Asiakasorganisaation ja työterveyshuollon välinen toimintasuunnitelma – dokumentti työpaikan työterveyshuollon prosessista

Toimintasuunnitelma tutkimuskohteena

Asiakasorganisaatioiden työterveyshuollon toimintasuunnitelmien arviointi ja kehittäminen -tutkimuksessa (2005–2008) arvioitiin Kelaan lähetettyjä korvaushakemuksen liitteenä tulleita toimintasuunnitelmia (291 kpl). Arvioinnin tarkoituksena oli selvittää, ovatko toimintasuunnitelmat hyvän työterveyshuoltokäytännön mukaisia. Tutkimuksen toisessa vaiheessa haastateltiin asiakasorganisaatioiden edustajia 17:sta organisaatiosta sekä työterveyshuollon ammattihenkilöitä ja asiantuntijoita 22:sta työterveysyksiköstä. Haastattelujen tarkoituksena oli syventää käsitystä sitä, miten toiminnan suunnittelu käytännössä tapahtuu. Tutkimus toteutettiin Työsuojelurahaston ja Sosiaali- ja terveysministeriön tuella, Kelan ja Työterveyslaitoksen yhteistyönä.

Toteutuuko hyvän työterveyshuoltokäytännön mukainen toiminnan suunnittelu?

Arviointiaineiston ja haastattelujen pohjalta näyttää, että työterveyshuoltotoiminnan tavoitteet jäävät varsin yleiselle tasolle ja ne asetetaan pääsääntöisesti työterveyshuollossa. Asiakasorganisaation tarpeet huomioiva työterveyshuoltotoiminnan suunnittelu toteutuu parhaiten asiakasorganisaatioiden omilla työterveysasemilla ja isoissa asiakasorganisaatioissa. Fyysinen läheisyys sekä työterveyshuollon ja asiakasorganisaation säännölliset tapaamiset edesauttavat asiassa. Työterveyshuollollisten tarpeiden tunnistamiseksi yhteistyön asiakasorganisaation ja työterveyshuollon välillä tulee olla säännöllistä ja jatkuvaa.

"alkujaan oli tavoite ja millä tätä koko asiaa markkinoitiin meille että niinkun pystys yksi lääkäri kokonaisuutena paneutuun työntekijään ja seurais sitä vähän paremmin ja pystyis sitä kautta sitten mahdollisesti ehkäseen niitä sairauspoissaoloja, mutta paremminkin on käynyt päinvastoin" (pieni asiakasorganisaatio)

Asiakasorganisaatioissa ei välttämättä tiedetä, missä asioissa työterveyshuollon puoleen voi kääntyä. Työterveyshuoltojen olisikin aktiivisesti kerrottava palveluistaan ja osaamisestaan. Tarve yhteistyön tiivistämisestä oli molemminpuolinen, sekä organisaatioiden edustajat että työterveyshuollot toivoivat, että aikaa ja välineitä ennalta ehkäisevän yhteistyön tekemiseen olisi enemmän. Sairaanhoitopalvelujen tarjoaminen vie kuitenkin työterveyshuollon suuren osan resursseista ja erityisesti terveyskeskusten työterveyshuolloissa henkilöstöresurssit koettiin riittämättömiksi.

Tutkimuksessa tuli esiin, että moniammatillisuus toiminnan suunnittelussa ei näyttäisi toteutuvan, sillä toimintasuunnitelman laatii yleensä pelkästään työterveyshoitaja. Yhteistyö työterveyslääkärin kanssa rajoittuu lähinnä konsultointiin terveysriskien arvioinnissa ja työterveyshuollon asiantuntijoiden käyttö toiminnan suunnittelussa on vähäistä.

"Se on oikeastaan käytännössä ollut sillä tavalla, että jos on tällaisia työpaikkoja missä ei ole mitään altisteita se on käytännössä ollut että työterveyshoitajat on oman firmansa kanssa siitä sopineet" (terveyskeskuksen työterveyshuolto)

Työpaikan tarpeeseen perustuva toiminnan suunnittelu on työterveystoiminnan perusta, jonka pohjalta työterveyshuoltoa lähdetään toteuttamaan. Lainsäädännöllä (1383/2001) ohjataan kiinnittämään huomiota erityisesti työhön, työympäristöön ja työolosuhteisiin sekä niiden terveellisyyteen ja turvallisuuteen. Lisäksi työterveyshuollon toimintaa tulee suunnitella ja toteuttaa hyvän työterveyshuoltokäytännön periaatteiden (1484/2001) mukaan. Lakien ja asetusten lisäksi työterveyshuollon toiminnan suunnittelussa on huomioitava työpaikan erityistarpeet ja työelämän yleiset muutokset. Työelämä on jatkuvassa muutoksessa ja siitä aiheutuu muutostarpeita myös työterveyshuollon toimintatavoille, jotka siten vaikuttavat toiminnan suunnitteluun ja suunnitteluprosessiin. Työterveyshuollolta odotetaan tukea muun muassa monenlaisissa muutos- ja ristiriita tilanteissa:

"pitää olla tukifunktio ja olla tuottamassa sitä asiantuntemusta sielt terveyspuolelta et me kun hääritään täällä niin meillä on niinku se varaventtiili ja sit kun tulee jotain ongelmia niin meillä on se tukifunktio" (iso asiakasorganisaatio)

Työterveyshuollon laadun ja vaikuttavuuden arvioinnin kannalta tärkeätä on toiminnan arviointi ja seuranta. Tutkimuksessa tuli kuitenkin esiin, että seuranta ja arviointi ei ole kovin systemaattista eikä dokumentoitua.

" mä väitän et me tehdään hyvin paljon mut mein pitää saada niinku paperille se enemmän näkyväksi, se on se meiän ongelma, se tahtoo täs niinku jäädä" (oma työterveysasema)

Tavoitteena suunnittelun prosessinomaisuus

Työpaikan ensimmäinen työterveyshuollon toimintasuunnitelma on laadittu yleensä työterveyshuoltotoimintaa aloitettaessa. Laki määrittelee, että suunnitelma on tarkistettava vuosittain. Vuosittainen tarkistaminen saattaa kuitenkin jäädä muodolliseksi, pakolliseksi velvoitteeksi tai suunnitelmaan palataan vasta monen vuoden kuluttua sen laatimisen jälkeen. Suunnittelu jää helposti koko työterveyshuollon prosessista irralliseksi, tiettyyn ajankohtaan sidotuksi tapahtumaksi. Tavoitteena tulisi olla, että suunnittelu ja toteutus, ajattelu ja toiminta, eivät ole toisistaan irrallisia. Työterveyshuollon toimintaa tulisi suunnitella prosessuaalis-kommunikatiivisen mallin (kuvio « »1) mukaisesti, jolloin suunnittelu, päätöksenteko, toimeenpano ja seuranta ovat limittäin eikä niitä voi erottaa toisistaan. Lisäksi suunnitteluun osallistuvien kesken tulisi käydä jatkuvaa dialogia.

Kuva 1.

Prosessuaalis-kommunikatiivisen ajattelun mukaan suunnitelmia ei tehdä ohjaamaan jonkin tietyn aikajänteen toimintaa, vaan niiden avulla selkiytetään omia ajatuksia ja peilataan omia toimia ja ulkoisia vaatimuksia. Perinteisen ajattelutavan suunnittelussa turhaudutaan helposti muuttuviin tavoitteisiin, ja suunnitelma-asiakirjat vanhentuessaan nopeasti unohtuvat työpaikan ja työterveyshuollon mappeihin. Toimintasuunnitelma-dokumentti voidaan hahmottaa peilinä, jota voi aika ajoin pysähtyä katsomaan, josta voi keskustella ja johon voi ottaa kantaa. Olennaista on, että toteutumiseen ja ajatusten pysyvyyteen ei luoteta, vaan niitä kehitellään jatkuvasti eteenpäin, viedään prosessia ja annetaan prosessin viedä. (Sotarauta 1996, 229–230)

Tutkimuksen pohjalta nousseita toimenpide-ehdotuksia

1. Asiakas on otettava aiempaa paremmin mukaan toiminnan suunnitteluun. Tämä edellyttää säännöllisiä tapaamisia, jota Kelan korvauskäytännön pitää tukea. Tapaamisissa sovitaan ja toimintasuunnitelmaan kirjataan ne tarpeet ja toiveet, joihin työterveyshuollon asiantuntemusta asiakasorganisaatiossa tarvitaan. Työterveyshuollon suositusten toteutumisen seuranta tehdään yhdessä työpaikan kanssa.
2. Asiakaslähtöinen tavoitteellinen toiminta suunnitellaan, dokumentoidaan, toteutetaan, toimintaa seurataan ja arvioidaan hyvän työterveyshuoltokäytännön periaatteita noudattaen. Tämä edellyttää nykyistä isompaa panostusta toiminnan suunnitteluun ja suunnittelukäytännön kehittämistä niin, että suunnittelu ei jää irralliseksi, mahdollisesti kerran vuoteen tapahtuvaksi tarkistamiseksi vaan vuoropuhelu asiakasorganisaation ja työterveyshuollon kesken on jatkuvaa ja säännöllistä.
3. Toiminnan suunnitteluprosessissa moniammatillisuutta on lisättävä, mikä edellyttää yhteistyön lisäämistä ei vain työterveyshuollon ja asiakkaan välillä, vaan myös työterveyshuollon ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden kesken.
4. Työterveyshuollon voimavaroja on suunnattava sairaanhoidosta työn, työympäristön ja työyhteisöjen terveyden ja turvallisuuden sekä työkyvyn edistämiseen. Tämän painotuksen pitää näkyä toimintasuunnitelmissa. Mietittäväksi jää myös, voisiko Kelan korvausjärjestelmän uudistaminen nykyistä enemmän ehkäisevää toimintaa tukevaksi saada vaikutuksia aikaan toiminnan suuntaamisessa.
5. Työterveyshuollon on kehitettävä toimintojaan asiakkailta saadun palautteen sekä toiminnan suunnittelun arvioinnin ja seurannan perusteella; suositeltavia ovat asiakastyytyväisyyskyselyt työntekijäkyselyjen lisäksi myös työnantajien edustajille.
6. Tämän tiedon pohjalta on tarpeen kehittää hyvä toiminnan suunnittelukäytäntö (kuvio « »2) työterveyshuoltoon. Tämä edellyttää asiakkuuden aiempaa parempaa hallintaa, pienten yritysten erityistä huomioon ottamista toiminnan suunnittelukäytännössä, riittävien henkilöstövoimavarojen turvaamista ja työterveyshuollon tietojärjestelmien kehittämista tukemaan nykyistä paremmin seurantaa, arviointia ja raportointia toiminnan suunnittelun apuvälineenä.

Kuva 2.