Eri näkökulmien kuuleminen neuvottelussa

Dialogi yhteistyöneuvottelussa

On yksinkertaistettua sanoa, että dialogi on vuoropuhelua. Vuoropuhelu voi olla hyvin monologista, jos kukin osallistuja pitää tärkeänä vain oman mielipiteensä esittämistä välittämättä kuunnella muiden näkemyksiä. Dialogi on pikemminkin puhumisen ja kuuntelemisen vuorottelua. Dialogin lähtökohta on toki se, että kukin puhuja on valmis kertomaan omista käsityksistään ja ajatuksistaan, mutta uutta luovaa dialogia on vasta silloin, kun kukin keskustelija on valmis muuttamaan omia käsityksiään sen pohjalta, mitä kuulee toisen sanovan.

Dialogi voidaan ymmärtää ulkoisena ja sisäisenä. Ulkoinen dialogi tarkoittaa sitä, että kukin osallistuja pitää tärkeänä siitä, mitä toiset sanovat ja liittää omat puheenvuoronsa edellisiin. Tämä ilmenee kiinnostusta viestittävinä kysymyksinä, innostuneina assosiaatioina ja reflektioina. Viimeksi mainittu viittaa siihen, että kuullessaan toisen ajatuksista keskustelija kertoo, miten ne resonoivat hänen ajatusmaailmassaan; millaisia ajatuksia toisen näkemykset virittävät hänessä. Tuolloin alkuperäinen puhuja saa arvokasta palautetta siitä, miten toiset ymmärtävät hänen ajatuksiaan ja näkemyksiään.

Luova ulkoinen dialogi edellyttää sisäistä dialogia. Tämä tarkoittaa sitä, että muiden puheenvuoroja kuunnellessaan keskustelija antaa omien ajatustensa seurustella toisen esittämien ajatusten kanssa. Millä tavoin äsken esitetty muuttaa minun tapaani ajatella? Miten se rikastaa minun ajatusmaailmaani? Missä määrin se kyseenalaistaa ennakkoasenteitani? Mistä haluaisin kuulla lisää?

Onnistuneen neuvottelun peruskiviä ovat siis dialogi – ulkoinen ja sisäinen dialogi sekä dialogien välinen dialogi!

Asiantuntijuus, avoimuus ja läpinäkyvyys

Toisia huomioon ottava dialogi ei tarkoita sitä, että neuvotteluun osallistuvan tulisi luopua omasta asiantuntijuudestaan. Sen sijaan kysymys on sen tunnistamisesta ja tunnustamisesta, että kaikilla osallistujilla on oma asiantuntijuutensa käsiteltävissä kysymyksissä: potilaalla/työntekijällä on kokemus omista oireistaan ja toimintakyvyn rajoitteestaan, suoriutumisestaan työssä; työnantajalla on käsitys työn vaatimuksista, työoloista ja työntekijän suoriutumisesta tehtävissään; työterveyslääkärillä/työterveyshuollolla on käsitys sairauden vaikeudesta, sen aiheuttamista toimintarajoitteista, hoidon ja kuntoutuksen vaikutuksista, ennusteesta jne. Työterveysneuvotteluissa voi olla mukana muitakin tahoja, esim. potilaan omaisia, työtovereita, erikoissairaanhoidon edustajia ja muita toimijoita, joilla kullakin on oma erityisasiantuntemuksensa.

Neuvottelussa on keskeistä, että kaikkia näitä asiantuntijuuksia kunnioitetaan. Se tarkoittaa myös sen kaltaista avoimuutta ja läpinäkyvyyttä, että esim. työterveyslääkäri voi artikuloida selkeästi, mistä näkökulmasta tai roolista hän puheenvuoronsa esittää, esimerkiksi: "lääkärinä ajattelen, että selkäsairautesi vaikuttaa toimintakykyysi näin… mutta puolisosi kertomus siitä, mistä tehtävistä selviät kotona, saa minut ajattelemaan, että…"

Työterveysneuvottelun elämänkaari ja puheenjohtajan rooli

Työterveysneuvottelun elämä alkaa jo ongelman tunnistamisesta ja siihen pohjautuvasta huolellisesta suunnittelusta. On syytä ottaa kantaa ainakin seuraaviin kysymyksiin: Keitä kaikkia asia koskee, ketkä ovat osallisia? Keiden on syytä olla mukana neuvottelussa? Kuka kutsuu osallistujat ja millä tavoin kutsu esitetään? Missä ja koska tapaaminen järjestetään? Kuinka paljon aikaa varataan. Turhaa epävarmuutta vähentää ja kokouksen sujuvuutta parantaa olennaisesti se, että on etukäteen sovittu, kuka toimii puheenjohtajana.

Puheenjohtaja avaa neuvottelun ja ilmaisee lyhyesti, mikä on hänen käsityksensä kokoontumisen syistä ja tavoitteista. Hän voi kertoa, millä tavoin hän on tilanteesta kuullut, kuka on ollut häneen yhteydessä, mikä hänen mahdollinen roolinsa on tähän asti ollut jne. Puheenjohtaja huolehtii siitä, että kaikki osallistujat esittäytyvät ja kertovat lyhyesti omista toiveistaan, jotka koskevat neuvottelun teemoja ja tavoitteita. Puheenjohtaja kertoo kaikille osallistujille kokoukseen käytettävästä ajasta, muista kokouksen puitteisiin liittyvistä seikoista ja omasta roolistaan.

Alkustrukturoinnin ja esittelyjen jälkeen alkaa varsinainen keskusteluosuus. Sen aikana puheenjohtajan keskeisin tehtävä on huolehtia siitä, että kaikkien osallistujien ääni tulee kuuluviin. Se voi edellyttää aktiivista kyselyä niiltä, jotka muuten jäisivät syrjemmälle ja toisaalta hienotunteista rajoittamista, jos jotkut osallistujat puhuvat toisten päälle tai ottavat muuten liikaa tilaa. Puheenjohtajan luontainen uteliaisuus ja halu kuulla lisää osallistujien näkemyksistä auttavat kaikkia kunnioittavan ilmapiirin luomisessa. Tärkeää tasaveroisen kuulemisen osalta on, että relevantit kysymykset esitetään kaikille osallistujille, ei pelkästään niille, jotka spontaanisti vastaavat tai joilla arvellaan olevan erityisen tärkeää sanottavaa. Puheenjohtajan on syytä tutkia omia ennakkoasenteitaan, jos hän huomaa jonkin kysymyksen yhteydessä olevansa kiinnostunut vain tietyn ihmisen kommenteista.

Tilanteissa, joissa tiedetään olevan hyvin tulehtuneita ihmissuhteita tai valta-asetelmia, on erityisen tärkeää, että puheenjohtaja voisi olla kokonaan ulkopuolinen. Käytännössä lienee niin, että esim. työterveyslääkärille lankeaa neuvotteluissa puheenjohtajuus ja sen myötä kaksoisrooli. Hänen on toisaalta kuunneltava kaikkien näkemyksiä tasapuolisesti ja huolehdittava myös siitä, että osallistujat kuuntelevat toisiaan, toisaalta hänen on asiantuntijana otettava kantaa esim. työkykyyn, kuntoutumismahdollisuuksiin ja työn järjestelyihin. Jälkimmäinen tehtävä merkitsee automaattisesti vallankäyttöä. Vallankäytön ja tasaveroiseen dialogiin pyrkivän puheenjohtajuuden välistä jännitettä lieventää se, että lääkäri määrittelee, mistä roolista hän kunkin puheenvuoronsa esittää. Silloin, kun hän esittää oman näkemyksensä lääkäriasiantuntijana ja auktoriteettina, hänen on syytä se selkeästi ilmaista.

Puheenjohtajan roolia ja onnistunutta neuvottelua voi elävöittää teoreettisilla viestinnän käsitteillä ja niistä kumpuavilla visuaalisilla mielikuvilla. Viestinnän tutkijoiden perinteinen ns. prosessikoulukunta on tarkastellut kommunikaatiota suoraviivaisena tapahtumana, jossa yksilö A pyrkii välittämään ajatuksensa yksilölle B sellaisenaan. Tavoitteena on saada viesti mahdollisimman muuttumattomana perille. Viestintä on epäonnistunut, jos sanoma tulkitaan eri tavalla kuin A on tarkoittanut. Tällainen käsitys tulkitsee mielestäni vuoropuhelun monologien kohtaamisena, eikä se sovellu onnistuneen neuvottelun kuvaamiseen.

Sen sijaan semioottisen koulukunnan näkemykset antavat eväitä neuvottelun rikkauden ymmärtämiseen. Viesti tai sanoma voidaan nähdä merkkirakennelmana, johon latautuu merkityksiä vasta, kun se on vuorovaikutuksessa vastaanottajan kanssa. Painopiste ei siis ole viestin lähettäjässä eikä edes hänen tarkoituksessaan vaan itse viestissä ja niissä merkityksissä, joita syntyy vuorovaikutuksessa kuulijoiden kanssa, heidän ajatustensa ja kokemustensa rikastamana.

Neuvotteluissa on syytä hylätä suoraviivainen kaksinapainen vuorovaikutusmalli, jossa A puhuu B:lle ja jossa B:n tavoite on ymmärtää A:ta täsmälleen oikein. Sen sijaan voimme kuvitella koko työterveysneuvottelun pyöreäksi pöydäksi, jonka ääressä kukin osallistuja istuu. Parhaimmillaan keskustelijat eivät pyri suoraan vaikuttamaan yhteen tiettyyn osallistujaan saadakseen tämän ymmärtämään viestinsä oikein, vaan sen sijaan kukin osallistuja tuottaa puheenvuoronsa "pöydän keskelle", jossa viesti voi vaikuttaa kaikkien osallistujien merkityksenantoihin, resonoidessaan heidän ajatustensa ja sisäisen dialoginsa kanssa. Näin uusista näkökulmista syntyy yhteisesti jaettuja. Puheenjohtajalla on keskeinen merkitys keskustelun ohjaamisessa "keskelle", kaikkien jaettavaksi. Silloin kun lääkäri toimii puheenjohtajana, hän ikään kuin liikkuu pöydän ympärillä istuen vuoron perään kunkin osallistujan viereen suunnaten huomion yhtä aikaa keskustelukumppaniinsa ja keskelle jäävään tilaan. Silloin kun lääkäri ilmaisee oman, asiantuntijuuteen perustuvan kantansa, hän ikään kuin istuu omalle paikalleen saman pöydän ääreen tuottaen oman puheenvuoronsa muiden tarkasteltavaksi.

Keskustelun päämääränä on luoda yhteisiä tavoitteita ja suunnitelmia niiden toteuttamiseksi. Puheenjohtajan tehtävä on tehdä tiivistelmä käydystä keskustelusta ja huolehtia siitä, että tehdyt suunnitelmat tulevat mahdollisimman selkeästi todetuiksi ja kirjatuiksi. Tähän liittyy myös vastuiden sopiminen. Tärkeää on sopia neuvottelusta tehtävästä muistiosta ja sen jakelusta. Neuvottelun lopuksi on vielä syytä käydä läpi jokaisen osallistujan tunnelmat, millä mielellä kukin on neuvottelusta lähdössä.