Modernit toimistotyötilat ja työntekijöiden hyvinvointi

Toimistojen tilaratkaisut, terveys ja työkyky

Tutkimustietoa monitilatoimistojen yhteydestä työntekijöiden hyvinvointiin ja työkykyyn työterveyden näkökulmasta tai hybridityössä on niukasti. Toimistojen tilaratkaisut ovat kuitenkin merkittäviä työterveydelle. Perinteisissä avokonttoreissa on todettu yhteys suurempaan sairauspoissaolojen ja työkyvyttömyyseläkkeen riskiin sekä esimerkiksi keskittymisvaikeuksiin ja olosuhdehaittojen tai oireiden kokemiseen riippuen samassa työtilassa työskentelevien ihmisten määrästä. Tuloksia ei voida suoraan soveltaa monitilatoimistoihin tilakonseptien erojen vuoksi.

Yksittäiset tutkimukset viittaavat työtilojen vaihtamisen ja työympäristötyytyväisyyden monitilatoimistossa olevan yhteydessä parempaan itsearvioituun työkykyyn. Vastoin monitilakonseptin ideaa tilaa ei useimmiten vaihdella tehtävän mukaan päivän aikana. On havaintoja monitilatoimistojen häiriötekijöiden yhteydestä lisääntyneeseen kuormitukseen.

Tutkimuksen tavoitteet, aineisto ja menetelmät

Osana Työsuojelurahaston rahoittamaa projektia tutkimme viidessä julkishallinnon työpaikassa syksyllä 2022 toteutetun kyselyn (vastausprosentit 31–73) monitilatoimistojen työntekijöillä (N=971) koetun työympäristön, hyvinvoinnin ja itsearvioidun työkyvyn yhteyksiä. Tavoitteenamme oli saada aiheesta lisää tietoa, jotta työterveyshuolto voi tukea työpaikkoja tilamuutoksissa. Regressioanalyysissä vakioitiin muun muassa etätyön määrää ja psykososiaalisia tekijöitä.

Tulokset

Lähes 90 prosenttia vastaajista teki etätyötä vähintään kerran viikossa. Enemmistö koki tilat tarkoituksenmukaisiksi työlleen, mutta myös kokemukset hiljaisten tilojen riittämättömästä saatavuudesta olivat yleisiä. Tyytyväisyys työympäristöön ja myönteinen kokemus työrauhasta työpaikalla olivat yhteydessä hyvään itsearvioituun työkykyyn ja palautumiseen (kuva 1 «»1), parempaan työn imuun sekä vähäisempiin unioireisiin ja työuupumuksen riskipisteisiin (taulukko 1 «»2). Esitetyissä malleissa on vakioitu ikä, sukupuoli, esihenkilöasema sekä työhön panostuksen ja palkitsevuuden epäsuhta. Koettu työtilojen tuki työntekijöiden väliselle vuorovaikutukselle ja työtilojen vaihtamisen helppous olivat yhteydessä esimerkiksi hyvään palautumiseen ja itsearvioituun työkykyyn.

Pohdintaa tuloksista

Tutkimus toi uutta tietoa koetun työympäristön yhteydestä tilankäyttäjien hyvinvointiin ja työkykyyn monitilatoimistoissa. Koetuilla toimisto-olosuhteilla oli merkitystä hybridityössä ja psykososiaalisen työympäristön huomioimisen jälkeen. Poikkileikkaavasta kyselystä ei voida päätellä työntekijöiden terveyteen liittyviä syy-seuraussuhteita. Monitilatoimistossa työskentely ja tilojen joustava käyttö voi olla vaikeampaa työntekijöillä, joilla on työkyvyn haasteita.

Työn imua koettiin enemmän, kun kokemus työtiloista oli myönteinen. Tämä on mielenkiintoinen havainto, sillä perinteisesti työympäristöä on tarkasteltu riskilähtöisesti. Tuloksemme tukevat työn vaatimusten ja voimavarojen viitekehyksen (JD-R) soveltamista toimistoympäristöön: esimerkiksi hyvä koettu työrauha sekä häiriöiden hallinta ja vuorovaikutus tiloissa voivat olla voimavaroja.

Muita havaintoja projektissamme

Toinen osatutkimus kyselyaineistossa osoitti toimisto-olosuhteiden ja koetun työrauhan yhteyden halukkuuteen vähentää tai lisätä etätyötä. Lisäksi työskentelytilan riittämättömyys ja vaikeus siirtyä sopivampaan tilaan toimistolla olivat yhteydessä halukkuuteen lisätä etätyötä. Osana etä- ja läsnätyökeskustelua työpaikoilla tulisikin kiinnittää huomiota myös siihen, miten toimistotilat tukevat erilaisia työtehtäviä.

Yhdistetyssä kysely- ja työnantajan työaikarekisteriaineistossa myönteisesti koettu työrauha monitilatoimistossa oli yhteydessä pienempään lyhyiden sairauspoissaolojen todennäköisyyteen seuraavana vuonna. Analyyseissä huomioitiin esimerkiksi aiemmat sairauspoissaolot, työn vaatimukset ja etätyön määrä.

Käytännön näkökulmia

Yrityksissä kannattaa kokonaisuutena arvioida tilaratkaisujen vaikutuksia työhön ja työyhteisöön. Työtiloihin on tärkeää panostaa työn sujumisen, työntekijöiden hyvinvoinnin ja työkyvyn tukemisen näkökulmasta, vaikka työpaikalla tehtäisiin myös etätyötä. Työterveyshuollolla on tilasuunnittelun aikana tärkeä rooli tuoda esiin työtiloihin liittyvien tekijöiden terveydellinen merkitys. Esimerkiksi kognitiivinen ergonomia on hyvä huomioida tiloja kehitettäessä, ja työtilojen tulee tukea myös tarkkaa keskittymistä vaativaa työtä. Työtehtävien ja työntekijöiden tarpeita tulee kartoittaa. Monitilatoimistojen käytännön toteutus vaihtelee, ja esimerkiksi vetäytymistiloja on tyypillisesti liian vähän.

Yhteiskäyttöisyys ja työpisteiden vaihtelu saattavat aiheuttaa haasteita myös muutoin ergonomialle: esimerkiksi työvälineiden käytön helppous ja säädettävyys on tärkeää. Tilojen tulisi tukea kaikkien käyttäjäryhmien työn sujumista, ja myös osatyökykyisyyden kysymyksiä on hyvä huomioida. Yksilöllisiäkin työkyvyn tuen ratkaisuja saatetaan tarvita.

Työntekijöiden sopeutumiseen tiloihin vaikuttaa myös aiempi työtilaratkaisu, sillä monitilatoimistot koetaan usein kielteisenä perinteisiin huonetoimistoihin verrattuna. Muutosjohtaminen organisaatiossa vaatii huomiota. Tilojen ja näiden käytön kehittämistä kannattaa jatkaa työyhteisössä käyttöönoton jälkeenkin ja vaikuttaa esimerkiksi mahdollisiin esteisiin työpisteiden joustavassa vaihtamisessa.