Tilastotiedon välityksestä kohti strategista kumppanuutta – johdon ja työterveyshuollon tapaamiset Helsingin kaupungin opetusvirastossa

Johdanto

Työterveyshuollon integroitumista yrityksen toimintaan ja työterveyshuollon ja yrityksen strategisesta kumppanuudesta on puhuttu ja kirjoitettu vähintäänkin kymmenen vuoden ajan. On kirjoitettu kuinka integraation ajatellaan tapahtuvan (Husman 2000), mitä se edellyttää (Peltomäki & Husman 2000) tai mitä eri osapuolet odottavat strategisesta kumppanuudesta tai sen toteutumisesta (Heikkinen 2007). Mutta miten integraatio tai strateginen kumppanuus rakennetaan käytännössä?

Käytämme artikkelissa esimerkkinä Helsingin kaupungin työterveyskeskusta, jonka strategisena päämääränä on erinomainen kumppanuus, vaikuttava työterveyshuolto ja toimiva työterveysasema. Erinomainen kumppanuus tavoittelee johdon ja työterveyshuollon luomaa yhteistä ymmärrystä työelämän muutosten vaikutuksista henkilöstön terveyteen ja työyhteisöjen toimintakyvyn tukemista.

Työterveyskeskuksen opetusviraston palveluyksikkö koostuu viidestä moniammatillisesta tiimistä, joissa työskentelee yhteensä viisi työterveyslääkäriä, viisi työterveyshoitajaa, kaksi työpsykologia ja kolme työfysioterapeuttia. He vastaavat yhteensä noin 6500 työntekijän työterveyshuollon toteutuksesta. Palveluyksiköllä on vastaava työterveyslääkäri ja vastaava työterveyshoitaja.

Opetustoimen henkilöstöä on yhteensä 5815, peruskoulujen ja lukioiden opettajia on 4008, ammatillisten oppilaitosten opettajia 632 ja muuta henkilöstöä 1175. Kaupungin kouluja on Helsingissä yhteensä 165 ja niissä opiskelee noin 38 300 oppilasta. Opetusviraston tehtävänä on huolehtia kaupungin opetustoimesta sekä osaltaan esiopetuksesta ja koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnasta. Opetustoimen visio on oppiva, osaava, sivistynyt ja hyvinvoiva Helsinki.

Käymme seuraavaksi läpi, miten Helsingin kaupungin työterveyskeskuksen ja opetusviraston kumppanuus on kehittynyt työterveyshuollon käytössä olevien välineiden avulla. Kehitys on kiteytetty taulukkoon «Työpaikasta tietoa tuottaneet välineet ja niiden seuraamukset johdon ja työterveyshuollon keskusteluissa»1.

Helsingin kaupungin työterveyskeskuksen ja opetusviraston yhteistyö turhautti

Työyhteisöä ja yksittäisiä työntekijöitä koskevissa asioissa työterveyshuolto oli aina tehnyt tiivistä yhteistyötä työsuojelun ja opetusviraston oman työyhteisökonsultin kanssa. Yhteistyökontaktit linjanjohtoon olivat kuitenkin olleet vähäiset. Työterveyshenkilöstö kävi asiakasviraston virastotoimikunnassa (ns. laajennettu johtoryhmä) kerran vuodessa näyttämässä edellisen vuoden tilastoja sairauspoissaoloista ja raportoimassa toiminnastaan, mikä oli työterveyskeskuksen vakiintunut käytäntö 1990-luvulla. Tapaamisissa olivat mukana työterveysjohtaja, työterveyslääkäri ja -hoitaja, ja aikaa oli annettu noin 15 min. Tilastot (mm. sairauslomapäivien määrät eri diagnoosiryhmissä) tuotettiin keskitetysti työterveyshuollon hallinnosta. Tilastot kiinnostivat ja huolestuttivat virastotoimikuntaa, sillä mielenterveyden- ja käyttäytymisen häiriöt olivat asiakasvirastossa suurin ja kasvamassa oleva diagnoosiryhmä. Ongelmaksi sekä virastotoimikunta että työterveyshenkilöstö kokivat yhtenäisen tilastotiedon puuttumisen: 1/3 kyseisen viraston työntekijöistä oli Helsingin kaupungin työterveyskeskuksessa huollossa, 2/3 yksityisen lääkäriaseman. Tapaamisissa pohdittiin jonkin verran sairauslomien syitä, mutta keskustelu ei johtanut syvempään pohdintaan sairauslomien työperäisyydestä tai suhteesta työhön tai siitä, miten asiaan voisi vaikuttaa. Työterveyshenkilöstölle, ja varmaan myös johtoryhmälle, jäi tunne, ettei keskustelu johtanut oikein mihinkään.

Yhteistyön uusi avaus – tilastoista kertomuksiin

Työterveyspalveluissa ja virastoissa tapahtuneet muutokset loivat mahdollisuuksia uudenlaiseen yhteistyöhön. Vuoden 2004 alusta koko opetusviraston henkilökunta sai työterveyshuoltopalvelut samasta paikasta eli Helsingin kaupungin työterveyskeskuksesta. Vuonna 2005 opetusvirastossa tapahtui organisaatiouudistus, jonka seurauksena muodostui neljä koulutuslinjaa: 1) perusopetuslinja (suomenkieliset peruskoulut), 2) ruotsinkielinen linja (kaikki ruotsinkieliset peruskoulut, lukiot ja aikuislukiot), 3) nuoriso- ja aikuiskoulutuslinja (lukiot, aikuislukiot, ammatilliset oppilaitokset, työpajat ja oppisopimuskeskus) sekä 4) hallinto- ja kehittämiskeskus. Myös linjojen johdossa tapahtui muutoksia. Samana vuonna Työterveyskeskuksen opetusvirastosta vastaava palveluyksikkö aloitti 5-vuotisen työhyvinvoinnin yhteiskehittelyhankkeen Työterveyslaitoksen kanssa (YKE-hanke). Hankkeen tavoitteena oli kehittää työterveyshuollon ja opetusviraston yhteistyöhön uudenlaisia, asiakaskeskeisiä ja yhteiskehittelyyn perustuvia malleja, välineitä ja menettelyjä, joilla voidaan suuntautua opetusviraston työn muutosten ja henkilökunnan työhyvinvoinnin yhteyksien uudenlaiseen käsittelemiseen (ks. kuvio « »1).

Kuva 1.

Organisaatiouudistuksen myötä työterveyshuollolle tarjoutui mahdollisuus palaveriin uusien linjanjohtajien kanssa. Työterveyshenkilöstö päätti tietoisesti suunnata keskustelun opetusvirastossa ja kouluissa tehtävään työhön (sen sijaan, että olisi keskustelu esimerkiksi vastaanotolle pääsystä tai diagnooseista) ja rakentaa linjanjohdon kanssa yhteistä käsitystä työntekijöiden jaksamisesta muutosten keskellä. Keskustelua suuntaavaksi välineeksi valittiin uupuneiden työntekijöiden kuvauksia, joita oli kerrottu työterveyshoitajien vastaanotoilla. Jos työntekijän uupumus osoittautui työhön liittyväksi, olivat työterveyshoitajat yhdessä uupuneen työntekijän kanssa tarkastelleet työntekijän työtä kehittävän työntutkimuksen toimintajärjestelmämallin (Engeström 1995) avulla. Toimintajärjestelmä auttoi sekä työntekijää että työterveyshoitajaa jäsentämään työtä ja sen muutosta; mitä välineitä työntekijällä oli käytössä, minkälaista työnjakoa ja sääntöjä työssä oli, minkä työntekijä koki työnsä kohteeksi ja minkälaisia tuloksia piti saada aikaiseksi, minkälaisia muutoksia näissä elementeissä oli tapahtunut ja minkälaisia häiriöitä ja ongelmia työntekijä työssään koki. Näissä kertomuksissa tuli esille asioita, joita ei ratkottu työterveyshoitajan vastaanottohuoneessa eikä yhdessä työsuojelun kanssa. Kertomuksissa tuli esille ilmiöitä, jotka vaativat monen tahon yhteistä toimintaa, eikä vähiten johdon. Linjanjohtajien reaktiot kertomuksiin vaihtelivat: yksi kävi tapauksia läpi yksitellen, analysoi ja poisselitti ja toinen kuunteli, hahmotti kokonaisuutta ja piti esimerkkejä osuvina. Kertomuksien avulla saatiin joka tapauksessa keskustelu johdon kanssa uusille urille: tilastotietojen ihmettelystä siirryttiin kohti työhyvinvoinnin paikallisten muutosilmiöiden yhteistä tarkastelua. Painopistealueiksi keskusteluissa muodostui aluksi erilaiset koulumaailman ilmiöt, kuten nuorten, uraansa aloittelevien opettajien jaksaminen, väkivallan lisääntyminen ja kouluverkkomuutokset sekä sisäilmaongelmat.

Uudet työpaikkaselvitysvälineet tuottivat lisää aineksia johdon kanssa käytävään keskusteluun

Samanaikaisesti linjanjohtopalavereiden aloittamisen kanssa työterveyshenkilöstö kehitti ja otti uusia työpaikkaselvitysvälineitä käyttöön, jotka kaikki ohjasivat työterveyshuollon toimintaa työlähtöisemmäksi. Uusien työpaikkaselvitysvälineiden kehittämisen perusta oli kehittävässä työntutkimuksessa (Engeström 1995). Kehittävään työntutkimukseen perustuvien työpaikkaselvitysvälineiden avulla asiakasyritykset ja -yhteisöt hahmotettiin muuttuvina toimintajärjestelminä ja niissä kehkeytyvinä kehitysjännitteinä, mikä auttoi työpaikkojen työntekijöitä ymmärtämään, mistä työpaikoilla oli kyse ja miten työhyvinvointi kyseisissä työpaikoissa rakentui. Työpaikkojen toimintaa voitiin myös kehittää kehitysjännitteitä ratkaisemalla. (Rokkanen & Launis 2008b.) Uusien välineiden avulla myös työterveyshuollon ymmärrys työpaikasta, sen muutoksista ja kehitysjännitteistä lisääntyi ja siten myös keskustelujen sisältö linjanjohtajan kanssa syveni.

Perustyöpaikkaselvityksen osaksi otettiin käyttöön työyhteisöjä osallistava paikallisen muutoksen malli esikysymyksineen (Määttänen ym. 2007). Uusi perustyöpaikkaselvitys toi aikaisempia välineitä paremmin esille työssä tapahtuneita muutoksia ja niiden vaikutusta työn sujumiseen. Uusi työpaikkaselvitysmalli herätti myös linjanjohtajassa mielenkiintoa. Linjanjohtajat saivat kunkin koulun paikallisen muutoksen selvityksen työpaikkaraportin liitteenä. Vuosittain työterveyshuolto oli myös tehnyt yhteenvedot kaikista käynneistä. Yksittäisen koulun raporteista tuli esille kunkin koulun muutos- ja työhyvinvointihaasteita ja yhteenvedoissa yleisimpiä muutosilmiöitä. Yhteenvetoraportteja on myös käsitelty virastotoimikunnassa.

Seuraamuksia keskusteluista

Linjanjohtajan kanssa käydyt keskustelut kohdehyvinvoinnista (Mäkitalo 2005), koulujen konseptimuutoksesta (Koli 2005) ja erilaisista tavoista vaikuttaa koulun henkilöstön työhyvinvointiin, johtivat vuonna 2006 ensimmäisiin uusien suunnattujen työpaikkaselvitysten (kouluhyvinvointipaja) kokeiluihin (Kontro 2007). Kouluhyvinvointipajojen taustalla oli ajatus siitä, että kouluissa ei enää pärjätä työskentelemällä yksin, vaan tarvitaan rakenteita yhteistyöhön ja sen johtamiseen. Kouluhyvinvointipajat muodostuvat noin kolmesta istunnosta ja niitä edeltävistä välitehtävistä. Koko koulun henkilökunta osallistuu pajoihin. Välitehtävien ja ryhmätöiden avulla muodostetaan yhteistä ymmärrystä kyseisen koulun kehitysjännitteistä ja työhyvinvoinnista. Työntekijät itse ratkaisevat nykyisen toiminnan ongelmia tulkitsemalla työn tarkoitusta, kohdetta ja tuotosta uudella tavalla, suunnittelevat ja toteuttavat kehittämiskokeilut. Kouluhyvinvointipajoissa aktiivisina toimijoina koulun henkilökunnan lisäksi ovat johto, työterveyshuolto, työyhteisökonsultti ja työsuojeluvaltuutetut.

Keskusteluissa linjanjohtajan kanssa kouluverkkomuutokset todettiin tulevaisuuden suuriksi haasteiksi eikä vähiten työhyvinvoinnin kannalta. Kouluverkkouudistuksen myötä kouluja lakkautetaan ja yhdistetään, mikä aiheuttaa epävarmuutta työntekijöissä. Tutkimusten mukaan työelämässä koettu epävarmuus vaikuttaa palkansaajien työkäyttäytymiseen ja terveyteen laajemmin (esim. Vahtera ym. 2000). Sekä linjajohdossa että työterveyshuollossa oli myös tiedostettu yhdistyvien koulujen monenlainen tukitoimien tarve. Keskustelu linjanjohtajan kanssa johti pilottikokeiluun (kevät 2008- syksy 2008) yhdistyvien koulujen kouluhyvinvointipajasta. Pilotin tarkoituksena on olla osa koulujen yhdistymisprosessia ja tukea koulujen henkilökuntaa heidän rakentaessaan yhteisiä uusia toimintatapoja.

Linjanjohtajan kanssa työterveyshuolto oli myös järjestänyt rehtoreille varhaisen tuen -tapaamisia, joissa oli käyty läpi yhteisiä toimintatapoja työntekijän tukemiseen työkyvyn heiketessä. Tapaamisissa rehtorit olivat saaneet tuoda itse esille vaikeita kysymyksiä ja työterveyshuolto oli esittänyt case esimerkkejä, joita rehtorit olivat yhdessä ratkoneet.

Linjanjohtopalavereiden myötä työterveyshenkilöstö oli myös integroitunut vuodesta 2007 asiakasviraston järjestämään koulujen johtoryhmävalmennukseen, joka tukee jaettua johtajuutta perinteisesti rehtorikeskeisessä koulussa. Valmennuksessa toivottiin työterveyshenkilöstön tuovan työhyvinvoinnin näkökulmaa ja sopivia välineitä työhyvinvoinnin johtamiseen paikallistasolla. Johtoryhmävalmennukseen osallistuminen johti myös työterveyshuollon perustyöpaikkaselvitykseen kuuluvan paikallisen muutoksen mallin edelleen kehittämiseen. Erityisesti esimiehen ja johtoryhmän toiminnan tukeminen on korostunut perustyöpaikkaselvityksessä.

Missä nyt mennään...

Työterveyshuolto tapaa linjanjohtajan nykyisin noin kahden kuukauden välein. Kolmen vuoden aikana tapaamiset ovat lisääntyneet kolmesta kuuteen kertaan vuodessa. Keskustelussa on pyritty kartoittamaan yhdessä koulujen työhyvinvoinnin tilaa ja ajankohtaisia kysymyksiä. Työterveyshuollon keskusteluun tuomaa aineistoa on muodostunut paitsi uusien työpaikkaselvitysvälineiden kautta mutta toki edelleen myös erilaisista kyselyistä (esim. tyhy-kyselyt) ja tilastoista (esim. sairauspoissaolot- ja diagnoosiryhmät) sekä vastaanotoilta. Linjanjohto tuo keskusteluun omat tietonsa, strategiansa ja huolensa. Nyt keskustellaan työpaikkoja kohtaavista muutoksista ja siitä, minkälaisia keinoja on yhdessä – viraston johdolla, työsuojelulla ja työterveyshuollolla - tukea työhyvinvoinnin edistämistä ja johtamista näissä tilanteessa. Yksi ajankohtainen puheenaihe on edelleen koulujen sisäilmaongelmat. Yhteistyö on kehittynyt tilastojen tarkastelusta, ilmiöistä keskustelujen ja yhteisen ymmärryksen kehittymisen kautta, yhdessä tekemiseksi (taulukko «Työpaikasta tietoa tuottaneet välineet ja niiden seuraamukset johdon ja työterveyshuollon keskusteluissa»1).

Linjajohdon ja työterveyshuollon tapaamisiin eri toimijat ovat osallistuneet tarpeen mukaan. Viraston puolelta on linjanjohtajan lisäksi osallistunut opetuspäällikkö, johtava psykologi ja työyhteisökonsultti. Työterveyshuollosta on osallistunut vastaavan työterveyslääkärin ja –hoitajan lisäksi muita moniammatillisen palveluyksikön edustajia ja työsuojelusta opettajien työsuojeluvaltuutetut. Tapaamiset on haluttu pitää vapaamuotoisina; käytössä ei ole tiukkoja esityslistoja tai puheenjohtajuutta. Usein kuitenkin työterveyshuolto on tehnyt yhteenvedon edellisen kerran puheenaiheista, jotta orientaatio ja jatkuvuus olisi taattu asioiden käsittelyssä. Nykyisin on yhdessä sovittu seuraavan tai seuraavien kertojen aiheet. Työterveyshuolto on kirjannut myös kaikkien tapaamisten keskeiset sisällöt ja osa tapaamisista on nauhoitettu ja litteroitu toiminnan kehittämisen peiliksi. Kirjaukset keskeisistä sisällöistä on aika ajoin jaettu kaikille osallistujille.

Pohdintaa

Heikkisen (2007) tutkimuksessa yritysten edustajat toivat esille, että kumppanuusyhteistyö on vaikeaa, jos työterveyshuolto tarkastelee asioita ainoastaan yksilölähtöisinä ongelmina. Kumppanuusyhteistyöltä on myös toivottu asiakasyrityksen hyvää tuntemusta, nopeaa reagointia terveysongelmiin ja aktiivisuutta yhteydenotossa (emt.). Kumppanuuden rakentamisen kannalta ei siis riitä pelkkä kontaktien lisääminen yritykseen, tarvitaan myös yhteistä kohdetta.

Helsingin kaupungin opetusviraston ja työterveyshuollon yhteinen kohde on ollut opetusviraston ja koulujen työtoiminta ja työtoiminnassa muodostuva hyvinvointi/pahoinvointi. Työterveyshuoltojen käytössä olevat perinteiset välineet eivät ole juuri tuottaneet tietoa paikallisesta työtoiminnasta (Rokkanen & Launis 2008a). Uudet työpaikkaselvitysvälineet (paikallisen muutoksen -malli ja kouluhyvinvointipajat) ovat sen sijaan tuottaneet tietoa paikallistason (esim. kouluyhteisön) ilmiöistä, toiminnasta ja sen kehityksestä. Kyseinen tieto on täydentänyt ja syventänyt siten erilaisia kyselyitä ja tilastotietoja. Uusien käsitteiden, erityisesti kohdehyvinvointi -käsitteen avulla työtoiminta ja hyvinvointi on pystytty yhdistämään linjanjohtoa ja työpaikkoja kiinnostavalla tavalla. Työhyvinvoinnin yhteiskehittelyhankkeen (2005-2009) myötä työterveyshenkilöstön ajattelu- ja toimintatavoissa on tapahtunut muutoksia työlähtöisemmän työterveyshuollon suuntaan. Uudet työpaikkaselvitysvälineet ja käsitteet ohjaavat ajattelua ja keskustelua organisaation työtoiminnan ja sen muutoksien suuntaan. Säännöllisten linjanjohtotapaamisten myötä ajankohtaisiin asioihin on myös päästy puuttumaan nopeasti ja ennaltaehkäisevästi (esim. yhdistyvien koulujen pajat kouluverkkouudistuksessa).

Kumppanuuden yksi edellytys on yhteyksien luominen organisaation joka tasolle (Heikkinen 2007). Helsingin kaupungin työterveyshenkilöstö oli luonut jo aiemmin hyvät suhteet työsuojeluun ja viraston omaan työyhteisökonsulttiin. Yhteiskehittelyhankkeen myötä luotiin hyvät yhteydet linjanjohtoon. Koulujen johtoryhmien ja rehtoreihin kanssa tehtiin myös uusia yhteistyön avauksia: johtoryhmävalmennus, kouluhyvinvointipajat, paikallisen muutoksen -mallilla tehdyt työpaikkaselvitykset ja varhainen tuki –toimintamalli työkyvyn heiketessä.

Uudet välineet ovat tulleet tutuiksi ja myös käyttöön lukuisille työterveyshuollon yhteistyökumppaneille (työsuojelu, työyhteisökonsultti, työntekijät, välitason esimiehet ja ylin johto). Uusien välineiden avulla syntyy rakentavaa keskustelua vaikeissakin häiriötilanteissa ja hankalilta tuntuvia jännitteitä on voitu ottaa esille työlähtöisesti. Tällä yhteistoiminnalla on saatu yhteinen laaja työ- ja toimintakenttä. Se ei ole pelkästään työterveyshuollon intressi, vaan myös asiakasviraston johdon ja työsuojelun.

Strategista kumppanuutta ei rakenneta nopeasti eikä pelkästään lisäämällä kontakteja organisaation eri tasoille. Tarvitaan uusia työterveyshuollon välineitä ja niiden tuottamaa tietoa organisaation toiminnasta ja sen muutoksista. Uusien välineiden avulla työterveyshenkilöstön rooli voi muuttua tiedon välittäjästä varteen otettavaksi organisaation kumppaniksi.

Artikkeli julkaistaan myös Työterveyshoitaja- ja Terveydenhoitajalehdissä