Työhyvinvointia ja henkilöstöhallinnon kehittämistä yhteistyöllä

Kittilän kunnassa toteutettiin vuoden 2018 aikana työhyvinvoinnin ja henkilöstöhallinnon kehittämishanke yhteistyössä Pihlajalinnan työterveyshuollon kanssa. Hankkeessa lähestyttiin työhyvinvointia kokonaisvaltaisesta näkökulmasta. Yksilön työkyvyn lisäksi huomiota kiinnitettiin organisaation rakenteeseen ja kulttuuriin, johtamiseen ja esimiestyöhön, työyhteisöjen ilmapiiriin sekä työn organisointiin ja sisältöön (Manka). Henkilöstöhallinnon prosessien ja organisatoristen työhyvinvoinnin osa-alueiden tarkastelu kytkettiin yhteen työterveyshuollosta saatavan tiedon kanssa. Toteutetussa hankkeessa vahvistui laaja-alaisen työterveysyhteistyön merkitys niin yksilön työkyvyn tukemisessa kuin organisatoristen kehittämiskohtien tunnistamisessa ja kehittämisessä. (Kuva «»1.)

Hankkeen lähtökohdat

Lähtökohtana hankkeelle oli kunnan huoli sairauspoissaolojen määrän noususta. Työhyvinvointiin liittyvät kysymykset olivat myös nousseet esiin työsuojelutoimikunnan kokouksissa. Työterveyshuollolla oli samansuuntaisia havaintoja työpaikkaselvitysten ja vastaanoton kautta. Syksyllä 2017 virkaa toimittava kunnanjohtaja esitti työterveyslääkärille idean työhyvinvoinnin kehittämishankkeesta. Työterveyslääkäri ehdotti, että mukaan otettaisiin ulkopuolinen asiantuntija, jolla on työkokemusta kunnallisen puolen henkilöstöhallinnon kehittämistehtävistä ja joka toimisi hankkeen varsinaisena vetäjänä. Tärkeäksi nähtiin vetäjän sijoittuminen työterveyshuoltoon, jolloin hänet koetaan henkilökunnan kannalta riippumattomana tahona.

Ensimmäinen tavoite oli nykytilan kartoittaminen. Tietoa kerättiin työhyvinvointikyselyllä, yksikkövierailuilla sekä keskusteluilla eri sidosryhmien kesken. Hankkeen ohjausryhmä oli tiivis mutta koostui hankkeen kannalta keskeisistä henkilöistä kunnasta ja työterveyshuollosta. Laajempaan työryhmään kuuluivat kaikki kunnan esimiehet ja johtajat. Työryhmässä käsiteltiin henkilöstöhallinnon ja työhyvinvoinnin käytäntöjä ja teemoja. Työpsykologi ja työterveyslääkäri toivat työryhmän koulutuksiin erilaisia johtamiseen, työperäiseen stressiin, työpaikan luonnetyyppeihin sekä työyhteisön pelisääntöihin liittyviä aiheita. Sektorirajat ylittävä työryhmä koettiin hyvänä vertaistukena, jossa oli mahdollisuus tavata muita esimiehiä. Avoin keskustelu oli lähtökohta sille, että esiin nousivat aidosti keskeiset kehittämiskohdat.

Hankkeen esille nostamat kehityskohdat

Arviointivaiheen yhteenveto sisälsi kuvauksen työhyvinvoinnin osa-alueiden nykytilasta sekä ehdotuksia henkilöstöhallinnon prosessien kehittämiseksi. Näitä olivat muun muassa palkkausjärjestelmän päivittäminen, työsuojelutoimikunnan toiminnan aktivoiminen ja henkilöstöpäällikön viran perustaminen. Lisäksi kehittämistarpeena korostettiin työterveyshuoltoon kiinteästi kuuluvaa varhaisen välittämisen mallia ja siihen liitettävää sairauspoissaolojen sähköistä seurantaohjelmaa. Esille nostettiin myös Seinäjoen kaupungin onnistunut työkyvyn tuen strategia, jossa yli vuosikymmenen jatkunut kehittämistyö on tuottanut vähäisen työkyvyttömyyseläketarpeen.

Kiusaamiseen, epäasialliseen kohteluun ja ristiriitatilanteiden käsittelyyn kaivattiin toimintamallia, ja tähän ehdotettiin yhdeksi keinoksi työyhteisösovittelijoiden kouluttamista kuntaan. Tavoitteena olisi löytää keinoja ratkaista matalalla tasolla ristiriitatilanteita. Ristiriitojen laajeneminen työterveyshuollon käynneiksi ja ilmoituksiksi AVI:lle tarkoittaa samalla niiden pitkittymistä, ja henkilöstö ja esimiehet kuormittuvat näissä tilanteissa kohtuuttoman paljon ongelmien alkuperäisiin syihin nähden.

Hankkeen laajeneminen osallistaviin menetelmiin

Hankkeelle haettiin Kevasta työelämän kehittämisrahaa. Myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen syksyllä 2018 käynnistyi Osallisuudesta työhyvinvointia -osahanke, jonka teema oli työkyvyn turvaaminen muutoksessa osallistavien menetelmien avulla. Kuntaan rekrytoitiin vielä hankkeen aikana henkilöstöpäällikkö, jolle siirtyivät suorat henkilöstöasiat. Osana hanketta järjestettiin henkilöstölle ja esimiehille koulutustilaisuuksia muutoksen ja osallisuuden teemoista ulkopuolisten asiantuntijoiden toimesta. Erityisen pidettyjä olivat käytännön harjoitukset, joissa harjoiteltiin tärkeitä vuorovaikutustaitoja: kuuntelemista, puhumista ja tarkkailemista.

Hankkeessa toteutettiin myös viisi kehittämistyöpajaa, joissa työyhteisöt pääsivät yhdessä pohtimaan työyhteisönsä vuorovaikutuksen kehittämistä.

Hankkeen puitteissa toteutettiin organisaatioraati, joka pohti vuorovaikutuksen, viestinnän ja tiedonkulun kehittämistä kunnassa. Organisaatioraadin teoreettinen tausta on deliberatiivisessa demokratiassa. Raati toteutettiin yhteistyössä Vaasan yliopiston kanssa. Organisaatioraati perustuu avoimeen ja dialogiseen keskusteluun, jonka pohjalta raati muodostaa kehittämisehdotuksia, joissa on huomioitu laajasti useita eri näkökulmia. Jokaisella käsiteltävän asian sidosryhmään kuuluvalla henkilöllä on mahdollisuus osallistua keskusteluun ja sen pohjalta laadittavien toimenpideehdotusten muotoiluun.

Organisaatioraati päätyi kehittämisehdotuksissaan suosittelemaan, että tällaisia moniammatillisia sektorirajat ylittäviä palavereja järjestettäisiin jatkossa aina, kun esille nousee aihe, joka koskettaa laajemmin työyhteisöä tai sen asiakkaita.

Johtopäätöksiä ja pohdintaa

Kaiken kaikkiaan työhyvinvointihankkeen esille nostamat kehittämistarpeet osoittautuivat juuri niin kompleksisiksi kuin niiden epäiltiin hanhetta aloitettaessa olevan. Tarvittiin monta eri tiedonkeruutapaa, vahvaa teoriaosaamista, tiivistä yhteistyötä ja laaja joukko asiantuntijoita sekä kunnan sisältä että ulkopuolelta, jotta kehittämistarpeet saatiin koottua ja muotoiltua hyödynnettäviksi kokonaisuuksiksi tulevaisuuden kehittämistä sekä päätöksentekoa varten.

Työterveyshuolto pystyi tuomaan hankkeeseen ulkopuolisen toimijan puolueettomuutta ja tietoa yksikön ongelmakohdista sekä lisämotivaatiota työhyvinvoinnin kehittämiselle – ehkäisy on aina parasta hoitoa. Organisatoristen tekijöiden selvittämiseen tarvittiin vielä työterveyshuollon ulkopuolista näkökulmaa, työyhteisön toimintatapojen arvioijaa. Tällöin näkökulma laajenee työhyvinvoinnin merkityksen tunnistamiseen ja tunnustamiseen suhteessa organisaation tuloksellisuuteen ja tuottavuuteen.

Yksilön työkykyyn vaikuttavat tekijät ja tukitoimet ovat helpommin tunnistettavissa ja kehitettävissä kuin johtamiseen, työyhteisön toimivuuteen tai organisaation kulttuuriin liittyvät kehittämiskohdat. Tästä huolimatta myös nämä vaikeammin tavoitettavissa olevat osa-alueet kannattaa huomioida työhyvinvointia tarkasteltaessa, sillä niissä piilee suuri hyödyntämätön potentiaali työhyvinvoinnin edistämiseksi.

Työterveyslääkärille hanke oli erittäin opettava. Työhyvinvoinnin käsitteelliset mallit muuttuivat konkretiaksi eri ammattilaisten tehdessä osansa kehitystyössä. Esimerkiksi viestinnän ja vuorovaikutuksen tiedetään kohoavan aina työhyvinvointikyselyissä ongelmakohdiksi. Hankkeen vaatima aika, monet tilaisuudet ja tulokset näyttivät, että viestintä on paljon enemmän kuin informaation esittämistä. Se on osallistumista, tasa-arvoa ja luottamusta sekä aikaa keskustelulle. Hyvä viestintä kertoo kunnioituksesta viestin saajaa kohtaan.

Vasta kun työyhteisö saa käyttöönsä hyvät viestinnän mallit ja toimivat johtamisen sekä ristiriitojen ratkaisemisen tavat, voidaan työhyvinvoinnin kehittämisessä siirtyä työterveyslääkärille tutumpien aiheiden pariin, kuten vaikkapa vuorotyön, TULES-kuormituksen ja yksilöllisen työssäjaksamisen ja terveydenhoitamisen pariin. Sairauspoissaolojen määrän muutoksia on mielenkiintoista seurata lähivuosina. Hankkeen jättämä hyvä vuorovaikutus suhteessa työterveyshuollon asiakkaaseen, eli kuntaan, on apuna myös näiden asioiden ratkomisessa tulevaisuudessa. Yleisenä suosituksena muille työterveyshuollon toimijoille voi siteerata vanhaa viisautta: jos ongelma on liian suuri, laajenna sitä ratkaisemaan osallistuvien ihmisten joukkoa!