Työpaikan tarpeista yhteiseen toiminnan suunnitteluun

Tarpeiden, tavoitteiden ja toimenpiteiden määrittely

Työpaikan tarpeiden tunnistamien perustuu työpaikan tekemään riskien arvioon, yleiseen toimialatietoon, työpaikkaselvityksen toimenpide-ehdotuksiin sekä muuhun työpaikalle ja työterveyshuoltoon kertyneeseen tietoon. Käytännössä työpaikan tarpeiden tunnistaminen on osoittautunut vaikeaksi sekä työpaikalle että työterveyshuollon ammattilaisille. Yhteisen tilannekuvan muodostaminen auttaa tarpeiden tunnistamisessa ja sanoittamisessa.

Yhdessä tunnistettuihin tarpeisiin perustuen sovitaan konkreettiset ja mitattavat tavoitteet, joihin toiminnalla pyritään. Vaikuttavien toimenpiteiden löytämisessä voi auttaa ajatus siitä, mitä muutoksia työpaikalla tarvitaan, jotta asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa. Samalla sovitaan, mitä toimenpiteitä työpaikan on hyödyllistä itse toteuttaa ja mitä toimenpiteitä voidaan toteuttaa yhteistyössä. Työterveyshuollon toteuttamat toimenpiteet täydentävät työpaikan toimenpiteitä ja tukevat osaltaan työpaikalla tarvittavien muutosten toteutumista. Ensisijaisesti työpaikkojen tarpeisiin on vastattava ennaltaehkäisevin toimenpitein sen sijaan, että korjataan työpaikalla syntyneitä ongelmia työterveyshuollon palveluilla.

Toimenpiteiden suunnittelussa tarvitaan myös keskustelua toimenpiteiden toteuttamisen tärkeysjärjestyksestä sekä kustannusvaikutusten arviointia. Kustannukset asettavat usein rajoituksia toimenpiteiden toteuttamismahdollisuuksille. Päätöksenteon tueksi on hyvä arvioida sekä toimenpiteiden suoria kustannuksia että mahdollisen tavoitteiden saavuttamisen kautta saatavia myönteisiä vaikutuksia tuottavuuteen ja työpaikan talouteen.

Työterveystoiminnan arviointi

Työterveystoimintaa arvioidaan tarkastelemalla, saavutettiinko toiminnalle asetetut tavoitteet ja mitkä asiat vaikuttivat tavoitteiden saavuttamiseen. Yhdessä arvioidaan toiminnan vaikutuksia eli tavoitteiden välittömiä seurauksia sekä vaikuttavuutta pidemmällä aikavälillä. Vaikutusten ja vaikuttavuuden osoittaminen koetaan usein hankalana. Kuitenkin jos toimintaketju (tarve, tavoite, toimenpiteet, seuranta ja arviointi) on muodostettu konkreettiseksi, seuranta ja arviointi sekä vaikutusten osoittaminen helpottuu.

Työterveyslääkäri on olennainen toiminnan suunnittelussa, vaikka työterveyshoitaja on yleensä moniammatillisen tiimin koordinoija. Työterveyshuollon ammattilaisten ja asiantuntijoiden osallistuminen sovitaan työpaikan tarpeiden ja erityispiirteiden mukaisesti.

Työpaikat nostavat usein esiin työkykyjohtamisen käytännön toteuttamiseen liittyviä haasteita ja odotuksiaan työterveystoiminnan kehittämisestä työkyvyttömyyden kustannuksiin vaikuttamiseksi. Vastuu työpaikan työkykyjohtamisen kehittämisestä on työpaikalla, mutta työkykyjohtamiseen liittyvien tarpeiden tunnistaminen on myös tärkeä osa työterveystoiminnan suunnittelua. Työkykyjohtamiseen liittyvät tarpeet voidaan kuvata työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan muiden työterveystoiminnalle tunnistettujen tarpeiden ja niistä nousevien vaiheiden tavoin.

Työterveystoiminnan kehittäminen

Työpaikan tarpeista yhteiseen toiminnan suunnitteluun -hanke (10/24–12/25) on osa Työelämän mielenterveysohjelmaan kuuluvaa Mielenterveyden työkalupakki -kokonaisuutta. Hankkeen rahoitus tulee Suomen kestävän kasvun ohjelmasta Euroopan Unionin kertaluonteisesta elpymisvälineestä (NextGeneration EU) sosiaali- ja terveysministeriön kautta. Hankkeessa on tehty kahdeksan työpaikan ja heidän työterveyshuoltonsa kanssa työpaikan tarpeista lähtevän työterveystoiminnan suunnittelua ja yhteiskehittämistä.

Hankkeen alussa tehtiin työpaikan toimintaa ja työterveysyhteistyötä koskeva kysely. Kyselyyn vastasi 165 työntekijää viideltä työpaikalta. Vastaajista 13 prosenttia oli johdon ja henkilöstöhallinnon (HR) edustajia, 78 prosenttia esihenkilöitä ja 9 prosenttia työsuojelupäälliköitä ja -valtuutettuja.

Tulosten mukaan 37 prosenttia työpaikan johtajista ja HR:n edustajista, 60 prosenttia esihenkilöistä ja 27 prosenttia työsuojelupäälliköistä ja -valtuutetuista ei tiennyt millainen sopimus työpaikalla on työterveyshuollon kanssa. Osa yhteisen tilannekuvan muodostamisesta syntyy siitä, millainen käsitys työterveyshuollolla on työpaikan tilanteesta. Johtajat ja HR:n edustajat sekä työsuojelupäälliköt ja -valtuutetut arvioivat työterveyshuollon ymmärryksen henkilöstön terveydestä, työkyvystä ja työhyvinvoinnista paremmaksi kuin esihenkilöt (kuva 1 «»1).

Esihenkilöt ovat keskeisessä roolissa käytännön työkykyjohtamisessa. Kyselyssä esihenkilöt antoivat johdon ja HR:n edustajia heikomman arvion sille, miten toimintasuunnitelma vastaa työpaikan tarpeisiin, onko määritelty konkreettisia toimenpiteitä ja seurataanko niiden toteutumista säännöllisesti työterveyshuollon kanssa. Työsuojelun arviot olivat myönteisimmät työterveyshuollon ymmärryksestä työpaikan tilanteesta ja toiminnan yhteisestä seurannasta.

Kyselyn tulokset ja havainnot yhteiskehittämisestä kertoivat, että työterveyshuollon toiminta ja toimintasuunnitelman sisältö tunnetaan työpaikoilla huonosti. Toimintasuunnitelman selkeyteen ja ymmärrettävyyteen sekä työterveyshuollon palveluista viestimiseen esihenkilöille ja henkilöstölle on kiinnitettävä erityistä huomiota.

Hankkeen tuotokset

Työpaikan tarpeista yhteiseen toiminnan suunnitteluun -hankkeessa on kehitetty työterveystoiminnan suunnittelun hyvän käytännön periaatteet ja toimintasuunnitelma -mallipohja. Olemme laatineet myös käytännön esimerkkejä tarve, tavoite, toimenpiteet, seuranta ja arviointi -toimintaketjuista tukemaan käytännön työterveysyhteistyötä. Nämä työkalut on julkaistu Työterveyslaitoksen verkkosivuilla «https://www.ttl.fi/teemat/tyoterveys/tyoterveyshuolto/toiminnan-suunnittelu»1.