Osallistuva suunnittelu
Osallistuva suunnittelu on tuloksekas toimintatapa työorganisaatioiden ja työolojen kehittämisessä. Perinteisesti sitä on toteutettu projektiryhmätilanteessa, jossa eri organisaatiotasojen tai -yksiköiden edustajat, luottamushenkilöt ja eri alojen asiantuntijat pohtivat ja ideoivat esimerkiksi tuotanto- ja työtapojen muutosta. Prosessi vaatii myös työntekijöiden tai käyttäjien aktiivista panosta. Työaikapalaverit ovat osoittautuneet toimivaksi käytännöksi suunnitteluprosessissa. Tuolloin työryhmän sisällä kehittyy usein ymmärrys työtilanteesta. Myös vaikutusmahdollisuudet työaikoihin yleensä lisääntyvät.
Osallistuvaan suunnitteluun liittyy sekä etuja että haittoja. Ilmeisimpänä etuna tuodaan yleensä esiin se, että toimintatapa tai työajat vastaavat paremmin toimijoiden tarpeita. Tärkeä hyöty on myös työntekijöiden hankkeeseen sitoutuminen ja suurempi työmotivaatio. Koska työntekijät ovat usein työnsä parhaita asiantuntijoita, osallistuminen voi tuottaa yritykselle uusia kehittämisideoita ja edistää tuotannon tai palvelujen kehittämistä. Kuitenkin muutosten ehdottaminen, esimerkiksi keskustelu uusista työaikaratkaisuista, herättää usein epäilyksiä. On luonnollista, että ihmiset saattavat kokea uuden toimintatavan uhaksi ja pelätä oman asemansa tai etujensa puolesta. Osallistuvan suunnittelukäytännön onnistumisen edellytys on, että tavoitteet ja pelisäännöt ovat selvät ja yritysjohdon ja henkilöstön välillä vallitsee luottamus. Organisaation ylimmän johdon tuki on välttämätön edellytys muutosten toteuttamiseksi. Myös keskijohdon ja välittömän työnjohdon mukanaolo on tärkeää.
Toimivien työaikaratkaisujen menestyksekästä käyttöönottoa työyhteisössä tukevat:
- johdon tuki hankkeelle
- aikainen tiedottaminen
- eri tahojen osallistuminen: työntekijät, esimiehet, johto, työterveyshuolto, työmarkkinajärjestöt
- hankkeen aikataulutus
- toiminta- ja työaikatilanteen kartoitus, eri osapuolten ehdotusten kirjaaminen
- kokeilujakso (vähintään 6 kk)
- vaikutusten seuranta ja arviointi
- kartoitus jatkohalukkuudesta.
Osallistuvan suunnittelun eri vaiheissa – kuten vallitsevan tilanteen kartoituksessa ja kokeilun seurannassa – konkreettisena menetelmänä suuremmissa työyhteisöissä voidaan käyttää kysely-palaute-menetelmää. Kyselyllä saadaan kokonaiskuva työyhteisön tilasta ja toiveista. Kyselyn avulla voidaan seurata uusien työaikamallien vaikutuksia ja kyselytulosten pohjalta antaa palautetta jatkotoimenpiteitä varten (kuva «»1). Pienemmissä työyhteisöissä tietojen kerääminen kyselylomakkeella on myös mahdollista. Vaihtoehtona on kaikkien osallistuminen keskustelutilaisuuksiin ja palavereihin.
Uusien, hyvin toimivien työaikaratkaisujen toteuttamisessa on tärkeää
1) löytää ratkaisu, jossa on myönteisiä puolia sekä yritykselle että sen työntekijöille
2) tiedon kerääminen mahdollisista kielteisistä ja myönteisistä vaikutuksista sekä yrityksen että työntekijöiden kannalta
3) vaikutusten mittaaminen koejakson aikana tulevaa päätöksentekoa varten.
Tämä työaikojen kehittämisprosessi toimii monissa erilaisissa tilanteissa. Osallistuvan suunnittelun avulla on kehitetty paremmin toimivia työaikaratkaisuja sekä säännöllistä että epäsäännöllistä vuorotyötä tekevissä yksiköissä. Osallistuva suunnittelu soveltuu myös työajan hallinnan kehittämiseen päivätyössä.
Vuorotyö vähemmän kuormittavaksi hoitotyössä osallistuvan suunnittelun avulla
Vuorotyön kuormittavuutta hoitotyössä pyrittiin vähentämään kolmen eteläsuomalaisen sairaalan synnytysosastoilla. Kaikkiaan seitsemän synnytysosastoa lähti mukaan kehittämistyöhön kolmen osaston jäädessä vertailuosastoiksi. Tärkeimmiksi kehittämiskohteiksi nousivat vaikutusmahdollisuuksien lisääminen työvuorosuunnittelussa ja vuorojen kiertosuunnan painottuminen eteenpäin (aamuvuorot – iltavuorot – yövuorot – vapaajakso).
Työvuorolistat suunniteltiin alustavasti työaikapalavereissa, joissa oli varattu aikaa myös keskustelulle. Puolen vuoden kokeilun aikana työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet lisääntyivät selvästi: ennen työaikamuutosta vain 27 %:lla oli hyvät mahdollisuudet osallistua omien työvuorojen suunnitteluun, seurannan lopulla vastaava osuus oli 42 %. Työn henkinen rasittavuus väheni aamuvuorossa ja iltavuorossa, samoin kuin väsymys yövuorossa. Myös stressituntemukset vähenivät selvästi. Vastaavaa myönteistä kehitystä ei havaittu vertailuosastoilla.
Erityisen myönteisesti työaikamuutos vaikutti ikääntyvien, 45-vuotiaiden tai sitä vanhempien tilanteeseen. Heillä kuormittuneisuus vähentyi samalle tasolle kuin nuorempien, lukuun ottamatta yövuoron suurempaa rasittavuutta. Työaikakokeilun herättämissä keskusteluissa ikääntyvät esittivät aiempaa useammin omia työaikatoiveitaan ja kokivatkin työyhteisön ihmissuhteiden selvästi parantuneen.
Työaikamuutosta arvosteltiin siksi, että yhtäjaksoiset vapaat jäivät lyhyemmiksi, vaikka kokonaisuudessaan vapaa-aika pysyikin ennallaan. Kokeilun lopussa, alkukesällä, pitempi yhtäjaksoinen vapaa katsottiin jonkin verran tärkeämmäksi kuin pidennetty lepoaika vuorojen välillä. Kesäviikonloppuisin suuri osa perheistä matkusti mökeille, jolloin yhtäjaksoisen vapaa-ajan lyhenemisellä oli erityisen suuri merkitys.
Suositukset:
- Työaikojen suunnittelussa ensiarvoisen tärkeää on avata keskustelu asiasta koko henkilöstön kanssa.
- Työaikojen tulee olla yksilöllisesti joustavat, jolloin henkilöstön erilaiset elämäntilanteet ja työaikamieltymykset tulevat otetuiksi huomioon.
- Ikääntymisen myötä yötyö koetaan usein raskaaksi, joten on syytä vähentää ikääntyvien yötyön määrää, jos he itse sitä toivovat.
Lähde: Kandolin ja Huida 1995.