Työtahti ja ajan jakautuminen työpäivän aikana

Kiire on oire, jolla voi olla monta syytä. Kyse voi olla yksinkertaisesti liian vähäisestä määrästä työntekijöitä suhteessa tehtävään työhön tai siitä, että työntekijöiden osaaminen ja työn edellyttämät taidot eivät kohtaa. Esimerkiksi näissä tapauksissa korjaavat toimenpiteet ovat melko erilaisia. Ensimmäisessä tapauksessa olisi syytä hankkia lisää henkilökuntaa tai vähentää työn määrää, kun taas toisessa ratkaisu voisi olla työntekijöiden kouluttaminen.

Osaamisen kehittämisen ohella ns. polykroninen ajankäyttö on yksi keino lisätä työtehoa ja pyrkiä näin kiireen vähentämiseen. Koska työaikaa ei voi loputtomiin venyttää pituussuunnassa, voidaan sitä yrittää lisätä pystysuunnassa. Tämä tarkoittaa, että työntekijällä on yhden tehtävän sijaan monta samanaikaista tehtävää. Monitehtäväisyys onkin vallitseva suuntaus työelämässä. Tämä polykroniseksi ajankäytöksi kutsuttu tapa työskennellä on vastakohta monokroniselle ajankäytölle, jossa henkilö siis keskittyy yhteen asiaan kerrallaan. Polykronista ajankäyttöä suosivassa ajassamme on hyvä huomata, että ihmiset eroavat huomattavasti sen suhteen, minkälaiset edellytykset heillä on suorittaa montaa tehtävää yhtä aikaa. Useimmat suosisivat itse monokronista ajankäyttöä. On todennäköistä, että tällöin monen tehtävän tekeminen yhtä aikaa ei vähennä kiirettä vaan päinvastoin lisää sitä, koska ihminen joutuu työskentelemään häntä ylikuormittavalla tavalla. Erityisesti päällekkäisistä tehtävistä johtuvat jatkuvat keskeytykset ovat useimmille ihmisille kuormittavia ja heikentävät työtehoa.

Kiirettä voidaan taltuttaa myös parantamalla ajankäytön hallintaa. Tähän tähtäävät keinot voidaan jakaa asioiden asettamiseen tärkeysjärjestykseen, järjestyksen suosimiseen ja erilaisten teknisten apuvälineiden käyttöön (esim. sähköinen kalenteri). Näistä kahden ensiksi mainitun on todettu käytännössä vähentävän työn aiheuttamaa stressiä sekä lisäävän tyytyväisyyttä työhön. Myönteiset vaikutukset kuitenkin edellyttävät, että henkilö itse kokee ajankäytön hallintansa parantuneen. Sen sijaan teknisten apuvälineiden käytön sinänsä ei ole todettu vähentävän kiireen kokemusta. Tämä saattaa johtua siitä, että tekniset apuvälineet tekevät mahdolliseksi työpäivien "pakkaamisen" etukäteen liian täyteen, jolloin ennakoimattomien tehtävien vaatima aika jää suunnittelussa huomioimatta.

Kirjallisuudessa on joitain luonnehdintoja niistä ihmistyypeistä, joiden pitäisi erityisesti parantaa ajankäytön hallintaa. Yhden tyypittelyn mukaan näitä ajan "väärinkäyttäjiä" (engl. time abusers) on neljänlaisia: täydellisyyteen pyrkijät, jotka hiovat työtään loputtomiin välttääkseen kritiikin; ennakoijat, jotka pyrkivät kontrolloimaan olemalla töissään etuajassa; miellyttäjät, jotka eivät osaa sanoa "ei" ja viivyttelijät, jotka keksivät jatkuvasti syitä töiden viipymiseen voidakseen peittää osaamattomuuttaan. Mitään systemaattista tutkimusta siitä, miten nämä erilaiset tyypit pystyvät kehittämään ajankäytön hallintaansa, ei ole olemassa. Kaiken kaikkiaan näyttää kuitenkin siltä, että ajankäytön hallinnan koulutukseen osallistuminen ei juurikaan muuta ihmisten käyttäytymistä. Vanhat tavat istuvat tiukassa tässäkin asiassa.

Kiireen taltuttamiseen tarvitaan usein henkilökohtaisten taitojen kehittämisen eli niin sanottujen sekundaari-interventioiden lisäksi työn muuttamista eli primaari-interventioita. Tutkimuksia eri primaari-interventioiden vaikuttavuudesta nimenomaan kiireen vähenemiseen ei juurikaan ole olemassa. Voidaan kuitenkin olettaa, että sellaiset primaari-interventiot, jotka vähentävät stressiä, vähentävät myös kiirettä. Tällaisia interventioita ovat esimerkiksi työroolien selkeyttäminen, työn vaatimusten mitoittaminen uudelleen sekä vaikutusmahdollisuuksien lisääminen suhteessa omaan työhön.