Tiedon jalostaminen työterveyshuollossa

Tietämyksenhallintaa työterveyshuoltoon

Tietämyksenhallinnan tutkimusta terveydenhuollossa on erittäin vähän lukuun ottamatta knowledge management -näkökulmaa, jossa on kehitetty tietämyksenhallinnan tietoteknisiä ratkaisuja terveydenhuollon tarpeisiin. Perinteisesti työterveyshuoltojen toimintaa on kehitetty asiakaslähtöisesti, mutta tämä näkökulma keskittyy organisaation oman tietämyksenhallinnan kehittämiseen. Tietämyksenhallinta tutkii tiedon, tietämyksen ja osaamisen merkitystä, mikä voidaan jakaa kahteen erilaiseen näkemykseen: informaatiojärjestelmiin sekä persoonan vaikutukseen organisaation tiedon hallinnassa. Persoonan vaikutus pohjautuu kasvatustieteelliseen käsitykseen, joka pitää tiedon johtamista dynaamisena ja siihen tarvitaan ihmisiä, dialogia sekä tiedon virtausta. Tietoinen tiedon tuottaminen on tyypillisesti ollut kaikista epäsystemaattisin tapa toimia organisaatiossa. Tieto ilmenee ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa erilaisina prosesseina, joissa tieto on jäsentyneiden kokemuksien, arvojen, informaation ja oivalluksien sekoitus, joka tarjoaa viitekehyksen arvioida uusia kokemuksia ja informaatiota. Osaaminen on tietoa, jota kyetään soveltamaan toimintaan. Osaava henkilö on jonkin alan asiantuntija, joka osaamisen avulla kykenee ratkaisemaan erikoisalansa ongelmia. Tieto on yhtä aikaa sekä yleisesti tiedettyä julkista että henkilökohtaista tietoa. Kaiken perustana on hiljainen tieto, jossa näkyvä tieto sekoittuu yksilön omiin kokemuksiin.

Tietoa voidaan luoda ja jalostaa

Tiedon luominen on prosessi, jossa raakadataa ja informaatiota muutetaan tietämykseksi, jota organisaatio käyttää toimiakseen. Alkutilanne uuden tiedon luomiselle muodostuu hiljaisen tiedon muuntamisesta näkyvään muotoon. Tätä tiedon konversiota kuvataan useimmiten Nonakan ja Takeuchin (1995) esittämän nelivaiheisen SECI-mallin avulla. Mallin vaiheet sosialisaatio, ulkoistaminen, yhdistäminen ja sisäistäminen toimivat mekanismeina, joilla yksilön tieto operationalisoidaan koko organisaation käytettäväksi sosiaalisten prosessien avulla. Prosessissa hiljainen ja näkyvä tieto vuorovaikuttavat keskenään organisaation, ryhmien sekä työntekijöiden välillä.

Tiedon jalostaminen tarkoittaa sitä, että isosta määrästä raakatietoa tuotetaan pienempi määrä päätöksentekoa paremmin tukevaa tietoa. Toisin sanoen data ja informaatio pyritään jalostamaan tietämykseksi ja ymmärrykseksi. Tekniset välineet auttavat tiedon siirrossa, varastoinnissa ja analysoinnissa, mutta ne eivät korvaa tietämystä ja ymmärrystä, jota kertyy kokemuksen kautta. Kyse on myös uusien asioiden oivaltamisesta, ei vain määriteltyjen ongelmien ratkaisusta. Tiedon luominen on yhteisöllistä ja tieto on saatava virtaamaan nimenomaan ihmisten välillä keskustelujen ja yhteisten kokemusten avulla. Sosialisaation vaiheessa hiljaista tietoa edustavat esim. sisäistämämme ajattelumallit ja monet tekniset taidot, jotka olemme oppineet ja jotka ovat usein jopa automatisoituneet. Hiljaisen tiedon vaihtaminen ihmisten välillä toteutuu keskustelemalla, mutta myös seuraamalla ja matkimalla toisen työskentelyä. Todellinen toisen ajatusmaailman ja hiljaisen tiedon ymmärtäminen vaatii yhteisiä kokemuksia, koska ilman niitä sen merkitys tai sisältö ei avaudu toiselle täydellisenä. Ulkoistamisen vaiheessa hiljaisen tiedon muuntuminen näkyväksi tiedoksi on olennaisen tärkeää ideoiden ja kokemusten muuttamisessa koko organisaation yhteiseksi tiedoksi. Dialogin ja yhdessä reflektoinnin avulla luodaan kielikuvia, pohditaan eri asioiden samankaltaisuuksia ja eroavuuksia sekä rakennetaan havainnollistavia ajattelumalleja, joiden avulla käsiteltävästä asiasta saadaan paremmin ote, eli käsitteellistetään asia tai ilmiö. Yhdistelyn vaiheessa näkyvän tiedon vaihtaminen toteutuu mm. raporttien, muistioiden tai yhteisten kokousten avulla. Tässä olemassa olevaa tietoa tai dataa vaihdetaan, yhdistellään tai vertaillaan ja luokitellaan; näin pyritään luomaan uutta tietoa tai näkemään asiat uudessa valossa sekä rakentamaan yksittäisistä asioista tai ilmiöistä systeemisiä kokonaisuuksia. Sisäistämisen vaiheessa näkyvän tiedon muuntaminen hiljaiseksi tiedoksi tarkoittaa opitun kokeilemista käytännön elämässä. Sisäistämistä on myös verrattu organisaation oppimiseen ja tekemällä oppimiseen. Siinä testataan luettua ja kuultua tietoa käytännössä ja hankitaan kokemuksia.

Ketkä onnistuvat parhaiten, entä missä tulee eniten haasteita?

Parhaimmat edellytykset tiedon jalostamiseen ovat niissä organisaatioissa, joissa sisäiset suhteet ja vuorovaikutus toimivat. Myös avoin, positiivinen ilmapiiri sekä luottamuksellisuus ja sosiaalinen pääoma edesauttavat tiedon jalostamista. Erilaiset yhteistyöverkostot ovat tärkeitä kanavia uuden tiedon omaksumisessa. Työhön sitoutuminen ja luottamus yhdessä haastavan ja arvokkaan työn sekä palautteen ja tuen kanssa ovat oppimisen tärkeimmät tekijät. Myös työn sisällön allokointi ja suunnittelu, odotukset ja työpaikan sosiaaliset suhteet sekä jokaisen työntekijän rooliodotukset ja kehittyminen vaikuttavat tiedon jalostamiseen.

Terveydenhuollon tiedon jalostamisen haasteiksi voidaan kokea mm. organisaation hierarkkiset rakenteet sekä yleinen muutosvastarinta, joka estää organisaation muuttumisen. Myös professioiden välisen ongelmanratkaisutaidon puute sekä lääketieteelliseen tietoon keskittyminen voi tuoda haasteita tiedon jalostamiseen. Koulutuksen keskittyminen ammatillisen osaamisen kehittämiseen, ei organisaation toiminnan kannalta tärkeiden tietojen ja taitojen kehittämiseen, jäykät ja muodolliset toimintatavat sekä vähäiset organisaation sisäiset sosiaaliset linkit vaikuttavat tiedon jalostamiseen.

Asiantuntijuuden sekä organisaation merkitys tiedon jalostamisessa

Organisaatiot ovat jonkin tavoitteellisen toiminnan ympärille luotuja ihmisten yhteenliittymiä ja ne tarvitsevat johtajuutta suorittavan työn mahdollistumiseksi. Organisaatiokulttuuri puolestaan voidaan nähdä organisaation ja sen eri ryhmien muodostamaksi tavaksi vastata perustehtävän vaatimuksiin. Organisaatiossa toimivilla ihmisillä on omat tavoitteet, joihin he toivovat pääsevänsä organisaation avulla. Terveydenhuoltoa kuvataan asiantuntijaorganisaationa. Asiantuntijaorganisaation toiminnan normit syntyvät pitkälti yksittäisten organisaatioiden ulkopuolella. Asiantuntijalla on organisaatiossa riippumaton asema ja suhteellisen paljon valtaa oman uransa suhteen: hänen työnsä on liian monimutkaista suoraan valvottavaksi, ja asiantuntijan palveluksille on tyypillisesti kova kysyntä. Asiantuntijat ovat haastavia johdettavia. Luova prosessi ja ongelmanratkaisu ovatkin asiantuntijoille tärkeitä.

Julkisen terveydenhuollon perustehtäväna on mm. kansanterveyden ylläpitäminen ja kehittäminen. Yksityisen toimijan tärkein tehtävä on tuottaa voittoa omistajilleen. Julkinen organisaatio joutuu sen vuoksi suunnistamaan monen sidosryhmän ristipaineessa, kun yksityinen toimii erilaisten signaalien mukaan. Organisaatiossa oleva tieto nähdään yhä enemmän organisaation tavoitteiden saavuttamisen ja kilpailukyvyn lisäämisen tekijänä. Yksityinen ja julkinen sektori vaikuttavat myös terveydenhuollon johtamisen osaamisvaatimuksiin. On hyvä pohtia, mitkä tekijät erilaistavat johtamisosaamisessa julkisessa ja yksityisessä terveydenhuollossa. Miten paljon esim. yksikköjen koko vaikuttaa, kun julkisen sektorin organisaatiot ovat lähes poikkeuksessa suuria.

Työterveyshuolloissa on tapahtumassa seuraavien vuosien aikana huima eläköityminen. Paljon hiljaista tietoa siirtyy osaajien mukana eläkkeelle. Kunnallinen työterveyshuolto on suuressa murroksessa, koska pienten kuntien työterveyshuolloissa haasteena on palvelujen saatavuus. Suurin muutos on työterveyshuoltojen liikelaitostuminen sekä yksityistäminen. Työterveyspalvelujen tuottajana yksityinen sektori on kasvattanut viime aikoina osuuttaan. Työterveyshuolto-organisaation toiminta, henkilöstön hyvinvointi, asiakastyytyväisyys sekä taloudellisten seikkojen yhteys ovat keskeisiä organisaatiokulttuurin elementtejä. Organisaation toiminnan tekijöiden yhteys työntekijöiden henkiseen hyvinvointiin on keskeinen toiminnan tuloksellisuuden kanssa. Muutoksen suuntaukset ovat pyrkineet viemään työterveyshuoltoa organisaatioiden madaltamisen, yhteistyön kehittämisen sekä tehtävien muokkauksen avulla asiakasorganisaatioiden tarpeiden suuntaan. Huomattavaa on myös, että työterveyshuolto kehittää asiakastoimintaansa, mutta oman sisäisen toiminnan kehittäminen saattaa jäädä asiakastyön "jalkoihin".

Mitä tuloksia haastatteluista saatiin?

Haastattelujen tulosten mukaan julkisessa työterveyshuollossa suurimmat tietotarpeet liittyivät sisäiseen kehittämiseen, mm. kaivattiin työkaluja työyksikön sisäisten ongelmien hoitoon. Asiakaspintaan liittyvät tietotarpeet koskivat vajaakuntoisten työntekijöiden hoitoa, eläkeasioita sekä työterveyshuollon uusimpia hoitokäytäntöjä ja suosituksia. Yksityisellä sektorilla keskeiseksi tietotarpeeksi nousi se, miten saataisiin esim. terveystarkastuksen aikana paljosta asiasta ydin esille. Tarpeina olivat myös perusosaamisen päivittäminen, yhteistyöverkostojen ja tiedonhankintataitojen kehittäminen. Molempien sektorien yhteisinä tietotarpeina olivat välineet henkisen hyvinvoinnin kehittämiseen sekä ATK-koulutus.

Työterveyshuolloissa tiedon jakamisen kanavina toimivat mm. sähköposti (ohittanut jo puhelinkontaktit), kokoukset, intranet, puhelut, kasvokkain keskustelut mm. kahvilla ja "ovensuukeskustelut", vertaistukiverkostot, sisäiset koulutukset sekä ammattiliittojen toiminta. Yksityisellä sektorilla ammattiliittoverkosto koettiin tärkeäksi, samoin konsernin sisältä tuleva tietovirta ja koulutukset. Julkisella sektorilla korostui  vertaistukiverkosto muissa työterveyshuolloissa. Molemmilla sektoreilla esille tuli puutteellinen ATK-osaaminen. Haastatteluissa korostui se, ettei monessakaan organisaatiossa oltu aktiivisesti jalostettu tietoa, vaan jalostaminen oli jäänyt tiedon jakamisen tasolle.

Organisaatiokulttuuri koettiin tärkeäksi. Yhteistä molemmille organisaatiorakenteille oli hyvä ilmapiiri, koulutusmyönteisyys, keskusteleva kulttuuri, itsenäisyys, kehittymishalu, positiivisuus, avoimuus, hyvä esimies, aktiivisuus sekä yhteistyökykyisyys. Julkisella sektorilla organisaatiorakenteen vaikutus tiedon jalostamiseen aiheutti haasteita esim. erilaisina tapoina tehdä työtä, mikä hidastaa yhteistä ymmärrystä. Julkisella sektorilla haluttiin enemmän muutosta organisaation toimintaan, mutta lopullinen muutos jäi toteuttamatta, koska viestiä ei viety päätöksentekijöille saakka. Yksityisellä sektorilla tiedon jalostamista helpotti, jos organisaatiossa oli käytössä laatujärjestelmä. Matala organisaatio sekä pelisäännöt helpottivat myös tiedon jalostamista. Johtajan rooli, päätöksentekotaidot, suunnannäyttäjänä toimiminen sekä koulutusmyönteisyys nähtiin molemmissa organisaatiorakenteissa tärkeänä.

Julkisen ja yksityisen työterveyshuollon tiedon jalostamisen mahdollistajat voitiin luokitella yksilö-, ryhmä- tai organisaatiotasoisiin tekijöihin. Yksilötasolla korostuivat sekä työntekijän persoonalliset ominaisuudet, kiinnostus asiaan sekä asenteeseen liittyvät tekijät. Ryhmätasolla molemmissa organisaatiorakenteissa nousivat esille yhteiset keskustelut sekä oppivamman ilmapiirin aktivointi. Yksityisellä sektorilla koettiin tärkeäksi halu ja asenne kehittämiseen. Organisaatiotasolla mahdollistajina koettiin olevan erityisesti aika ja välineet tiedon jalostamiseksi. Julkisella sektorilla korostettiin mahdollisuutta päästä koulutuksiin, kun yksityisellä sektorilla mahdollistajana pidettiin oppimismyönteistä organisaatiokulttuuria.

Suurimpina estäjinä tiedon jalostamiseen koettiin olevan molemmissa organisaatiorakenteissa oma asenne ja poisoppimisen vaikeus. Ryhmätasolla esille nousivat toimimaton tiimi sekä työmäärä. Organisaatiotasolla suurimpina esteinä pidettiin aikaa, yksintyöskentelyä sekä mahdollisuutta päästä kokeilemaan uutta tapaa toimia. Julkisella sektorilla tuli enemmän esille organisaatiorakenteeseen liittyviä estäjiä (mm. byrokratia, työnkuvat, työyhteisön toimimattomuus) kuin yksityisellä sektorilla.

Tiedon jalostamisen mahdollistamisessa koettiin sekä johtajuudella että persoonalla itsellään olevan suuri rooli. Erityisesti julkisella sektorilla johtajuuden rooli nousi esille. Työntekijän oma intressi tiedon jalostamiseen vaikutti siihen, miten hyvin tietoa jalostetaan. Yksityisellä sektorilla tuli enemmän kuvauksia siitä, miten tiedon jalostamista käytetään päivittäisessä johtamisessa kehittämisen välineenä. Myös viihtyisä tauko- ja kahvitila mahdollistaa paremmin tiedon jakamista sekä parhaimmillaan jalostamista.

Kuva 1. Työterveyshuollon tietämyksen hallintaa määritteleviä tekijöitä.