Työpaikkaselvitys muutoksessa ja muutoksen vaikutukset työterveyshenkilöstön omaan työhyvinvointiin - osa 2

Johdanto

Artikkelin ensimmäisessä osassa «Työpaikkaselvitys muutoksessa ja muutoksen vaikutukset työterveyshenkilöstön omaan työhyvinvointiin - osa 1 (3/2007)»1 (Työterveyslääkärilehti 3/2007) kuvasimme Helsingin kaupungin työterveyskeskuksen opetusvirastosta vastaavien tiimien työpaikkaselvityksien vaiheita ja haasteita 1990-luvun lopulla ja vuosina 2000-2005. Yhteenvetona voi todeta työterveyshenkilöstön arvioineen, että työpaikkaselvityksissä käytössä olleiden välineiden avulla pystyttiin ymmärtämään ja tukemaan yksilöä ja korjaamaan yksittäisiä työolosuhteita. Työyhteisötason ilmiöihin työterveyshuolto yritti päästä kiinni vuosina 2000-2005 kehittämänsä tykytetraedriin perustuvan työpaikkaselvityksen esikyselyllä, jolla se sai tietoa työntekijöiden kokemista ongelmista (esim. kiire ja johtamisen ongelmat). Opetusvirastossa tapahtui ja tapahtuu muutoksia, joilla selvästikin on vaikutuksia opetusviraston henkilöstön työhyvinvointiin. Kyselyn avulla saamiaan tietoja työterveyshuolto ei kuitenkaan pystynyt yhdistämään työn sisältöön ja muutokseen, ja joiden edessä myös virasto oli keinoton.

Artikkelin tässä osassa kuvaamme kolmatta työpaikkaselvitysvaihetta eli muotoutumassa olevaa työpaikkaselvityksen toimintatapaa, jolla työterveyshenkilöstö lähti ylittämään edellisissä vaiheissa esille tulleita haasteita. Perustaa uudenlaiseen toimintatapaan olivat luoneet Helsingin kaupungin työterveyskeskuksen osallistuminen vuosina 2002- 2004 Helsingin yliopiston hankkeeseen, jonka tarkoituksena oli kehittää työterveyshuollon ja sen asiakasvirastojen yhteistyön malleja ja sitä kautta tuottaa uusia menettelytapoja ja välineitä työterveyshuollon palvelujen kehittämiseksi. Kevään 2004 aikana opetusviraston työterveyshenkilöstö tuli mukaan Työterveyslaitoksen työterveyshuollon kehittämishankkeeseen (ns. YKE-hanke). Työterveyshuollon kehittämishankkeiden (hanke v. 2002-2004 ja hanke 2005-2009) aikana oli ollut käytössä erilaisia malleja, joista yksi oli niin kutsuttu "paikallisen muutoksen -malli" (ks. Määttänen et al, tässä lehdessä).

Ituja uudenlaiseen työpaikkaselvitykseen

Syksyllä 2005 yksi opetusviraston tiimeistä kohtasi jälleen kerran tilanteen, jossa yhden koulun tykytetraedriin perustuvan esikyselyn vastauksien keskiarvot olivat hyvät, mutta avovastuksissa tuli esille mainintoja erilaisista koulun sisäisistä konflikteista ja syyttelyistä. Työterveyshuoltotiimi päätti kokeilla "paikallisen muutoksen -mallia" (ks. Määttänen et al, tässä lehdessä) koulun esikyselyn palautetilaisuudessa. Työpaikkakäynti sujui muutoin entisen käsikirjoituksen mukaisesti (kuvio 1), mutta työterveyshoitajan esiteltyä lyhyesti esikyselyn tulokset, tiimi totesi koulun henkilökunnalle, etteivät tulokset näytä kertovan heidän työstään. Keskustelun pohjaksi tiimi käytti paikallisen muutoksen -mallia ja sen "tyhjiin laatikoihin" tiimi sijoitti avovastaukset. Mallin käyttö tuotti esiin avovastauksissa esiintyneet ristiriidat. Uusi väline sai aikaan sen, että koulun henkilöstö "viittoi kilpaa" ja keskusteli. Tilaisuudessa kyettiin myös yhdessä tuottamaan koulun arkeen joitain konkreettisia ratkaisuja. Paikallisen muutoksen -mallin käyttöä lukuun ottamatta työpaikkaselvitys tehtiin vuosien 2000-2005 -mallin mukaisesti. Työterveyshoitaja kirjoitti raportin, jossa oli maininta, että uudenlaista välinettä oli käytetty koulun palautetilaisuudessa. Työterveystiimi kuvasi itse olleensa "hypessä" keskustelevan tilaisuuden jälkeen. Tiimi sai positiivista palautetta käynnin jälkeenkin, työyhteisö oli kokenut tulleensa "kuulluksi" ja koulun henkilöstölle oli "uutta, että muutkin koulussa kokevat riittämättömyyttä".

Uudet välineet työpaikkaselvitykseen keväällä 2006

Yksittäisen tiimin onnistuneen kokeilun pohjalta työterveyshenkilöstö kehitti uudenlaista mallia koko opetusviraston työterveystiimien välineeksi. Keväällä 2006 työpaikkaselvityksen käsikirjoitus oli muutettu tietopaketin, esikyselyn ja palautetilaisuuden osalta, koulun kierroksen pysyessä entisenlaisena (kuvio 1) (tarkemmin aikaisemmista vaiheista artikkelin I osassa). Strukturoitua esikyselyä ei enää käytetty . Uudeksi esikyselyksi oli muotoutunut kolme avokysymystä, jotka oli valittu siten, että ne tuottaisivat paikallisen muutoksen -malliin aineistoa (ks. Määttänen et al, tässä lehdessä). Kysymykset lähetettiin koko koulun henkilökunnalle. Myös tietopaketti työterveyshuollosta ja työsuojelusta lähetettiin etukäteen koko koulun henkilökunnalle. Saatuaan avovastaukset työterveyshoitaja sijoitti ne paikallisen muutoksen -mallin "laatikoihin", mikä vei aikaa noin 1 1/2 -2 tuntia. Työterveyshoitaja keskusteli tämän jälkeen psykologin kanssa vastauksista (n. 1/2 h) ja keskusteli puhelimitse vastauksista työsuojeluvaltuutetun (n. 5-10 min) ja koulun esimiehen kanssa (n. 1/2 h). Työterveyshoitaja ja/tai psykologi veti palautetilaisuuden koululla. Tilaisuus aloitettiin selittämällä ensin paikallisen muutoksen -mallin taustalla oleva ajatus työhyvinvoinnista: työn sujuminen synnyttää työhyvinvointia. Tämän jälkeen purettiin esikyselyn vastausten perusteella täytetyt "laatikot" keskustellen koulun henkilökunnan kanssa koulun työstä ja henkilöstön tulkinnoistaan esille tulleista asioista. Joku koulun henkilökunnasta teki muistion keskustelutilaisuudesta. Jokainen opetusvirastosta vastaava tiimi oli tehnyt uudella käsikirjoituksella työpaikkaselvityksen kevään 2006 aikana, yhteensä työpaikkaselvityksiä oli tehty 15 kouluun. Toimintatavat vastausten käsittelyssä vaihtelevat jonkin verran eri tiimeissä; esimerkiksi joissain tiimeissä työterveyshoitaja ja psykologi tekevät parityötä alusta (vastausten sijoittamisesta "laatikoihin") lähtien. Edellä esitetty ajankäyttö on myös viitteellistä, sillä joidenkin koulujen pulmallisten tilanteiden takia vastausten käsittely vie enemmän aikaa.

Arvioita keväällä 2006 alkaneesta työpaikkaselvitysvaiheesta

Työterveyshoitajat kuvasivat kevään 2006 -vaihetta seuraavasti : "en ole enää altavastaaja, vaan olen tukemassa vuorovaikutusta, itsekin olen kysyjä ja opin koulun työstä", "nykyisin moni (rehtori, työsuojeluvaltuutettu, työterveyshenkilöstö) vastaa koulun henkilöstön kysymyksiin keskustelutilaisuudessa", "keskustellaan työstä, mitä kouluissa ei paljon muutoin tapahdu".

Työterveyshenkilöstö on arvioinut keskustelua syntyvän siksi, että paikallisen muutoksen -mallissa käytetään koulun henkilöstön omaa kieltä ja moniäänisyyttä. Malli myös jäsentää keskustelua. Edellä olevia asioita kuvaavat seuraavat kommentit:

Työterveyshoitaja 1: Strukturoidussa kyselyssä on sen tekijän kieltä, mutta nyt [uusilla avokysymyksillä] me saadaan heidän arkikieltä, jota me mallinnetaan [paikallisen muutoksen mallilla]

(...)

Psykologi: [vanha]esikysely , niin me ollaan esitelty se kysely ja vaan heidän koulun tunnelmat ja jakaumat, eikä sitä ole koskaan liitetty mihinkään. Nyt me tullaan argumentoineeksi tästä työhyvinvointikäsitteestä, että miten sitä vois käsitteellistää. (...) tilaisuudessa, jossa rehtori sanoi, että he ovat valitettavasti jotenkin umpiossa eläviä ja katsovat liian paljon oman koulun kannalta sitä asiaa. Et se avautuminen on hirveän tärkeää, jos me halutaan tutkia, et se avautuminen maailmalle ja että mihin kaikkea se heidän liittyy ja missä kokonaisuudessa ollaan. Että onhan se laadullisesti ihan eri asia, miten se palautuu heille.

Lääkäri 2: (...) Tässä [paikallisen muutoksen mallissa] on paljon jäsentyneempi [tapa käsitellä avovastauksia]. jäsentelyn kautta se keskustelukin lähtee paremmin.

(...)

Fysioterapeutti 1: Työntekijät löytävät itsensä ja työpaikkansa sieltä kalvolta [jossa kuvattu paikallista muutosta].

Lääkäri 5: On saatu ihan erilaisia tulkintoja keskustelutilaisuudesta ja sen jälkeenkin. meillä on muutama koulu, jossa on ollut niukat vastaukset, niin silloin me ollaan käytetty, että yleensä tähän on tullut tän tyyppistä ja kuitenkin se keskustelu on lähtenyt liikkeelle ja siirtynyt heille. Ja toinen kun sanoit moniäänisyydestä, niin yhdessä paikassa, oli nää vanhat, kokeneet ja rehtori sitä mieltä, että työyhteisössä ei ole mitään ongelmaa, mutta kuitenkin nuoret voi siellä aika huonosti ja kaikenlaista ongelmaa ja se tuli selvästi yllätyksenä siinä tilaisuudessa näille vanhemmille opettajille. Tää niinkuin pakottaa ottaa kantaa näihinkin laatikoihin ja pitämään yllä sitä keskustelua."

Aikaisemmin työpaikkaselvityksen (vaihe 2000-2005) jälkeen koulun henkilökunta oli saattanut kritisoida tilaisuutta tai työterveyshuollon vastaanotoilla oli kommentoitu jälkeenpäin, etteivät ne asiat olleet niin kuin ne tilaisuudessa tulivat. Kevään 2006 aikana ja uuden työpaikkaselvitys- mallin käyttöön oton jälkeen vastaavanlaisia palautteita ei tullut. Työterveyshenkilöstö sai kuitenkin joiltain opettajilta palautetta siitä, että malli antoi liian siloitellun kuvan koulun arjesta. Palautteen johdosta esikysymyksiin lisättiin neljäs kysymys syksyllä 2006 tuottamaan aineistoa arjen koetuista häiriöistä (ks. Määttänen et al., tässä lehdessä).

Uudenlainen työpaikkaselvitys-malli sai aikaan innostusta työterveyshuollon henkilökunnassa, sillä se tuotti uudella tavalla tietoa koulun työhyvinvoinnista. Uusi malli herätti työterveyshenkilöstössä myös ristiriitaisia tunteita, joista ainakin osa liittyi mallin vaatimaan työterveyshenkilöstön roolin muutokseen. Aikaisemmissa työpaikkaselvityksissä työterveyshenkilöstö oli kokenut tekevänsä (objektiivisen) asiantuntijaselvityksen ja antavansa sen jälkeen työpaikalle suosituksen, joka perustui erilaisiin suosituksiin tai viitearvoihin. Uudessa mallissa työterveyshenkilö paremminkin dokumentoi työntekijöille ja esimiehille peiliksi paikallista työtä ja työssä tapahtuneita muutoksia ja muutosten aiheuttamia koettuja häiriöitä ja ongelmia ja pyrkii tukemaan keskustelua, jossa työntekijöiden ja esimiesten tehtävä on ratkaista miten asioiden pitäisi olla ja miten niitä lähdetään korjaamaan. Työterveyshenkilöstö on tuonut esille, että toisaalta on helppoa kun ei tarvitse yksin vastata työpaikkaselvitystilaisuudessa koulun henkilökunnan kysymyksiin (koska kaikki muutkin osallistujat, mm. koulun rehtori, työsuojeluvaltuutetut etc. vastaavat), mutta toisaalta on vaikeaa, koska on tottunut asiantuntijana antamaan ratkaisun tai ohjeen, minkä mukaan yksilön tai työyhteisön pitäisi toimia. Uusi malli vaatii roolin muutosta ratkaisujen antajasta keskusteluprosessin ohjaajan rooliin.

Yhteenvetoa ja pohdintaa

Työpaikkaselvityksen välineiden ja toimintamallien muutoksen tarve tulee hyvin esille Helsingin kaupungin työterveyskeskuksen opetusviraston tapauksessa. Paine työpaikkaselvityksen kehittämiseen tulee monesta suunnasta, mutta aineistossa tulee hyvin esille seuraavat: 1) valtakunnalliset muutokset työterveyshuollon sisällössä ja 2) työterveyshenkilöstön omat kokemukset (ja asiakkaiden palaute) työpaikkaselvityksen hyödystä ja mielekkyydestä. Työterveyshenkilöstö kehitti vuodesta 2000 lähtien perustyöpaikkaselvityksen ns. työyhteisöosuuden välineitä, materiaalisen ympäristön (työympäristökatselmuksen) välineiden pysyessä vuosien mittaan suhteellisen samoina.

Työterveyshuollon sisällön laajeneminen työyhteisöasioihin 1990-luvun puolivälissä näkyi opetusvirastosta vastaavan työterveyshuollon haluna kehittää 2000-luvun lopusta lähtien työpaikkaselvitystä suuntaan, jossa työyhteisötason asioista saataisiin paremmin tietoa. Vuosien 2000-2005 työpaikkaselvityksiin kehitettiin tykytetraedriin perustuva kyselylomake ja vuodesta 2005 eteenpäin on kehitelty kehittävään työntutkimukseen perustuvaa paikallisen muutoksen mallia esikysymyksineen. Tykytetraedriin perustuva kyselylomake tuotti määrällistä tietoa erilaisista kuormitustekijöistä (esim. kiire lisääntynyt). Lomakkeen ongelmiksi työterveyshenkilöstö koki seuraavat: 1) vastausten työstäminen vei työterveyshoitajalta paljon aikaa, 2) tulokset eivät herättäneet koulussa keskustelua, 3) koulun henkilöstö koki, etteivät tulokset kertoneet koulun todellisesta tilanteesta, 4) lomake ei myöskään tuottanut työterveyshenkilöstölle tietoa koulutyön arjesta. Myös opetusvirastossa tapahtui suuria muutoksia, jotka heijastuivat koulujen henkilöstön työhyvinvointiin.

Paikallisen muutoksen mallilla esikysymyksineen (kevät 2006 ja siitä eteenpäin) pyrittiin ylittämään aikaisempien työpaikkaselvitysvälineiden käytössä koettuja ongelmia. Uuden mallin esikysymysvastausten käsittely veikin vähemmän aikaa työterveyshoitajilta, mikä sinänsä on yllättävää, koska siirryttiin strukturoidusta kyselystä avovastauksiin. Paikallisen muutoksen -mallin avulla myös saatiin aikaiseksi keskustelua työyhteisön työstä. Mallin ensimmäinen versio sai opettajilta kritiikkiä, koska se ei kuvannut hyvin koulun arkea. Tätä ongelmaa pyrittiin ratkaisemaan lisäämällä esikysymyksiin neljäs kysymys, jolla pyrittiin saamaan kuvauksia tilanteista, jotka haittaavat työn sujumista ja siksi harmittavat.

Työpaikkaselvityksen välineiden tai mallien toimimattomuus heijastuu myös työterveyshenkilöstön oman työn tekemisen mielekkyyteen ja työhyvinvointiin. Tätä kuvaa hyvin se, että työterveyshoitajat nimesivät 2000-luvun alun työpaikkaselvitysvaihetta "tulitusta rintaan" -vaiheeksi. Työpaikkaselvitys -malliin kuului tuolloin aloittaa työpaikkakäynti tiedustelemalla, mitä työpaikka odottaa työterveyshuollolta. Työpaikkakäynti alkoi tyypillisesti siten, että työterveyshuolto sai runsaasti negatiivista palautetta vastaanottopalveluiden riittämättömyydestä. Työterveyshuollon tunnetuinta toimintaa Suomessa ovat lukuisten tutkimusten mukaan sairausvastaanotto ja terveystarkastukset. Niitä osataan myös vaatia. Työterveyshenkilöstölle ristiriitaa aiheutti sairausvastaanottojen suhteen myös se, että he itse kokivat, että sairausvastaanottoaikojen lisäyksen tarve on loputonta ja toisaalta ettei sairausvastaanottoaikoja lisäämällä (ja ottamalla resursseja siis pois muusta toiminnasta esim. työpaikkaselvityksestä) kyetä ratkaisemaan esim. uupuneiden opettajien ongelmia. Vuosien 2000-2005 työpaikkaselvitysmallin tykytetraedriin perustuvasta kyselystä odotettiin saatavan tietoa työyhteisötason asioista. Työterveyshenkilöstönkään työn mielekkyyden kannalta väline ei tuntunut toimivan: työterveyshoitaja piti yksinpuhelua palautetilaisuuksissa, jälkeenpäin tuli palautetta kouluhenkilöstöltä, että "mikä tilaisuus toikin nyt oli" ja vastaanotoille tultiin kertomaan, etteivät ne asiat ole niin, kuin ne tulivat palautetilaisuudessa.

Paikallisen muutoksen - mallin ensimmäinen kokeilukäyttö (syksy 2005) antoi toivoa paremmasta työpaikkaselvitysvälineestä ja toimintamallista. Uusi malli sai aikaan innostusta työterveyshenkilöstössä ja kevään 2006 aikana opetusvirastosta vastaavat kaikki viisi tiimiä olivat kokeilleet uutta välinettä. Käytännön muuttaminen herätti kuitenkin muutakin kuin innostusta. Uusikin väline sai kritiikkiä opettajilta, joten se vaati jatkokehittelyä (neljännen kysymyksen lisääminen esikysymyksiin). Uusi malli edellytti myös työterveyshenkilöstön roolin muutosta objektiivisesta asiantuntijasta keskusteluprosessin vetäjäksi. Osa työterveyshenkilöstöstä koki roolin muutoksen vaikeana ja osalla oli halua pysyä vanhassa asiantuntija-roolissa. Käytännön muuttaminen ei ole koskaan helppoa. Uusi toimintamalli ratkaisi selvästikin aikaisempia työpaikkaselvityksen ongelmia, mutta synnytti samalla uusia ratkaistavia toiminnan ristiriitoja.

Kohdetyöterveysyksikkömme työpaikkaselvityksessä käytettyjen välineiden ja mallien muuttamisen ja kehittämisen tarve kuvastaa hyvin sitä, että välineet ovat luotu tiettyyn aikaan, tiettyyn paikkaan ja tiettyyn tarpeeseen. Työterveyshuollon toiminnan painopisteiden ja työpaikkojen ongelmien muuttuessa myös työpaikkaselvityksen välineitä ja malleja on muutettava ja kehitettävä, jos työpaikkaselvitys halutaan nähdä työterveyshuoltotoiminnan perustana. Tulosten perusteella voi myös todeta, työpaikkaselvitys on prosessi, joka vaikuttaa työterveyshenkilöstön oman työn mielekkyyteen sekä itse prosessina että sen erilaisilla seuraamusvaikutuksilla.