraportointia ole säännöllisesti saatavilla. Pelkkä raportointi ei kuitenkaan vielä riitä, vaan palveluntarjoajan on kyettävä myös arvioimaan omaa toimintaansa säännöllisesti, kuvaamaan palvelurakenteensa prosessikaaviona sekä keskustelemaan palveluita ostavan yrityksen vastuuhenkilön kanssa säännöllisesti. Palvelutarjoajilta on edellytettävä, että yritykselle on oma nimetty yhteyshenkilö, joka on perehtynyt riittävästi työpaikan erityispiirteisiin. Jo tarjoukseen on hyvä saada sovittua säännölliset, esim. neljännesvuosittaiset palaverit yhteyshenkilön kanssa palvelutason ja -laadun varmistamiseksi.
Viimeaikaisten tutkimusten mukaan suurin osa työnantajista uskoo työterveyshuollon toiminnan voivan lisätä tuottavuutta. Erityisesti työpaikan tuottavuuden on nähty kehittyneen kun työpaikan ilmapiiri oli parantunut työterveyshuollon toiminnan ansiosta – toiminnan suunnittelemiseksi oli pidetty yhteispalavereita työterveyshenkilöstön kanssa ja työterveyshuollon tietämystä oli toimipaikan toiminnan suunnittelun apuna. Siksi kustannukset eivät voi olla ainoa kriteeri palveluntarjoajaa valittaessa. Jos siis palveluntarjoajat ovat vielä tässä vaiheessa samalla viivalla, niin ratkaisevaksi valintakriteeriksi voi muodostua palveluntarjoajan kyky ja halukkuus työpaikan kehittämiseen sekä esimies- ja henkilöstökoulutuksen järjestämiseen terveyteen ja hyvinvointiin liittyvissä asioissa. Valmius yhteistyöhön pitää olla myös toiseen suuntaan – myös työpaikan on voitava antaa valitun palveluntarjoajan vastaavalle työterveyshenkilölle koulutusta työpaikan johtamisen pelisäännöistä ja siitä, missä asioissa on aina keskusteltava lähiesimiehen kanssa. Toimiva molemminpuolinen yhteistyö on lopulta edellytys onnistuneelle yhteistyölle.
Ennen lopullista valintaa on hyvä tavata muutamia samaa työterveyspalvelua käyttävien yritysten edustajia ilman työterveyspalvelun edustajia ja kuunnella palaute palvelun toimivuudesta ja sopivuudesta – tämä on usein parasta käytännön vertailutietoa.
Henkilöstöjohtaja
Atria Yhtymä Oyj
seija.pietila@atria.fi