Digitaalisuutta hyödyntävä työpaikkaselvitys

Hanke eteni kolmessa työpaketissa

Hankkeessa menetelminä käytettiin työpaikan edustajien ryhmähaastatteluja. Haastatteluihin osallistui 43 henkilöä 12 työpaikalta. Lisäksi teimme työpaikkaselvitysraporttien laadullista arviointia (n=9) sekä toteutimme työterveyshuolto–työpaikka-parien kehittämistyöpajat (n=10). Lisäksi työpaikan, työsuojelun ja työterveyshuollon edustajille sekä muille asiantuntijoille suunnattiin kysely, johon vastasi 35 henkilöä. Kysely koski työpaikkaselvityksen uudenlaisia toimintatapoja.

Konkreettiset kehittämiskohteet olivat riskinarvioinnin tekeminen PIRA™-työkalua käyttäen, sähköisen ennakkokyselyn räätälöinti ja käyttöönotto, työolojen videoinnin hyödyntäminen osana työpaikkaselvitystä, terveydellisen merkityksen ja työkykyvaikutuksen arvioinnin kehittäminen, työpaikkaselvitysraportoinnin selkeyttäminen, teknologian hyödyntäminen palautetilaisuudessa sekä työpaikkaselvityksen seurannan kehittäminen.

Nykyaikainen työpaikkaselvityksen toimintamalli

Toimintamalli on esitetty kuvassa 1 «»1. Mallissa työpaikalla tarkoitetaan johtoa, esihenkilöitä, henkilöstöä tai henkilöstön edustusta. Työsuojelulla tarkoitetaan työpaikan työsuojeluorganisaatiota (työsuojelupäällikköä ja työsuojeluvaltuutettuja).

Tiedonhallinta työpaikkaselvityksessä

Tiedonhallinnan kannalta on merkityksellistä, mitä tietoa työterveyshuolto saa työpaikalta ja miten, työterveyshuolto hyödyntää saamaansa tietoa arvioidessaan työn ja työolosuhteiden merkitystä terveydelle ja työkyvylle sekä miten työterveyshuolto jakaa tietoa takaisin työpaikalle.

Tarkastuslista tehokkaaseen tiedonhallintaan työpaikkaselvityksessä:

• Ennen työpaikkaselvitystä työterveyshuolto saa käyttöön työpaikan riskinarvioinnit, henkilöstökyselyjen tulokset sekä aiemmat työpaikkaselvitysraportit.
• Työolojen kartoittamiseksi työterveyshuolto toteuttaa ennakkokyselyt esihenkilöille ja työntekijöille.
• Työpaikka motivoi henkilöstöään vastaamaan ennakkokyselyyn riittävän suuren vastaajamäärän saamiseksi.
• Työpaikkakäynnin jälkeen työpaikka ja työterveyshuolto yhdessä arvioivat, onko työoloista käytettävissä riittävästi tietoa terveys- ja työkykyvaikutusten arvioimiseksi.
• Työterveyshuolto kirjaa työpaikkaselvitysraporttiin systemaattisesti tunnistamansa työn vaara- ja kuormitus- ja voimavaratekijät sekä arvioimiensa työolojen merkityksen terveydelle ja työkyvylle käyttäen esimerkiksi luokitusta: merkityksetön, vähäinen, kohtalainen, merkittävä, sietämätön.
• Työterveyshuolto kirjaa toimenpide-ehdotukset työpaikkaselvitysraporttiin tärkeysjärjestykseen.
• Työterveyshuolto laatii selkeän, helposti ymmärrettävän ja helppolukuisen raportin, joka sisältää myös työpaikkaselvityksen tavoitteet.
• Työpaikkaselvityksessä saadun tiedon jakamiseksi henkilöstölle, työpaikka ja työterveyshuolto järjestävät yhteisen palautetilaisuuden työpaikalla.
• Työpaikka ja työterveyshuolto seuraavat systemaattisesti työpaikkaselvityksen toimenpide-ehdotuksien toteutumista ja arvioivat niiden vaikutuksia.

Mallin voi ottaa heti käyttöön

Hankkeessa kehitetty malli ja suositus ovat sovellettavissa suoraan osaksi työpaikan ja työterveyshuollon käytännön toimintaa. Myös hyvään työterveyshuoltokäytäntöön perustuvaa työpaikkaselvitysraportin arviointikriteeristöä voidaan hyödyntää työterveyshuollon oman työpaikkaselvitysprosessin kehittämisessä.

Yhteisen kehittämisen koettiin parantaneen yhteistyötä työpaikan ja työterveyshuollon välillä. Sähköiset ennakkokyselyt ja verkossa toteutetut vuorovaikutteiset palautetilaisuudet lisäsivät osallisuutta työpaikkaselvitysprosessiin. Teknologian hyödyntämisessä pitää muistaa työntekijöiden erilainen asema ja mahdollisuudet hyödyntää teknologiaa. Työntekijöistä iso osa tekee lähityötä (esimerkiksi majoitus-, kulttuuri- ja hoiva-alalla). Osalla työntekijöistä ei ole mahdollisuutta käyttää nettiä työajalla, lukea työterveyshuollon raportteja tai muita tiedotteita. Tämän hankkeen yhdessä kehittämistyöpajassa tuli esille, ettei kameran käyttö tai kommentointi ollut mahdollista, mikä esti osallistumisen yhteiseen keskusteluun. Jos teknologiaa käytetään hyödyksi työpaikkaselvitystoiminnassa, pitää varmistaa, että kaikilla on mahdollisuudet päästä tietoihin käsiksi ja että tekniikka toimii. Digitalisaatio voi olla sekä lisäämässä tasa-arvoa että myös vähentämässä sitä.

Kelan korvauskäytännön mukaan perusselvitys tulee tehdä aina fyysisesti. Hankkeen kokemusten mukaan tärkeintä työpaikkaselvityksessä on saada selvitettyä työpaikan tarpeet, käydä riittävää vuoropuhelua selvityksen aikana, ja tuottaa selkeä näkemys työolojen merkityksestä terveydelle ja turvallisuudelle sekä laatia yhteinen suunnitelma tehtävistä toimenpiteistä. Työpaikkaselvityksen tekemisen tapa ei automaattisesti takaa selvityksen laadukkuutta tai estä laadukkaan selvityksen laatimista, mutta teknologiset ratkaisut voivat monella tapaa edistää systemaattisuutta, tiedon hankintaa ja osallisuutta selvityksen kuluessa.

Jatkossa olisi tarpeen kehittää digitaalista alustaa työterveysyhteistyön välineeksi ja työpaikkaselvityksen osuvammaksi kohdentamiseksi sekä helpottamaan ymmärrettävän ja tarkoituksenmukaisen työpaikkaselvitysraportin laatimista. Digitalisaatiota voisi myös hyödyntää altistehistorian seurannassa, ja siten erityisesti lyhytaikaisen tai osa-aikaisen työntekijän henkilökohtaisen, työpaikkasidonnaisuudesta irti olevan työterveyssuunnitelman kehittämisessä.

Koko raportti luettavissa:

Digitaalisuutta hyödyntävä työpaikkaselvitys: Suositus toimintamallista ja tiedonhallinnasta. Lappalainen Kirsi, Nissinen Sari, Seppänen Soile ja Östring Elina. Työterveyslaitos 2022. «https://www.julkari.fi/handle/10024/144643»1

Hanke toteutettiin Työsuojelurahaston tuella.