Muistion kirjaamisen tapa vaikuttaa työterveysneuvottelun sisältöön ja etenemiseen

Osallistumisen mahdollisuuksia yhteisellä kirjoittamisella

Tutkimuksemme näytti, että tapa, jolla muistio kirjoitettiin etätyöterveysneuvottelussa, vaikutti osallistumisen mahdollisuuksiin. Näkymä jo kirjoitettuun tekstiin mahdollisti muistion kommentoimisen ja korjaamisen, lisäten tekstin yhteisyyttä. Neuvottelun puheenjohtaja saattoi kutsua osallistujia tekstin kommentoimiseen, kun valmista muistiota tarkastettiin neuvottelun lopussa (esimerkiksi "Mites Henna, onko tässä esihenkilön näkemys sillä tavalla kun tossa äsken puhuit?"). Tällaisilla kohdennetuilla kysymyksillä puheenjohtaja kutsui osallistujat hyväksymään kirjoitetun tekstin oikeellisuuden. Samalla muistion läpikäyminen vahvisti yhteistä ymmärrystä siitä, mitä neuvottelussa puhuttiin ja sovittiin. Tyypillisesti tällaiset hyväksyntää hakevat vuorot saivat vastaukseksi vain minimaalisen hyväksynnän (esimerkiksi "Joo, se on hyvä noin.") ilman kontribuutioita tekstin sisältöön.

Toisinaan työterveyslääkärit myös kutsuivat osallistujia tekstin yhteiseen muotoilemiseen. Tämä tapahtui alentamalla työterveyslääkärin tiedollista asemaa tekstin tuottajana. Työterveyslääkäri saattoi esimerkiksi tehdä näkyväksi epäröintiään siitä, miten teksti pitäisi muotoilla (".jotenkin, miten sen nyt laittaisin.") tai tehdä ehdotuksia muotoiluista muille osallistujille vahvistettavaksi ("Voisiko laittaa, että niin kevennettyyn työnkuvaan kun mahdollista?"). He saattoivat myös pyytää suoraan muita osallistumaan tekstin muotoilemiseen ("Sanokaas, mitä mä tähän laitan?"). Vastauksena tällaisiin puheenvuoroihin muut osallistujat esittivät ehdotuksia siitä, miten tekstin voisi muotoilla. Täten osallistujat yhdessä paitsi tuottivat yhteisesti sovittua sisältöä muistioon myös muotoilivat tekstiä dokumenttikelpoiseen muotoon.

Toisaalta muistiotekstin kirjoittaminen, oman asiantuntijuuden ilmaiseminen ja neuvottelussa käytävän keskustelun seuraaminen voi olla muistion kirjaajalle vaikeaa samanaikaisesti. Jos muistion kirjaaja on neuvottelussa myös puheenjohtaja, hänelle lankeaa edellisten tehtävien ohella osallistumisen tasapuolisuudesta ja keskustelun fokuksesta huolehtiminen. Lisäksi etäneuvotteluissa on hyvä huomioida, että muistion jakaminen näytönjakotekniikkaa hyödyntäen pienentää osallistujien näkymää toistensa kamerakuviin. Tämä voi vaikeuttaa osallistujien sanattoman vuorovaikutuksen havainnointia.

Ota osallistujien tekemät korjausehdotukset huomioon

Muistion kirjoittamista koskeva tutkimuksemme osoittaa myös, että neuvotteluun osallistujat orientoituvat muistiotekstin seuraamuksellisuuteen kirjoittamisen hetkellä.

Seuraamuksellisuus tarkoittaa, että muistio toimii osallistujille ikään kuin tulevaisuuteen suuntautuvana ohjenuorana siitä, millaisia toimia he ovat sitoutuneet neuvottelun jälkeen tekemään.

Orientaatio seuraamuksellisuuteen tuli näkyväksi esimerkiksi siinä, miten hienovaraisia sanatason korjauksia osallistujat tekivät tekstiin. Työpaikan edustajalle ei ollut yhdentekevää, kirjattiinko muistioon esimerkiksi työntekijän palaavan "normaaliin työhön" vai "kevennettyyn työhön". Tällaisten korjausten ehdottaminen ei kuitenkaan ollut korjausta ehdottaneille helppoa. He saattoivat esimerkiksi kehystää ehdotuksensa "turhanpäiväiseksi viilaamiseksi" ja "nipottamiseksi". Kuitenkin jopa yhden sanan korjaukset olivat varsin merkittäviä sekä tekstin sisällön että sitoumuksellisuuden näkökulmasta. Niin työpaikan kuin työntekijänkin näkökulmasta voi olla varsin suuri ero, palaako työntekijä normaaliin vai kevennettyyn työhön.

Tämä tukee ajatusta siitä, että muistioteksti olisi hyvä kirjoittaa neuvottelutilanteen aikana, jolloin kaikilla osapuolilla on mahdollisuus sisällölliseen korjaamiseen jopa yksittäisten sanojen tasolla. Toisaalta, jos muistio kirjoitetaan jälkikäteen, voivat kaikki osallistujat keskittyä keskusteluun, eikä muistion kirjoittaminen häiritse vuorovaikutusta.

Sovi muistiokäytänteistä etukäteen

Osallistumista voidaan helpottaa sopimalla neuvottelun alussa, millä tavoin muistio tehdään ja kuka sen kirjoittaa. Samalla sovitaan, miten neuvottelun osapuolet voivat tarkistaa kirjoitettua tekstiä ja miten tekstiä yhteisesti tarkennetaan. Tässä yhteydessä on hyvä tuoda selvästi esiin, että kaikenlaiset huomiot ja korjaukset tekstiin ovat toivottuja. On myös hyvä kertoa, mille tahoille muistio lähetetään ja mitä seuraamuksia muistioon kirjatuilla asioilla voi olla osallistujien kannalta: onko muistio esimerkiksi tarkoitus liittää kuntoutushakemukseen tai lääkärinlausuntoon. Muistion tallentamisen paikat on myös syytä kerrata yhteisesti. Näin osallistujat osaavat huomioida tekstin dokumenttikelpoisuuden myöhempiä käyttötarkoituksia silmällä pitäen.

Tutkimuksemme perusteella ei voida nimetä yhtä hyvää työterveysneuvottelumuistion kirjaamisen tapaa, joka sopisi joka tilanteeseen. Tärkeintä on tehdä tietoinen päätös ennen neuvottelutilannetta harkiten kyseisen neuvottelun vaatimuksia: neuvottelun haastavuus, tekniset valmiudet ja osallistujaresurssit huomioiden.