Vaikuttaminen työoloihin

Perustehtävän määrittely

Työpaikan toiminnan lähtökohtana on työpaikan perustehtävä. Perustehtävä määrittelee sen, mitä työssä tulisi tehdä ja saada aikaan. (Järvinen 2008, 49.) Työssä jaksamista tukee paluu se äärelle, mitä omaan perustehtävään kuuluu. Näin on myös silloin, kun työssä tai organisaatiossa tapahtuu muutoksia. Hyvä on kerrata aika ajoin, mitkä tehtävät kuuluvat omaan toimenkuvaan. Tällöin pysähdytään miettimään, mitä tehtäviä tekemään kukin työntekijä on palkattu. Työnkuva taas tarkoittaa kuvausta työhön kuuluvista tehtävistä eli miten perustehtävä hoidetaan. Töiden selkeät järjestelyt ovat yksi toimivan työyhteisön tärkeistä peruspilareista (Järvinen 2008).

Työnkuvan määrittelyn voi tehdä itse tai sitä voi pyytää esimieheltään; yhdessä esimiehen kanssa tehty työnkuvan määrittely voi olla paras ratkaisu. Työnkuva voi myös uusiutua ja muuttua, ja silloin se onkin hyvä määritellä uudestaan. Nykypäivän työelämässä työnkuvat voivat olla hajanaisia uusien hoidettavien tehtävien takia. Mikäli työntekijällä säilyy huomio perustehtävässä, hän keskittyy työssään juuri oikeisiin asioihin ja niihin asioihin, joihin hän toivon mukaan voi itse vaikuttaa.

Omaan perustehtävään keskittyminen

Työssä jaksamista tukee psykologisesti omaan perustehtävään keskittyminen. Mikäli työtä on paljon, on hyvä miettiä, mikä on minun osuuteni tässä kokonaisuudessa. Jos tuon oman osuutensa hoitaa riittävän hyvin, vahvistaa se aikaansaamisen, riittävyyden ja hallinnan tunnetta.

Kuva 1. Oma osuus työn kokonaisuudesta.

Työn laatuvaatimukset ja resurssit

Hyvä olisi, jos työn laatuvaatimukset määriteltäisiin yhdessä työyhteisössä. Työn laatuvaatimukset ja resurssit eivät aina kohtaa. Esimerkiksi työntekijällä on ennen ollut hoidettavanaan tehtäväkentät A, B ja C ja näiden tehtäväkokonaisuuksien hoitaminen vei koko työajan. Nyt hänelle on tullut uusina tehtäväkenttinä myös D ja E. On mahdotonta yrittää hoitaa entiseen tapaan noita A:n, B:n ja C:n tehtäväkokonaisuuksia, koska annetussa työajassa tulee hoitaa lisäksi D:n ja E:n tehtäväkentät.

Tällöin tulee miettiä työn kehittämisen kautta työn laatuvaatimuksien sovittamista aikaresursseihin. Mielessä on hyvä pitää se, mitkä resurssit työn tekemiseen on annettu. Minkä tasoista laatua työssä tehdään annetuilla resursseilla? Tätä määrittelyä voi tehdä myös yksilötasolla. Tähän liittyy riittävän hyvin tehdyn työn määrittely ja tehtävien priorisointi.

Vielä parempi on tietysti, jos työtä voidaan kehittää niin, että työ sujuu vaivattomammin. Työn pelkistäminen ja turhien tehtävien pois ottaminen tukee myös kokonaisuuden hallintaa. Hieman provosoivasti voidaan todeta, että nykypäivän työelämässä jaksavat ne ihmiset, jotka muistavat, mitkä resurssit työnantaja on antanut työn tekemiseen.

Keskustelu esimiehen kanssa

Keskusteluun esimiehen kanssa liittyy läheisesti omien toiveiden ja mielipiteiden esiintuominen, jota käsitellään myöhemmin luvussa «Rajojen vetäminen ja jämäkkyys»1 Rajojen vetäminen ja jämäkkyys, tarkemmin ottaen kappaleessa Omien mielipiteiden ja toiveiden esiintuominen. Kun keskustelee esimiehen kanssa omasta työstään, on hyvä etsiä sopiva ja rakentava tapa ilmaista itseään. Tällöin pidetään mielessä se, että pääasiassa tavoitteet ovat molemmilla samat; tavoitteena on saada työ sujumaan mahdollisimman hyvin ja taata työntekijöiden työkyvyn säilyminen. Näin varmistetaan työpaikan perustehtävän toteuttaminen ja tätä kautta työn tuottavuus.

Aktiivisen ongelmanratkaisun luvussa käännettiin ongelma tavoitteeksi. Jos asia tai ehdotus esitetään hyödyllisenä tavoitteena, voi siitä keskustelu olla rakentavampaa ja paremmassa ilmapiirissä käytyä kuin ongelmien esittelyssä. Ongelmien esittelyssä siirrytään helposti syyllisen etsimiseen, ja tämä ei tue rakentavaa keskustelua. Ehdotuksia voi tuoda esiin; mitä hyötyä olisi siitä, jos työkäytäntöjä muutettaisiin hyvinvointia tukeviksi. Ehdotukset voidaan esittää tällöin tavoitteina ja toiveina.

Joskus voi olla tarpeen tuoda esiin myös se, mitä seuraa siitä, jos työn tekemistä jatketaan aiemmalla toimintamallilla. Ratkaisuvaihtoehtojen esittely voi johtaa haluttuun lopputulokseen. Erityisen selkeää on, jos esitellään kaksi vaihtoehtoa, joista esimies voi valita. Mikäli työtehtäviä lisätään, on hyvä yhdessä esimiehensä kanssa tarvittaessa käydä läpi, kuinka työt nyt muuttuneessa tilanteessa hoidetaan. Ratkaisuvaihtoehdon esittelyssä on joskus tarpeen ylläpitää tarkoituksellisesti toiveikkuutta. Mahdollisesti ehdotukseen ei tartuta nyt, mutta siihen voidaan palata myöhemmin.

Vaikuttaminen omaan työhön

Nykypäivänä puhutaan kognitiivisesta ergonomiasta (www.ttl.fi). Kognitiivisessa ergonomiassa otetaan huomioon ihmisen tiedonkäsittelyn kyvyt ja rajoitukset. Työhön liittyvä toiminta ja laitteet tulisi suunnitella niin, että työtehtävät voidaan suorittaa mahdollisimman sujuvasti. Työn sujuvuudessa pyritään kuormittumisen rajoittamiseen. Ihmisen tarkkavaisuus, ajattelutoiminnot ja muisti otetaan huomioon työtä suunniteltaessa. (www.ttl.fi) Keskeinen kysymys on se, miten kuormittumista voidaan ylipäätään välttää.

Parhaassa tapauksessa siis työprosessien suunnittelussa, organisoinnissa ja toteuttamisessa otetaan huomioon ihmisen tiedonhallinnan luonne, kapasiteetti ja rajoitukset. Myös työympäristö järjestetään sellaiseksi, että on mahdollista keskittyä työn sujuvaan tekemiseen. Tässä pyritään myös siihen, että työ olisi mahdollisimman innostavaa ja motivoivaa.

Mikäli itse pystyy vaikuttamaan omiin työtehtäviinsä, olisi hyvä perehtyä kognitiiviseen ergonomiaan ja esimerkiksi palautumisen lainalaisuuksiin. Tietotulvan rajaaminen ja työtä helpottavien työstrategioiden kehittäminen kuuluu tähän. Esimerkiksi keskeytyksiin varautuminen ja niihin reagointi mahdollisimman vähän kuormittavalla tavalla tukee jaksamista. Häiriötekijöitä on hyvä rajoittaa. Kokonaisuudessaan tavoitteena on työn vaatimusten sovittaminen ihmisen tiedonkäsittelyyn sopiviksi.