Aivotyölle rauhaa

Tutkimustuloksia kognitiivisesta ergonomiasta

Tutkimustulokset puhuvat selvästi hyvän kognitiivisen ergonomian ja hyvinvoinnin yhteyden puolesta. Esimerkiksi jatkuvat keskeytykset aiheuttavat stressioireita, synnyttävät aikapainetta ja altistavat virheille. Jatkuvasti keskeytyvät tehtävät johtavat myös siihen, että osa työtehtävistä jää hoitamatta. Keskeytykset vaikeuttavat myös palautumista, jos virheitä tai tekemättä jääviä tehtäviä pohtii vapaa-ajalla.

Työterveyslaitoksen Aivotyökyselyn avulla tutkitaan työn vaatimuksia ihmisen tiedonkäsittelykyvyn näkökulmasta. Kyselyllä on kerätty yli 11 000 vastausta yli sadalta työpaikalta. Kyselyn tulosten mukaan yleisimmät työpaikoilla kuormitusta aiheuttavat tekijät liittyvät ristiriitaisiin ja epäselviin ohjeisiin, jatkuvaan huomion siirtämiseen asiasta toiseen, jatkuviin keskeytyksiin sekä työympäristössä koettuun puhehälyyn.

Toisaalta kuormitustekijöiden lisäksi on tärkeä kiinnittää huomiota myös työntekijöitä innostaviin asioihin, jotka tuovat työhön mielekkyyttä ja auttavat vähentämään haitallisen kuormituksen vaikutuksia. Aivotyökyselyn mukaan suomalaisia innostavat työssä erityisesti luovuus, ideointi, yhdessä työskentely, osaamisen päivittäminen sekä uusien ratkaisujen löytäminen ja uusien työtapojen oppiminen. Näille voimavaratekijöille onkin tärkeä löytää aikaa ja tilaa kalenterista.

Aivotyön sujuvuuden heikentäjät ovat psykososiaalisia kuormitustekijöitä, jotka tärvelevät työtehoa. Tutkimusten mukaan häiriöt, keskeytykset, tietotulva ja epäselvyydet heikentävät suoritusta. Tutkimustulokset osoittavat myös, että kognitiivista kuormaa voi hallita – asioille voi tehdä jotain. Esihenkilön ja työntekijöiden aktiivisuus kytkeytyy toisiinsa, ja ratkaisujen käsittely yhdessä edistää sovittujen toimintatapojen noudattamista.

Miten aivotyön kehittämisessä liikkeelle?

Kun kognitiivista ergonomiaa halutaan lähteä kehittämään, on tärkeä ensin selvittää työyhteisössä työhön, toimintatapoihin, työvälineisiin ja työympäristöön liittyvät kuormitusta aiheuttavat tekijät. Työyhteisön aivotyön tilannetta voi lähteä kartoittamaan keskustelulla työyhteisössä. Työterveyslaitoksen tarjoaman Aivotyökyselyn avulla saa myös kattavan kuvan työyhteisön aivotyön tilanteesta. Aivotyökyselyn käyttöön on koulutettu tällä hetkellä kuutisenkymmentä työterveyspsykologia eri työterveyspalvelun tuottajien henkilöstössä, ja palvelua saa myös Työterveyslaitoksen toteuttamana.

Työpaikan tarpeetonta aivokuormaa voidaan vähentää ja työntekoa sujuvoittaa varsin helposti, kun pelisäännöistä vain sovitaan yhteisesti työyhteisön tai mielellään koko organisaation tasolla. Varsinaisten työtehtävien lisäksi tärkeää on kiinnittää huomiota myös palautumiseen työpäivän aikana.

Arjen käytäntöjen kehittämistä

Usein Työterveyslaitoksen Aivotyövalmennuksissa osallistujat tuovat esiin, kuinka arkisia ja loppujen lopuksi pieniä asioita muutokset aivotyön kehittämiseksi ovat. Työntekijät kertovat lisääntyneestä armollisuudesta itseään kohtaan kuultuaan muilta samanlaisia kuormituksen kokemuksia ja huomattuaan, etteivät olekaan yksin näiden ajatustensa ja kokemustensa kanssa. Keskittymiskyvyn ja muistin rajoitteet ovat ihmisen normaaleja ominaisuuksia.

Työpaikoilla hyödynnetyt kognitiivisen ergonomian keinot ovat hyvin käytännönläheisiä. Työyhteisöissä on esimerkiksi sovittu täysien tuntien keston sijaan korkeintaan viidenkymmenen minuutin mittaisista verkkokokouksista. Eri viestintäkanavien käyttö-tarkoituksesta on myös sovittu ja päätetty tavoiteajoista, miten nopeasti mitäkin viestintäkanavaa pitkin tuleviin viesteihin voi odottaa vastausta työkaverilta.

Jatkuvia keskeytyksiä pyritään vähentämään esimerkiksi sopimalla työrauhatunnista, eli sovitaan tietty kalenteroitu aika, jolloin jokainen keskittyy omiin töihinsä ja vain hätätapauksessa keskeyttää työkavereita. Myös kokouskäytännöt vaativat usein työyhteisöissä sopimista. Osallistujia on hyvä informoida etukäteen, onko kokouksessa tarkoitus ideoida vai tehdä päätöksiä.

Kun kognitiivista ergonomiaa halutaan kehittää koko organisaation tasolla, on tärkeää saada kehittämiseen mukaan itse työyhteisöjen lisäksi organisaation johto ja henkilöstöhallinto sekä eri rooleissa toimivat kumppanit, kuten työterveyshuollon ja työsuojelun edustajat. Yhdessä kehittäen, ideoiden ja käytäntöön vieden saadaan kognitiivisen ergonomian asioita huomioitua erilaisissa, jo olemassa olevissa prosesseissa ja kokonaisuuksissa, kuten kehityskeskusteluissa, strategiassa ja vuosisuunnittelussa.

Aivotyö tulevaisuudessa

Jatkuvaan etätyöhön siirtyminen koronapandemian aikana oli iso muutos kaikille työpaikoille – myös niille työpaikoille, joissa on tehty etätyötä jo pitkään. Työpaikan toiminnot ja käytännöt eivät siirry samanlaisina verkkoon, vaan uudet toimintatavat vaativat yhteistä keskustelua, suunnittelua ja sopimista. Etätyöstä luultavasti siirrytään laajasti hybridityöhön eli monipaikkaiseen yksilö- ja yhteistyöskentelyyn, joka on osittain myös aikariippumatonta. Monet organisaatiot kertovat haluavansa luoda uutta työn tekemisen tapaa, ei palata vanhaan, ennen koronaa vallinneeseen tilanteeseen.

Tämä on uusi mahdollisuus pohtia yhdessä uusia toimintatapoja työpaikoilla, ottaa mukaan vanhasta hyviä, toimivia tapoja sekä ideoida ja kokeilla toimimattomien tilalle joitain uusia. Tiedolla työskentely on pysyvä osa työelämää myös tulevaisuudessa. Kognitiivisen ergonomian keinoja on tärkeä ottaa käyttöön organisaatiossa ja tällä tavalla hallita työntekijöiden kognitiivista kuormitusta sekä sujuvoittaa työyhteisöjen yhteistä työtä. Kognitiivista kuormitusta olisi hyvä pystyä arvioimaan myös työterveyshuollossa.

Työterveyslaitokselta valmistuu syksyn 2021 aikana uusi verkkovalmennus Sujuva aivotyö sote-alalla. Se on tarkoitettu sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten työyhteisöille, jotka haluavat lähteä kehittämään aivotyötä. Lisäksi syksyllä 2021 valmistuu uusi työkalu, jota on mahdollista käyttää työpaikkaselvityksessä kognitiivisen kuormituksen arvioinnin tukena.

Miten sinä voisit edistää kuormituksen hallintaa omasta roolistasi käsin?