Työajan hallinta tietotyössä

Tietotyön yrityksessä lähdettiin etsimään keinoja työajan hallintaan. Tavoitteena oli löytää ratkaisuja aikapaineen helpottamiseksi ja hyvinvoinnin tukemiseksi. Yksilöllisellä tasolla osallistujia motivoitiin seuraamaan todellisia työtuntejaan eli työhön käytettyä aikaa sekä työpaikalla että kotona. Ajatuksena oli, että työntekijän on tarpeen tuntea työhön käyttämänsä aika voidakseen havainnoida ja seurata työajan vaikutusta omaan hyvinvointiinsa. Lisäksi työntekijöitä kehotettiin päivittäisten ja viikoittaisten tehtävälistojen avulla asettamaan itselleen lyhyen tähtäimen tavoitteita, jotta työtä ja työaikaa olisi helpompi hallita. Tehtävälistojen avulla työntekijä voi havainnoida ajankäyttöään: Jos itse tärkeiksi tietämiään tehtäviä ei pysty suorittamaan kohtuullisen työajan puitteissa, niin mikä suoriutumisen estää ja mihin aika kuluu?

Yksilötason ajanhallinnan ohella tarvittiin myös yhteisötason toimintaa. Jotta kukin osaisi omassa työssään keskittyä olennaiseen, pitää kaikkien työyhteisön jäsenten tuntea oman tiiminsä työn päämäärät ja tavoitteet. Yhdessä keskustelemalla ja suunnittelemalla päästään konkreettisiin tavoitteisiin. Niitä kukin voi viedä eteenpäin omassa työssään priorisoimalla edellä kuvatulla tavalla tärkeimmät lyhyen ajanjakson tehtävät.

Ajanhallinnan kehittämisen perustana olivat tiimin tavoitteet. Tiimin tavoitteiden pohjalta suunniteltiin yhteistyössä keskeisimmät ajanhallinnan kehittämisideat, jotka puolivuotisen hankkeen aikana työstettiin konkreettisiksi toimenpiteiksi. Aktiivinen osallistuminen yhteiseen suunnitteluun tiimin kehittämispalavereissa oli tärkeä askel työajan hallinnantunteen kehittymisessä. Yhdessä kokeiltiin "hiljaista aikaa" eli sovittiin että kolmena aamuna viikossa oli kaksi tuntia sellaista aikaa, jolloin kukaan ei saa keskeyttää toisen tekemistä, jolloin ei lueta sähköposteja ja puhelinkin voidaan tarpeen mukaan sulkea. Hiljaisena aikana oli mahdollista keskittyä tärkeisiin tehtäviin ilman keskeytyksiä. Tuolloin voitiin tehdä ne omaan työhön liittyvät tehtävät, jotka muutoin olisivat jääneet myöhemmin illalla tehtäväksi. Samalla kehittyi toisten työntekijöiden työajan kunnioitus huomion siirtyessä itsestä tiimiin. Yhdessä toteutettu työajan kehittäminen osoittautui tärkeäksi tehokkaamman toiminnan kannalta.

Puolen vuoden kokeilun lopulla työajan hallinta oli helpottunut yli puolella tiimiläisistä. Vastaavaa muutosta ei ollut havaittavissa kontrolliryhmässä. Työajan hallinta oli edennyt etenkin niillä, jotka käyttivät henkilökohtaisia ajanhallinnan välineitä, kuten työajan seurantaa, osatavoitteiden määrittelyä ja viikon tai päivän tärkeimpien töiden listausta. Työajan hallinnan edistyminen oli lisäksi yhteydessä esimiestuen lisääntymiseen sekä työaikaisen väsymyksen ja stressin vähenemiseen. Kaiken kaikkiaan työaikanormi muuttui kokeilun aikana: työajan venymistä katsottiin harvemmin läpi sormien ja normaalista työajasta tuli vallitseva normi.

Työajan hallinnassa sekä yhteisötason että yksilötason menetelmät ovat hyödyllisiä.

• Työyhteisössä ajankäytön hallintaa edistää
• töiden yhteinen suunnittelu, säännölliset kokoontumiset ja keskustelut
• yhteisten tavoitteiden määrittely ja työryhmän jäsenten perustehtävän kirkastaminen
• työmäärän oikea mitoitus sekä työtilanteen ja työajan seuranta
• yksilöllisen työaikajouston salliminen, työntekijöiden kuuleminen.

Yksilö voi lisätä kokemustaan ajan riittävyydestä

• organisoimalla työnsä niin, että voi suorittaa tavoitteen kannalta tärkeimmät työt keskittyneesti kohtuullisessa ajassa
• tekemällä päätöksen siitä, mikä on kohtuullinen työaika ja seuraamalla tämän tavoitteen toteutumista sekä reagoimalla jatkuviin poikkeamiin päätöksestä
• määrittelemällä sen, mikä on riittävän hyvä työn laatu eri tehtävissä.