Poissaolo omalla ilmoituksella – kokeilusta onnistuneeksi käytännöksi
Työstä omalla ilmoituksella poissaolo on herättänyt ja herättää edelleen monenlaisia, ristiriitaisiakin ajatuksia. Työntekijät ja esimiehet eivät aina näe lyhytaikaisen poissaolon omaa ilmoitusta pelkästään myönteisenä asiana. Työntekijät epäilevät työnantajan kokevan oman ilmoituksen heppoisin perustein töistä poisjäämisenä ja että se voi vaikuttaa työsuhteen jatkumiseen. Esimiehet eivät taas halua olla lääkäreitä.
Miten tilanteissa, joissa henkilö onkin vakavasti sairas ja hoito viivästyy? Vastaavasti, jos henkilö tulee sairaana työhön, kenen on vastuu? Kuinka menetellään "pelimiesten" kanssa? Omalla ilmoituksella poissaolosta tulee luvallinen kolmen päivän loma.
Henkilö voi aina hakeutua terveydenhuollon vastaanotolle, jos kokee tarvitsevansa asiantuntija-arviota. Tavanomaisen flunssan, mahataudin tai migreenin jokainen kyllä tunnistaa. Esimies voi myös aina evätä poissaolon omalla ilmoituksella, jos taustalla on esimerkiksi runsaita poissaoloja, varoituksia tai muu syy epäillä käytännön sopivuutta kyseisessä tapauksessa. Kysymyksiä herättää myös sairauslomien kirjaaminen ja niiden seuranta: kuka kirjaa ja miten.
UPM:n Jokilaakson paperitehtailla oli jo pitkään keskusteltu, voitaisiinko lyhytaikainen sairauspoissaolo omalla ilmoituksella ottaa käyttöön. Marraskuun alussa vuonna 2007 asiaa päätettiin kokeilla. Käytäntö lähti kokeiluna, joka olisi voitu keskeyttää, jos asian tiimoilta olisi noussut ongelmia. Kokeilun perusteella toimintamalli vakiintui normaaliksi käytännöksi Jokilaakson tehtailla ja levisi muihin UPM:n yksiköihin.
Jokilaakson paperitehtailla on yhteensä seitsemän paperikonetta, joilla tuotetaan mm. sanomalehti-, aikakauslehti- ja luettelopaperia sekä erikoispapereita. Suurin osa henkilöstöstä tekee kolmivuorotyötä. Tehtaat käyvät seitsemänä päivänä viikossa. Henkilöstön määrä on noin 1100, keski-ikä 45 vuotta ja 90 % on miehiä. Työterveyshuolto tuottaa myös sairaanhoitopalvelut henkilöstölle. Työterveydessä työskentelee tällä hetkellä yksi kokopäiväinen lääkäri ja yksi lääkäri kerran viikossa, kolme työterveyshoitajaa, yksi työfysioterapeutti ja yksi sihteeri.
Ennen kokeilun aloittamista käytiin keskusteluja, minkälaiset syyt oikeuttavat omalla ilmoituksella poissaoloon. Keskusteltiin myös käytännön järjestelyistä: ilmoitus omalle esimiehelle, poissaolon kirjaus ja keskustelu työhön palatessa, kuinka asia tiedotetaan palkanmaksuun jne. Tärkeää oli sopia, että voidaan luotettavasti seurata, kuinka poissaolot kehittyvät.
Flunssa, mahatauti ja migreeni kelpaavat poissaolon syiksi
Tavallisissa ylähengitystietulehduksissa, vatsataudissa ja aikaisemmin todetussa migreenikohtauksessa lääkärillä ei ole paljon annettavaa. Itse ainakin kirjoitin ja kirjoitan mielellään suoraan kolme päivää sairauslomaa, jottei potilas seuraavana päivänä koputtele uudelleen oven takana. Tosin olen aina maininnut, että töihin voi palata aikaisemminkin kuin mitä sairauslomaan on kirjoitettu. Usein kuitenkin ihmiset eivät "uskalla" keskeyttää sairauslomaansa, jos vaikka sairastuisi johonkin jälkitautiin. Edelleen elää myös legenda, että sairauslomaa ei voi keskeyttää tai kaikki vakuutukset eivät koske kesken sairauslomalta työhön palannutta.
Kokeilun onnistumisen edellytys on hyvä tiedottaminen henkilöstölle. Jokilaakson tehtailla asiasta tiedotettiin koko henkilöstölle virallisia kanavia myöten. Esimiehille laadittiin ohjeet, kuinka käytännössä toimitaan. Suuren työn henkilöstön informoimisessa tekivät työsuojeluvaltuutetut ja luottamusmiehet. Viestittämiseen kannattaa panostaa ja siihen tulee varata riittävästi aikaa.
UPM:n Jokilaakson tehtailla käytännöksi on muodostunut, että työntekijä ilmoittaa sairastumisestaan esimiehelle, joka kirjaa sen ylös. Työntekijän palatessa töihin käydään työhönpaluukeskustelu, jonka kirjauksesta yksi kappale tulee työterveyteen ja toinen palkanlaskijalle. Ylös kirjataan oire, miksi on oltu pois esim. kuume, flunssa ja poissaolopäivät esim. 21.8.–22.8. Paperissa on työntekijän ja esimiehen allekirjoitus.
Ideana on selvittää, onko henkilö työhön palatessaan työkykyinen ja onko jotain huomioitava työjärjestelyin työkykyä ajatellen. Työterveyshuolto taas vie poissaolon työterveyshuollon tietojärjestelmään, jotta voidaan ajaa seurantaraportteja poissaolojen syistä ja kestosta.
Alkuun poissaolojen syissä oli kaikkea mahdollista, mutta työterveys otti yhteyttä esimieheen ja kävi pelisäännöt läpi sekä ohjeisti ottamaan yhteyttä työsuhdepäällikköön, miten palkanmaksun suhteen tulee toimia. Melko nopeasti opittiin, missä sairauksissa on syytä kääntyä terveydenhuollon puoleen. Tämä takaa parhaiten oikean hoidon ja estää mahdollisen hoidon viivästymisen. Ongelmat palkanmaksussa pystyttiin myös estämään näin toimien. Kaikki sairauslomathan eivät velvoita työnantajaa maksamaan palkkaa.
Kokemukset omalla ilmoituksella poissaolosta ovat olleet myönteisiä ja ilmoituksen käyttö on lisääntynyt. Poissaolopäivien lukumäärä per henkilö per kerta ei ole lisääntynyt eli ihmiset ovat pois työstä sen minkä sairaus edellyttää, keskimäärin n. 1½ päivää. Poissaolot eivät ole myöskään kasaantuneet samoille henkilöille. Työterveyshuollossa lyhytaikaisten poissaolotodistusten kirjoittaminen on vähentynyt ja resursseja voidaan suunnata ennakoivaan työterveyshuoltoon esim. työpaikkaselvitysten tekemiseen.
Kolme päivää on hyvä raja omalla ilmoituksella poissaoloksi, koska taudin jatkuessa tulee tarkistaa, täytyykö hoitoa tehostaa. Vastaanottokäynnillä on todettu mm. vakava hengitystietulehdus ja keuhkokuume saatiin asianmukaisesti hoidettua. Potilaat ovat olleet tyytyväisiä, koska ei ole tarvinnut kuumeessa tai oksentavana odotella päivystyksessä, jotta saisi todistuksen olevansa sairas. Työnantaja on todennut, että työstä on oltu pois vain se aika, mikä on ollut tarpeen. Keskustelu esimiehen kanssa poissaolon jälkeen on saattanut luontevasti lisätä tunnetta välittämisestä: kuinka voit, pitäisikö työtehtäviä keventää muutamaksi päiväksi.
Itselläni ja UPM:n eri organisaatiotasoilla on vain positiivisia kokemuksia omalla ilmoituksella poissaolosta. Isossa organisaatiossa tarvitaan jonkin verran byrokratiaa, jotta tieto kulkisi ja tasapuolisuus säilyisi. Kannustan kokeilemaan ja miettimään kuinka omassa organisaatiossa omalla ilmoituksella poissaolo toimisi parhaiten. Poissaolot on syytä kirjata ja niitä tulee seurata kuten mitä tahansa työstä poissaoloja.
Johtava työterveyslääkäri
UPM Työterveyshuolto, Jokilaakson aluekeskus
mervi.kallio@upm.com