Digikehitysprojektilla laatua ja tehokkuutta työpaikkaselvitykseen

Vuonna 2016 Suomessa työpaikkaselvityksiin liittyvän toiminnan kustannukset olivat 48 miljoonaa euroa ja aikaa kului noin 573 000 tuntia. Yritykset kokevat työpaikkaselvityksen usein menoeränä. Työpaikkaselvityksestä saatavat tiedot voivat jäädä lukematta tai huomaamatta raporteista, mikäli työpaikkaselvityksen ei koeta tuottavan kunnollista lisäarvoa yritykselle. Perinteisen työpaikkaselvityksen on aika muuttua asiakaslähtöisemmäksi, vaikuttavammaksi ja kustannustehokkaammaksi ja tulosten tulee olla helposti hyödynnettävissä.YritysMehiläinen -palvelussa. Raportin rakenne mahdollistaa tiedon jäsentämisen ja koostamisen yrityksen ja työterveystiimin hyödynnettäväksi. Lisäksi asiakasyritys pystyy itse merkitsemään jatkotoimenpide-ehdotukset suoritetuiksi sekä saamaan hyvän kokonaiskuvan koko yrityksen tilanteesta.

Ihmiset ja laatuarvot määrittelevät tavoitteen

Tuotekehitysprojektiin osallistui Mehiläisessä moniammatillinen työryhmä: kolme työterveyshuollon erikoislääkäriä, työfysioterapeutti, työterveyshoitaja sekä kolme sovelluskehittäjää. Tavoitteena oli luoda työterveyteen muiden sähköisten työkalujen kanssa yhteensopiva tuote, joka parantaa työpaikkaselvityksen laatua ja tarjoaa asiakasyrityksille työpaikkaselvityksestä mitattavissa olevia hyötyjä ja kustannussäästöjä. Raportissa haluttiin korostaa ja selkeyttää terveydellisen merkityksen arviota, mikä on työterveyshuollon tärkein anti työpaikkaselvityksessä. Tätä varten sovellukseen päätettiin sisällyttää riskitaulukot, joiden avulla terveysriskin suuruus ja jatkotoimenpiteiden kiireellisyys arvioidaan.

Lähes kolmekymmentä työterveyden ammattilaista pilotoi eTyöpaikkaselvitystä kesällä 2018 kahden ja puolen kuukauden ajan. Pilottiryhmäläiset valittiin Mehiläisen toimipisteistä ympäri Suomea, ja työpaikkaselvitykset toteutettiin erikokoisille yrityksille eri toimialoilla.

Toimiva työkalu yhteistyöllä sovelluskehittäjien kanssa

Kynälle ja paperille suunniteltuja prosesseja digitalisoitaessa olisi helppoa kopioida aiempi toimintamalli sellaisenaan uudelle alustalle. Jokainen toimintamalli on kuitenkin sille alun perin asetettujen odotusten ja rajoitteiden määrittelemä, eikä alkuperäinen toimintatapa välttämättä ole mielekäs tai riittävä uudenlaisessa toimintaympäristössä. Toimivan sovelluksen kehitys edellyttää, että sovelluksen käyttötapa ja sen tuottama tulos ymmärretään syineen alusta loppuun. Siksi uusia työkaluja ja prosesseja suunniteltaessa on usein hyödyllisintä keskustella siitä, miksi ja missä vaiheessa eri toiminnallisuuksia tarvitaan. Syiden ymmärtäminen on parhaassa tapauksessa kaksisuuntaista, ja se tukee sovelluskehityksen lisäksi myös työkalun käyttöön liittyvän koulutuksen suunnittelua.

Asianosaajien ja sovelluskehittäjien vuorovaikutuksen lisäksi myös loppukäyttäjän ja sovelluksen välinen vuorovaikutus on tärkeä osa kehitysprosessia. Käytännön työssä tapahtuu luontaista kehitystä, joka saattaa kertyä hiljaiseksi tiedoksi vain pienelle osalle lopullista käyttäjäkuntaa. Laaja-alainen pilotointi nostaa esiin tällaisia muutoksia ja erityistarpeita, parantaa sovelluksen yleiskäyttöisyyttä ja laajentaa hyvien toimintamallien käyttöönottoa. Pilottiin osallistuvien loppukäyttäjien määrä on suhteutettava kehittäjien määrään, jotta käyttäjien odotuksiin voidaan vastata riittävässä ajassa. Loppukäyttäjien varhainen osallistuminen kehitysprosessiin taas edesauttaa suunnittelun painopistealueiden tunnistamisessa, pienentää suunnittelussa tapahtuvien virheiden riskejä ja parantaa työkalun lopullista käytettävyyttä. eTyöpaikkaselvityksen tapauksessa pilottiryhmä otettiin mukaan jo varhain, ja ryhmältä saatu palaute vaikutti merkittävästi sovelluksen toteutukseen ja koulutusmuotoon.

Pilottiryhmäläisten ajatukset esiin haastattelututkimuksella

Pilotin osana toteutetun laadullisen haastattelututkimuksen tulokset koostettiin käsitekartoista, jotka kerättiin haastateltavien vastauksista. Haastattelututkimuksen (n=8) mukaan valtaosa pilottiryhmäläisistä koki eTyöpaikkaselvityksen hyödyllisenä uudistuksena. Noin puolet pilottiryhmäläisistä koki työpaikkaselvityksen kehittyneen sujuvammaksi prosessin nopeutumisen ja kirjaamisen vähentymisen myötä. Haastatteluiden avulla kerättiin myös näkemyksiä siitä, mitä laadukkaan raportin tulisi sisältää. Kun kirjaaminen muutettiin rakenteiseksi, jouduttiin entistä tarkemmin miettimään oleellinen sisältö esitietoihin, havaintoihin ja terveydellisen merkityksen arvioon.

eTyöpaikkaselvityksen käyttö herätti moninaisia tunteita. Päällimmäisenä tunteena nousi innostus ja mielenkiinto prosessia kohtaan, ja negatiivisia tunteita nostatti käytössä olleen mobiililaitteen pieni koko. Lähes kaikki pilottiryhmäläiset suhtautuivat erittäin positiivisesti riskinarviointitaulukoiden käyttöön. Pilottiryhmäläisistä jokainen mainitsi positiivisia tulevaisuuden näkymiä projektiin liittyen. Uuden työskentelytavan koettiin parantavan prosessin laatua ja lisäävän nopeutta.

Tulosten ja palautteen kautta kehitystä

Käyttöönottovaiheessa käyttäjille annettava koulutus on tärkeää, jotta digitaalisten työvälineiden lisääntyminen omassa työssä ei aiheuttaisi ahdistusta ja jotta sovelluksista saa irti suurimman hyödyn. Koulutus toteutettiin videoiden muodossa virtuaalisessa oppimisympäristössä, jolloin koulutuksen pystyi suorittamaan itselle sopivana ajankohtana ja siihen pystyi palaamaan tarvittaessa.

Keräsimme palautetta ja kehitysideoita aktiivisesti koko tuotekehitysprojektin ajan, ja käyttöönoton myötä työterveyden ammattilaiset toivat esiin vielä lisää kehityskohteita ja tarpeita. Eri toimialoilta tulevat tarpeet huomioitiin projektin laatutavoitteiden mukaisesti. Kehitystoiveita ja kokemuksia kartoitettiin myös pilottiin osallistuneilta yrityksiltä ja muilta Mehiläisen yritysasiakkailta.

Asiakasyritykset ovat suhtautuneet uuteen työskentelytapaan positiivisesti, eikä mobiililaitteiden käyttöä ole koettu häiritsevänä työpaikkakäynneillä. Asiakasyritykset ovat kokeneet työterveyshuollon toteuttaman työpaikkaselvityksen vähintään yhtä sujuvana kuin ennenkin. Työpaikkaselvityksiä on kolmen ensimmäisen kuukauden aikana tehty uudella alustalla yli 700, ja niihin sisältyviä havaintoja, terveydellisen merkityksen arvioita ja jatkotoimenpiteitä on kirjattu yli 10 000.

Tulevaisuus ja jatkokehitys

Työpaikkaselvitys tehdään ensisijaisesti asiakasyritysten terveyden tukemiseksi, ja on tärkeää, että asiakasyritykset kokevat työpaikkaselvityksen arvokkaana työterveysyhteistyön välineenä. Asiakasyritysten mielipiteitä ja tarpeita eTyöpaikkaselvityksestä selvitämme erityisesti asiakasyrityksille suunnatun YritysMehiläisen seurantanäkymän jatkokehityksen tueksi. Tiedon kertyessä YritysMehiläiseen tavoitteenamme on osoittaa työpaikkaselvityksen vaikuttavuus terveysriskien pienenemisen avulla. Vaikuttavan työpaikkaselvityksen avulla voimme tehdä entistä vaikuttavampaa työterveyshuoltoa.